Automatización de procesos: cómo automatizar procesos en cuatro pasos con el software adecuado

En una era fuertemente influenciada por tecnologías como la automatización, la computación en la nube y los sistemas ciberfísicos, los procesos manuales se están volviendo cada vez más críticos. Las organizaciones que no logran seguir el ritmo de estos desarrollos corren el riesgo de perder su ventaja competitiva. La automatización de procesos de negocio tiene un gran potencial del que tu empresa se puede beneficiar. Impulsa la transformación digital de tu organización y libera a tus empleados de tareas manuales repetitivas con un software de automatización de procesos.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es la transformación de procesos manuales en flujos de trabajo automatizados para hacerlos más rápidos y eficientes. A diferencia de la gestión de procesos de negocio (BPM) tradicional, además de analizar y optimizar los flujos de trabajo, con la automatización de procesos puedes llevar un control automatizado de los procesos a nivel operativo.

¿Qué procesos se pueden automatizar?

El software de automatización de procesos se utiliza en tareas estandarizadas y repetitivas que se realizan con frecuencia. Estas tareas prevalecen en áreas administrativas como finanzas, TI y recursos humanos.

Sin embargo, no todos los tipos de procesos son adecuados para la automatización, como los procesos complejos de toma de decisiones que requieren un alto grado de experiencia y decisión humana, los procesos altamente individualizados y aquellos con una baja tasa de repetición.

Las organizaciones deben considerar cuidadosamente qué procesos automatizar y evaluarlos en función de sus objetivos específicos y tecnologías disponibles.

Tipos de procesos para la automatización

Ventajas del software de automatización de procesos

Ahorro de coste y tiempo
Las tareas rutinarias, como el procesamiento de solicitudes de compra, aprobaciones de facturas e informes de viajes y gastos, se pueden automatizar mediante los flujos de trabajo de software. Estas soluciones están disponibles las 24 horas del día y ofrecen resultados muy rápidos con un bajo coste. Los empleados ganan tiempo valioso para realizar tareas más desafiantes y de mayor valor.

Escalabilidad
Los procesos automatizados pueden adaptarse fácilmente a las crecientes demandas, haciéndolos escalables. Las organizaciones pueden personalizar las soluciones de automatización de procesos y ampliarlas fácilmente según sea necesario. Esto brinda a las empresas la flexibilidad para responder a los cambios del mercado y aprovechar nuevas oportunidades comerciales. La escalabilidad de la automatización de procesos brinda la capacidad de mantener el ritmo y expandirse con las demandas siempre cambiantes de los negocios modernos.

Ventajas del software de automatización de procesos

Errores reducidos
Los flujos de trabajo automatizados garantizan que las tareas se realicen de forma precisa y coherente, eliminando los típicos errores asociados a la actividad humana. Esto da como resultado una mayor precisión y coherencia en los flujos de trabajo. Se mejora la calidad de los productos y servicios y se reduce significativamente el riesgo de errores y costosos trabajos de reelaboración.

Toma de decisiones facilitada
La automatización hace que la información relevante esté disponible y sea transparente en tiempo real. Los ejecutivos y empleados tienen acceso a datos más actuales y precisos para tomar decisiones informadas. Pueden responder más rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado, identificar oportunidades y mitigar riesgos. Además, se pueden utilizar sistemas de informes automatizados para realizar un seguimiento de las métricas de desempeño para mejorar la alineación y la planificación estratégicas. En general, la automatización de procesos conduce a una cultura de toma de decisiones más ágil y basada en datos.

Mejora del cumplimiento
El software de automatización de procesos facilita enormemente el cumplimiento perfecto de estrictos estándares de seguridad de datos y otros requisitos reglamentarios. Un ejemplo es el procesamiento de facturas, donde los flujos de trabajo de facturas automatizados pueden verificar que los pasos individuales cumplan con los requisitos legales de retención. Para las organizaciones con problemas de gobernanza, gestión de riesgos o cumplimiento, la automatización de procesos debe ser una parte central de sus operaciones diarias.

