Sistema de control interno: reducción efectiva de riesgos y cumplimiento empresarial

Las empresas enfrentan distintos desafíos a diario, incluyendo riesgos externos e internos. Mientras los riesgos externos provienen de los mercados, eventos geopolíticos o desastres naturales, los internos están relacionados principalmente con los propios procesos del negocio. Estos procesos pueden tener errores o ser fundamentalmente ineficientes y, en el peor de los casos, llevar a paradas de producción, problemas de calidad, costos más altos y, en general, insatisfacción del cliente. Para evitar estas consecuencias no deseadas, contar con un sistema de control interno (SCI) es la mejor opción.

¿Qué es un sistema de control interno?

Un sistema de control interno es la red de seguridad de una organización. Al tener en cuenta no solo los números, sino también las dimensiones operativas y estratégicas, un SCI garantiza que los procesos comerciales se realicen de manera fácil, eficiente y cumpliendo con las leyes.

Con la ayuda de un sistema de control interno, las empresas pueden apuntar, evaluar y manejar riesgos relacionados con sus procesos documentados. Además, los procesos de control claros aseguran que los empleados comprendan y sigan las reglas establecidas. Sin embargo, hay que destacar que un SCI es mucho más que un conjunto de reglas y procedimientos; es una estrategia completa diseñada para proteger los bienes de una empresa, evitar errores críticos para el negocio y asegurar que todo se haga conforme a las normas, tanto interna como externamente.

Las áreas de aplicación se relacionan tanto con aspectos financieros (p.ej., la exactitud contable) como con dimensiones operativas y estratégicas. Al proporcionar datos e información confiables, un SCI permite a la dirección tomar decisiones bien informadas y ayuda a que la empresa se mantenga en el camino correcto incluso cuando surgen desafíos.

¿Qué aspectos incluye un sistema de control interno?

Un sistema de control interno es como una herramienta todoterreno que sienta las bases para el éxito a largo plazo al tener control total de los procesos en diferentes áreas de una empresa. Aquí hay algunas de las áreas clave donde el control interno juega un papel esencial:

Evaluación de riesgos
Un SCI ayuda a identificar y evaluar posibles riesgos en los procesos. Siguiendo un enfoque sistemático, las empresas pueden desarrollar estrategias para enfrentar los riesgos y proteger su negocio.

Control de procesos
Un SCI supervisa y controla los procesos comerciales de una empresa. Esto incluye, entre otras cosas, identificar cuellos de botella, distribuir eficazmente los recursos y garantizar un flujo de procesos eficiente.

Control financiero
Un SCI ayuda a las empresas a auditar transacciones financieras, así como tareas de contabilidad e informes. Asegurarse de que estas actividades sean precisas previene fraudes y errores financieros.

Control de cumplimiento
Un SCI ayuda a seguir procedimientos y cumplir con políticas. Al adherirse completamente a todos los requisitos de cumplimiento, las empresas pueden reducir en gran medida sus riesgos legales.

Información y comunicación
Un SCI facilita la comunicación eficiente dentro de una empresa. Esto incluye proporcionar instrucciones claras, pautas y mecanismos de informes para capacitar a los empleados para manejar los controles.

Monitoreo
Finalmente, un SCI se utiliza para supervisar y evaluar la efectividad de los controles internos para asegurar que las revisiones regulares, pruebas y auditorías se realicen adecuadamente.

¿Cuáles son los requisitos legales para el control interno?

Además de ser del interés de cada empresa monitorear sus procesos y asegurar su eficiencia, existen requisitos legales adicionales que son relevantes para los negocios. En la región DACH, encontramos las siguientes regulaciones:

Alemania

Código de Comercio (HGB)
El control financiero (registro y contabilidad) de una empresa es parte esencial de un SCI. La tarea del auditor es evaluar estos sistemas para determinar si cumplen con los requisitos legales según las secciones 317, 321 y 322 del Código de Comercio Alemán (HGB).
IDW PS 261
La norma alemana para la auditoría del sistema de control interno proporciona instrucciones detalladas. Durante la auditoría, se recopila información de manera dinámica para obtener una evaluación resumida del riesgo inherente y del riesgo de control. En este proceso, el auditor se compromete a revisar el SCI de la empresa.

Austria

Código Empresarial (UGB)
Según la Sección 269, Párrafo 1 del UGB, la auditoría del informe financiero anual en el SCI debe incluir los registros contables del sistema de control interno para verificar la precisión de los datos financieros y determinar si la empresa ha cumplido con todos los requisitos legales.
Ley de Sociedades Anónimas (AktG) / Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada (GmbHG)
Según la Sección 22, Párrafo 1 de la GmbHG y la Sección 82 del AktG, los directores generales y miembros del consejo están obligados a mantener un sistema de contabilidad y control interno.

Suiza

Código de Obligaciones (OR)
Según el Artículo 728a del OR, la ley suiza específicamente requiere que las empresas utilicen un sistema de control interno para asegurar que los informes financieros anuales y consolidados cumplan con la ley, los estatutos y las normas contables elegidas.

Es importante tener en cuenta que estos requisitos legales pueden variar según el tamaño de la empresa y la industria. Por lo tanto, siempre es recomendable familiarizarse con las leyes y normas que son relevantes para su situación específica.

¿Qué beneficios aporta un SCI?

Un SCI bien organizado ofrece a las empresas ventajas tanto en términos cuantitativos como cualitativos. Mientras que el beneficio cuantitativo puede ser difícil de medir, ya que solo se haría evidente si el riesgo realmente ocurriera, los beneficios cualitativos son visibles, por ejemplo, mediante una reducción en el número de errores en los procesos, una mejora en la satisfacción del cliente o el cumplimiento exitoso de los requisitos normativos. El valor agregado real es amplio y beneficia a la empresa en varios aspectos importantes.

