Cómo encontrar el software de gestión de procesos adecuado

¿Está lidiando actualmente con la digitalización de sus procesos comerciales y buscando el software de gestión de procesos adecuado? ¿Un software con el que no solo modelas procesos, sino que también los automatizas y monitorizas? ¿Las necesidades de su empresa han ido más allá de las capacidades de su solución actual? Le brindamos los mejores consejos sobre cómo descubrir el software de gestión de procesos más apropiado para su empresa y hacer que su gestión de procesos comerciales sea segura a largo plazo.

¿Por qué cada vez más empresas utilizan una suite de gestión de procesos?

Cada negocio tiene un estado actual cuando se trata de digitalizar procesos comerciales. Si bien numerosas empresas aún transmiten instrucciones de procedimiento escritas a mano, las pymes progresistas y las corporaciones más grandes han logrado al menos una digitalización y automatización proporcionales de sus procesos. Las empresas están impulsando activamente la transformación digital y consideran la gestión de procesos comerciales como una tarea crucial. Por lo tanto, el software de gestión de procesos ha ganado importancia en los últimos años. Actualmente, más del 50% de todas las empresas en España tienen una solución de este tipo en uso, y hay más por seguir. Por una buena razón: porque una solución de gestión de procesos tiene muchas ventajas.

Ventajas de un software de gestión de procesos

Le permite optimizar sus procesos comerciales, reducir costos, aumentar la eficiencia y mejorar la productividad.
Monitorea los recursos utilizados, los pasos del proceso y los niveles de cumplimiento.
Sirve como base de conocimientos para que los empleados aprendan y actualicen los flujos de procesos.

Proporciona análisis e informes en tiempo real sobre sus procesos comerciales para identificar debilidades y cuellos de botella.
Enseña a los empleados los objetivos de la empresa y cómo alcanzarlos.
Prepara a su empresa para los desafíos externos e internos.

¿Qué características debe tener una herramienta BPM profesional?

Hay más de 200 proveedores de software de gestión de procesos en todo el mundo. Si bien muchas soluciones se centran en la elaboración gráfica de modelos de procesos o en las rutas de flujo de trabajo más simples, pocas herramientas permiten la gestión integral de procesos a lo largo del ciclo de vida de BPM. Por lo tanto, no es fácil encontrar la herramienta BPM adecuada para las necesidades de su propia empresa; puede ser útil observar las funciones más esenciales. El ciclo de vida de BPM describe las actividades de gestión de procesos de negocio como un bucle de control. Sirve como orientación con una cartera que ofrece un software de gestión de procesos para cubrir tantas funciones BPM como sea posible. El ciclo de vida revela claramente dos puntos: primero, el software reducido a una o dos funciones no ofrece una base BPM segura a largo plazo. En segundo lugar, en la gestión de procesos, al igual que en la gestión de calidad, se necesita un control y una optimización continuos. Las soluciones de software que se basan en los requisitos propios de la empresa y crecen con ellos son, por lo tanto, las más adecuadas.

Análisis/diseño de procesos

El análisis de procesos que acompaña al primer diseño es el principio y el final de cada iteración del ciclo de vida de BPM. Cada proceso es individual y, por lo tanto, debe diseñarse teniendo en cuenta sus requisitos, entornos e interfaces.

Características clave:

Análisis de cifras clave para procesos actuales y simulación para procesos objetivo
Control de los objetivos principales: tiempo de producción, gastos del proceso y calidad del proceso
Identificación basada en datos de cuellos de botella y puntos débiles en los procesos existentes
Gestión integrada de documentos para disminuir el esfuerzo de administración y mantenimiento

Modelado de procesos

El núcleo de la mayoría del software de gestión de procesos es el modelado de procesos. Al seleccionar el software, su enfoque debe estar en el modelado intuitivo en varias notaciones, así como en los procesos de lanzamiento que cumplen con las reglas.

Características clave:

Modelado de procesos de extremo a extremo en una variedad de notaciones establecidas (p. ej., BPMN 2.0, EPC, DMN, VCD, EAM, arquitectura de TI)
Soporte de modelado inteligente a través de arrastrar y soltar y de un diseño automático
Creación automatizada de procesos e índice de objetos
Lanzamiento de varios niveles basado en responsabilidades de procesos, comentarios, ciclos de seguimiento, control de versiones y archivo

Automatización de procesos

El siguiente paso es el trabajo diario: sus empleados implementan los procesos definidos. Las actividades paso a paso, incluida la automatización de procesos y los conceptos de roles sofisticados, ofrecen un soporte óptimo para las tareas diarias.