Transparencia en la gestión
Al automatizar los procesos, todas las partes interesadas, especialmente los ejecutivos, obtienen una visibilidad integral de las operaciones y pueden monitorear el estado de los proyectos y tareas en tiempo real. Esto promueve la eficiencia y apoya la alineación estratégica a medida que se toman decisiones basadas en información más completa y actualizada. La visibilidad que proporciona la automatización de procesos ayuda a identificar cuellos de botella, asignar recursos de forma más eficaz y mejorar el rendimiento empresarial general.

Reducción de las brechas de comunicación
Las tareas se asignan de manera clara y se completan rápidamente a través de una comunicación interna efectiva. Esto se ve facilitado por aplicaciones de flujo de trabajo que permiten revisar y aprobar los procesos desde cualquier lugar. Esta flexibilidad y velocidad no sólo pueden aumentar la eficiencia sino también motivar a los empleados.

¿Qué características debe tener un software de automatización de procesos?

En el entorno empresarial actual, las empresas se enfrentan a una variedad de opciones a la hora de elegir las herramientas adecuadas. Sin embargo, no todas las soluciones del mercado satisfacen por igual las expectativas y necesidades de las empresas. Es importante elegir una herramienta que no sólo ofrezca una amplia gama de funciones, sino que también tenga la flexibilidad de adaptarse a las necesidades específicas de su empresa.

A continuación, se ofrece una descripción general de las funciones clave que pueden ayudarte a tomar la decisión correcta:

No Code & Low Code
Un software de automatización de procesos de primer nivel permite a los usuarios con habilidades de programación limitadas crear y personalizar procesos mediante el modelado de arrastrar y soltar.

Gestión de flujo de trabajo
Cuenta con una sólida gestión del flujo de trabajo que permite la creación de formularios digitales, informes y análisis completos, vinculación de datos y sistemas de TI, y asignación dinámica de tareas.

Procesamiento de documentos
El software te permite vincular documentos a tus procesos, automatizar el adjuntado de documentos, acelerar las aprobaciones con firmas electrónicas, el control de versiones y el archivo, y una búsqueda y filtrado potentes para encontrar fácilmente documentos específicos en grandes repositorios de datos.

Automatización End-to-End y orquestación
El software permite una automatización y orquestación integral de procesos de principio a fin y una integración perfecta de tareas humanas y digitales.

Integración API
Proporciona interfaces de programación de aplicaciones (API) para una interacción perfecta con aplicaciones y sistemas externos, centralizando datos en un solo lugar y consolidando procesos.

Integración de RPA
La integración de la automatización robótica de procesos (RPA) es fundamental para automatizar eficientemente tareas repetitivas. Un software de automatización de procesos competitivo permite una integración perfecta de los robots RPA en el entorno de automatización.

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Tipos de automatización de procesos

1. Automatización de procesos sencillos:
Esta forma de automatización de procesos se basa en una ruta de proceso clara y predefinida. En estos casos, los pasos y reglas son tan explícitos que no se permite ninguna desviación o variación. Un ejemplo es el envío de recordatorios automatizado. En este caso, el proceso sigue una secuencia predeterminada donde no se permiten decisiones o desviaciones individuales. Esto es particularmente útil para tareas repetitivas con un patrón fijo.

2. Automatización de procesos basada en reglas:
A diferencia de la automatización de procesos simple, en la automatización basada en reglas no existe una especificación estricta de la ruta del proceso. En cambio, los flujos de trabajo constan de pasos secuenciales que dependen de reglas y condiciones predefinidas. Estas reglas se pueden crear y gestionar utilizando el modelo de decisión y notación (DMN). Un ejemplo es el procesamiento de reclamos de seguros, donde los pasos del proceso pueden variar según el tipo y la gravedad del reclamo.