Reducción significativa de riesgos
Un SCI, al identificar de manera sistemática riesgos y debilidades en los procesos, ayuda a minimizar pérdidas financieras, proteger la reputación y evitar problemas legales.

Mejora en el uso de recursos
La evaluación integrada de riesgos permite a las empresas enfocar sus recursos en los procesos comerciales que son más críticos para su éxito.

Ahorro significativo de costos
La coordinación, automatización y centralización de controles eliminan redundancias en las tareas, ahorrando tiempo y costos a la organización.

Alineación estratégica
Ajustar los controles con los objetivos estratégicos de la impresa mejora la eficiencia operativa y brinda a la dirección una base valiosa para tomar decisiones.

Generación de confianza
Un SCI genera confianza entre empleados, inversores, clientes y otros interesados al promover una cultura transparente que previene y controla los riesgos.

Ventaja competitiva real
Un panorama de riesgos bien documentado permite a las empresas tomar decisiones de inversión necesarias y actuar rápidamente frente a riesgos y debilidades en el control.

Consejos para implementar un sistema de control interno

Para lograr la exitosa implementación de un sistema de control interno, es crucial una planificación detallada y una estrategia clara.

Marco COSO II ERM

Para desarrollar un sistema de control interno exitoso, vale la pena utilizar el marco COSO II ERM como referencia. Este marco considera la estructura de un SCI y distingue entre componentes, categorías de objetivos y niveles de aplicación, cada uno de los cuales se divide en diferentes puntos específicos. Es importante destacar que, aunque el marco brinda orientación práctica, siempre debe adaptarse a la situación y al panorama de riesgos específicos de la organización.

Enfoque integrado

Si es posible, sería beneficioso integrar el sistema de control en la gestión de riesgos existente y en la ya establecida estructura de procesos de la empresa. Al registrar los riesgos y determinar cuáles deben abordarse primero, la gestión de riesgos sienta las bases para una estructura de control eficiente dentro del SCI. Este enfoque entre procesos resulta en efectos sinérgicos completos, evitando la duplicación de trabajo y liberando recursos.

Compromiso desde arriba hacia abajo

Contar con el pleno respaldo de la alta dirección es crucial desde el principio, ya que son los responsables finales de la eficacia del SCI. Incumbe a la dirección delinear de manera clara los objetivos estratégicos, evaluar cuidadosamente las prioridades y tomar decisiones acertadas sobre la óptima asignación de recursos.

Capacitación y concienciación

Para que todos comprendan mejor las políticas y procedimientos relacionados con el control, es esencial contar con una documentación clara. Además, se debe proporcionar capacitación a los empleados con anticipación para que estén conscientes de sus nuevas responsabilidades y comprendan la importancia de los controles internos.

Ventajas de una solución de software para el control interno

A menudo, las empresas aún utilizan soluciones de Excel para gestionar los riesgos y controles asociados a sus procesos. Sin embargo, a medida que los procesos empresariales se vuelven más complejos, este enfoque se vuelve más confuso y arriesgado.

Aquí un software especializado para el control interno puede marcar la diferencia, al permitir a las organizaciones gestionar los riesgos de sus procesos, optimizar los controles y mejorar el rendimiento general, todo de manera centralizada.

Esto trae consigo varias ventajas:

Aumento de la eficiencia a través de procesos automatizados de monitoreo y control
Monitoreo de los procesos comerciales y generación de informes en tiempo real
Posibilidad de ampliar el sistema de control sin afectar el rendimiento
Integración del SCI en los procesos existentes de gestión empresarial y de riesgos
Cumplimiento fácil de los requisitos normativos mediante controles estandarizados
Mejora en la calidad del control y una asignación de responsabilidades más efectiva

Control interno con BIC GRC

Antes de seleccionar un software para el sistema de control interno de su empresa, le recomendamos verificar que se ajuste a sus necesidades y objetivos específicos. Con BIC Internal Control, usted adquiere una solución lista para implementar que se integra de manera fluida con su actual gestión de riesgos. Una combinación frecuentemente elegida es también con BIC Enterprise Risk, permitiéndole supervisar y administrar de manera eficiente los riesgos y el control interno desde una única plataforma.

Aquí tiene tres razones clave por las cuales debería considerar la elección de BIC Internal Control:

Adaptabilidad total
Integre BIC Internal Control en sus procesos existentes, adapte el contenido a las necesidades de su empresa y amplíe continuamente sus controles internos.

Protección confiable de activos
Proteja sus activos con una auditoría centrada en riesgos, registrando, evaluando y gestionando eficientemente los riesgos inherentes, de control y de detección.

Máxima seguridad en auditorías
Garantice que su empresa cumpla con todos los requisitos internos y externos, proporcionando a los auditores con antelación toda la información necesaria.

¿Cuál solución de BIC es la mejor para mí?

Ya sea que esté buscando una solución personalizable o prefabricada, en GBTEC encontrará el software de protección de datos adecuado para sus necesidades. Con nuestra solución lista para usar, BIC Internal Control, incluimos todos los estándares de control comunes para brindarle a su empresa la seguridad que se merece. Si prefiere un enfoque individual, BIC Custom GRC le brinda la oportunidad de reflejar con precisión sus requisitos específicos.

Le invitamos a evaluar por usted mismo y establecer un sistema de control interno integral que guiará a su empresa fortalecida hacia un futuro prometedor.

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