Características clave:

Representación de modelos de proceso como actividades comprensibles paso a paso
Flujos de trabajo como puntos centrales de contacto para toda la información del proceso, incluidas las plantillas de documentos
Integración en sistemas externos para la automatización (parcial) de tareas repetitivas
El concepto de desarrollo ciudadano permite a los profesionales sin conocimientos de programación crear y gestionar flujos de trabajo automatizados

Monitoreo de procesos

¡Más vale prevenir que curar! Esto también se aplica a la gestión de procesos. Las funciones de control dentro de las diferentes herramientas de flujo de trabajo ayudan a descubrir desviaciones durante la ejecución de cada proceso y le proporcionamos datos valiosos de monitoreo directo para mejorar los procesos comerciales.

Características clave:

Análisis de rendimiento en tiempo real, detección automática de desviaciones y variaciones
Seguimiento continuo de cifras clave relevantes
Integración de fuentes de datos externas para un control de proceso completo de extremo a extremo
Realización de auditorías internas y externas, por ejemplo, para la gestión de la calidad

Optimización de procesos

Ningún proceso es perfecto desde el principio. La optimización de procesos (que se basa en la minería de procesos para las soluciones más avanzadas) ayuda a solucionar los puntos débiles y los cuellos de botella de sus procesos.

Características clave:

Recomendaciones basadas en IA para mejorar procesos basados en datos en tiempo real
Creación automatizada de nuevos modelos para procesos previamente no definidos
Asegurar el CIP (proceso de mejora continua) para una mayor eficiencia y calidad
Reducción de riesgos a través de la estandarización de flujos de procesos

La herramienta BPM No.1 a su lado:
BIC Process Design

Con BIC Process Design experimentará la gestión de procesos empresariales de última generación. Cree un mapa de procesos digital que abarque toda su organización, teniendo todos sus procesos bajo control. Porque lo que usted modele hoy, sus empleados en todo el mundo lo implementarán mañana. Tanto si desea modelar, analizar, comunicar o mejorar sus procesos, BIC Process Design es la mejor opción para gestionar sus procesos.

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Software de gestión de procesos empresariales BIC Process Design

¿Qué software de gestión de procesos es adecuado para el nivel de digitalización de mi empresa?

Como se mencionó anteriormente, cada empresa enfrenta sus propios desafíos cuando se trata de digitalización. Usando el Modelo de Madurez Digital, puede clasificar fácilmente cuánto ha progresado la transformación digital en su negocio. El modelo clasifica el grado de digitalización en seis niveles, desde una estructura completamente analógica hasta una empresa conectada digitalmente. Dependiendo de su nivel actual, su enfoque debe estar en las funciones BPM aplicables.

Nivel 0-2: Entrando al mundo digital

Estado: Su organización está buscando una conexión con la digitalización
Actividades principales: Analizar y registrar digitalmente procesos, reemplazar pasos de trabajo analógicos con equivalentes digitales
Ciclo de Vida BPM: Inicio del análisis y modelado de procesos
Software: Diseño de procesos BIC
Objetivo: Obtener ganancias rápidas transfiriendo procesos analógicos a sistemas digitales

Nivel 3: Se establecen estructuras digitales

Estado: Se beneficia del valor añadido digital inicial
Tareas: Definición y formación de procesos end-to-end
Ciclo de vida de BPM: Modelado de un mapa de procesos de toda la empresa
Software: Diseño de procesos BIC
Objetivo: Ampliar las estructuras existentes y reconocer los potenciales de automatización

Nivel 4: Comienza la automatización

Estado: Los procesos simples se ejecutan automáticamente
Tareas: Establecer y controlar flujos de trabajo, crear interfaces entre sistemas de TI
Ciclo de vida de BPM: Desde el análisis hasta la ejecución y el seguimiento
Software: Diseño de procesos BIC / Ejecución de procesos BIC
Objetivo: Automatizar los procesos recurrentes de forma que se ahorren recursos

Nivel 5: El negocio como pionero digital

Estado: Ha creado un entorno de trabajo holísticamente digitalizado
Tareas: Monitorización y optimización, conexión de las últimas tecnologías
Ciclo de vida BPM: Desarrollo de un ciclo completo
Software: Diseño de procesos BIC / Ejecución de procesos BIC / Minería de procesos BIC
Objetivo: Mejorar el potencial de optimización a través de la mejora continua

¿Cuáles son las interfaces más importantes con otras funciones de gestión?