3. Automatización Inteligente de Procesos (IPA):
La automatización inteligente de procesos se utiliza para procesos complejos que requieren toma de decisiones y juicio humanos cuando las reglas predefinidas ya no son suficientes. Utiliza tecnologías avanzadas como el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural para tomar decisiones dentro de procesos automatizados. Por ejemplo, IPA se puede utilizar para responder automáticamente a las consultas de los clientes sin necesidad de intervención humana.

La automatización de procesos en cuatro pasos

Facilita tu transición a la automatización de procesos con los siguientes pasos:

1. Determinación del tipo de proceso

La base de la automatización de procesos es determinar el tipo de proceso a automatizar. Los procesos demasiado complejos son poco adecuados para la automatización, mientras que los procesos estandarizados, repetibles y basados en reglas pueden automatizarse sin problemas.

Determinar el tipo de proceso para la automatización

2. Análisis coste-beneficio

Un análisis de coste-beneficio te ayuda a tomar decisiones comerciales informadas al sopesar los beneficios esperados de la automatización con los costos asociados. Considera no sólo los aspectos financieros, sino también el potencial para aumentar la eficiencia, reducir errores y mejorar la calidad del trabajo.

3. Selección del método de automatización

El siguiente paso es elegir el método de automatización. Hay dos enfoques básicos:

Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR): Este método implica un rediseño fundamental de todo el proceso para lograr una mejora general del rendimiento.

Automatización parcial: Esta opción es más adecuada para procesos establecidos donde solo se pueden automatizar ciertos pasos.

Seleccionar el método de automatización de procesos

4. Seguimiento de procesos automatizados

Implementar un software de automatización de procesos no es el final, sino el comienzo de para optimizar continuamente tus procesos. Te permite identificar oportunidades adicionales de mejora y contribuir al desarrollo continuo de tu negocio.

Implementa la automatización de procesos con BIC Process Execution

Nuestro ejemplo de incorporación ilustra cómo se puede utilizar BIC Process Execution para automatizar los procesos comerciales:
la incorporación de nuevos empleados requiere una planificación significativa. Al incorporar nuevos miembros al equipo, generalmente se toman varios pasos, como crear contratos de trabajo, configurar equipos de trabajo y brindar capacitación sobre las políticas y procedimientos de la empresa. Además, se coordinan tareas administrativas como el registro del sistema y solicitudes de autorización de acceso. BIC Process Execution guía de forma segura a los empleados a través de cada paso del proceso, garantizando que todos se mantengan informados y que no se pase por alto ninguna tarea.

Crear un nuevo caso en BIC Process Execution

Paso 1

Primero modela el proceso objetivo y luego libéralo para su automatización. El proceso aprobado aparecerá automáticamente en la sección “Aplicación de Proceso de BIC Process Execution”. Ahora crea un nuevo caso haciendo clic en el signo que aparece junto a "Proceso de incorporación".

Paso 2

En BIC Process Execution, se crea un formulario para cada tarea cuando se inicia un nuevo caso. Este formulario sirve como fuente de información y pantalla de entrada para completar cada tarea dentro del proceso de incorporación. Una vez que se crea un caso, cada miembro del equipo recibe una notificación automática cuando vence una nueva tarea. Esto garantiza una comunicación transparente dentro del equipo, que la herramienta gestiona automáticamente. Al automatizar el proceso de incorporación, los equipos de recursos humanos pueden centrarse en tareas más estratégicas en lugar de dedicar tiempo a tareas administrativas repetitivas.

Creación automatizada de formularios para tareas individuales

Cuadro de mandos para supervisar el estado del proceso

Paso 3

Supervisa el estado de tus casos cambiando a la pestaña “Supervisión”. La vista del panel te permite ver el estado y el progreso de cada flujo de trabajo de un vistazo. Esto te ayuda a estar al tanto de todo y mantener un flujo de trabajo fluido.

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Otros recursos

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Información técnica

Gestión de flujos
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Información técnica

Automatización no-code y low-code

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