Gestión de la calidad:

Los procesos son un componente fundamental de la gestión de la calidad. Como tal, recomendamos interfaces entre ambos sistemas. En lugar de gestionar manualmente los procesos de gestión de calidad en programas estándar como Word, las soluciones de BPM mantienen sus procesos a prueba de revisiones y auditorías, crean automáticamente manuales de QMS y tienen un sistema de gestión de documentos integrado. De esta manera, BPM se establece como la fuente única de la verdad, como el punto central de contacto para el sistema de gestión de calidad en su empresa.
Lea nuestro documento técnico "Unión inteligente de la gestión de la calidad y la gestión de procesos de negocio" para obtener más información

Gobierno, Riesgo y Cumplimiento:

La Gestión de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC) es uno de los desafíos centrales de la gestión empresarial, no solo en bancos y aseguradoras. Un enfoque de GRC orientado a procesos le permite anclar y administrar los riesgos y controles comerciales directamente en los procesos. La vinculación de BPM y GRC aumenta la eficiencia de sus procesos, así como su cumplimiento. Con BIC Process Control (que está disponible como un complemento nativo para BIC Process Design), combina su gestión de procesos con su gestión de GRC y crea una vista central totalmente integrada de procesos, riesgos, controles y medidas.

Gestión de la arquitectura empresarial:

En un mundo digital, cada proceso comercial depende de al menos un sistema de TI. Esta estrecha integración ofrece un análisis de interfaz cruzada de los sistemas de TI y los procesos relacionados con ellos. Esto le permite integrar datos de TI, que las empresas están modelando en soluciones de gestión de arquitectura empresarial (EAM) en su panorama de procesos de manera significativa. La transparencia resultante permite análisis y decisiones basados en datos en el complejo entorno de TI.

Planificación de recursos empresariales:

Coordine todo el ciclo de vida de sus sistemas ERP en un software BPM: utilice tecnología innovadora de minería de procesos para examinar los procesos ERP e identificar de manera efectiva desviaciones, ineficiencias y cuellos de botella en la capacidad. Con base en este conocimiento, puede (re)diseñar sus procesos en un entorno de modelado. Las soluciones integrales de BPM, como BIC Platform, ofrecen una plataforma innovadora para la transformación de procesos comerciales de extremo a extremo.
Obtenga más información sobre cómo BPM y ERP se fusionan con nuestra solución para SAP: BIC for SAP

¿Cómo es de compleja la migración a una solución integral de BPM?

Los clientes de otro software de gestión de procesos que no están satisfechos con su solución a menudo solicitan un paquete de BPM nuevo y profesional. Las motivaciones para cambiar son múltiples: funciones insuficientes, costos excesivos o una complejidad extremadamente alta. Por el motivo que sea, está buscando una mejor alternativa de BPM: con las funciones estándar para importar sus modelos existentes en BIC Platform y la consultoría de GBTEC, le garantizamos que su transferencia será lo más fácil posible:

Función de importación: Si ya usa una herramienta compatible con una base de datos, le permitimos incorporar sin problemas su panorama de procesos en la plataforma BIC, con un esfuerzo de implementación y capacitación de bajo nivel, para que pueda continuar donde lo dejó en el modelado.

Fácil de usar: Gracias a las herramientas intuitivas y fáciles de usar, no solo los usuarios comerciales pueden comenzar rápidamente con BIC Platform.

Diferentes tipos de implementación: La plataforma BIC se proporcionará en su centro de datos (en las instalaciones), como una nube privada o pública.

Mejor trabajo en equipo: La función de colaboración le permite involucrar a todos los participantes en las primeras etapas y crear espacio para ideas innovadoras.

Siempre actualizado: En nuestras soluciones en la nube, recibirá las funciones más recientes a través de actualizaciones, actualizaciones y lanzamientos regulares de software.

Software y consultoría en uno: El equipo de consultoría y expertos de GBTEC lo acompañará durante todo el proceso de implementación: desde la consultoría y la capacitación práctica hasta la realización de sus tareas de BPM por parte de empleados con experiencia en BIC.

Estamos encantados de apoyarle con su proyecto BPM. Regístrese ahora para una prueba gratuita de BIC Platform y descubra por qué más de 1.000 empresas de todo el mundo confían en nosotros.

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Conoce al experto

Jan Arnhold

Gerente asociado de servicios BPM

Jan trabaja mano a mano con los clientes para garantizar el éxito de sus proyectos de gestión de procesos y la implementación de mejoras sostenibles. Como gerente asociado de servicios BPM, combina un profundo conocimiento técnico con un enfoque práctico para desarrollar soluciones personalizadas que abordan los desafíos únicos de cada cliente. Junto a su equipo, se asegura de que las empresas optimicen su eficiencia y logren resultados duraderos.

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