Introducción a Robotic Process Automation

Las tareas repetitivas suelen formar parte de la rutina diaria de las empresas. Los empleados pierden un tiempo valioso cuando realizan procesos complejos de forma manual. Con la automatización robótica de procesos (RPA), los procesos empresariales estructurados y repetitivos pueden automatizarse con la ayuda de robots. Los robots digitales se encargan de forma autónoma de tareas que, de otro modo, realizaría un empleado, y contribuyen así a que los procesos individuales sean mucho más rápidos, rentables y eficaces.

¿Qué es RPA y cómo funciona?

Robotic Process Automation es una tecnología innovadora que automatiza los procesos manuales y recurrentes. A diferencia de un robot físico en la industria, RPA no utiliza máquinas, sino los llamados robots de software. No realizan trabajo físico, sino que controlan los procesos digitales imitando los pasos de trabajo en una interfaz de usuario. De forma análoga a los trabajadores humanos, los robots RPA se registran en varias aplicaciones y sistemas y pueden realizar operaciones rutinarias basadas en reglas: rellenan formularios, mueven archivos o extraen datos de documentos, y pueden automatizar por completo procesos empresariales. Las capacidades liberadas por esta automatización robótica de procesos pueden ser utilizadas por los empleados para actividades de mayor valor añadido.

Una de las principales ventajas es la facilidad de aplicación de esta automatización. La automatización robótica de procesos puede implantarse como un producto independiente en un sistema existente, sin necesidad de realizar costosos ajustes en el software o cambios en la infraestructura informática de la empresa. Los robots RPA pueden utilizarse en diferentes sistemas, interactuar con otros sistemas de software y no están limitados a aplicaciones específicas.

¿Cuándo se puede automatizar un proceso?

Para que un robot de software sepa qué procesos debe ejecutar y cómo, debe disponer de antemano de datos estructurados. Las secuencias de trabajo estandarizadas y basadas en reglas son procesos adecuados para la automatización mediante RPA. Siempre siguen las mismas instrucciones y varían poco o nada. Las actividades de larga duración que requieren un procesamiento manual por parte de los usuarios y que, por tanto, son especialmente propensas a cometer errores, también ofrecen un enorme potencial para la automatización robótica de procesos. Una secuencia específica dicta los respectivos flujos de proceso al robot. Suelen crearse en forma de diagramas de flujo y sirven de guía para las actividades del sistema RPA. Dado que el robot de software sigue siempre las mismas reglas de decisión, cada paso del proceso debe especificarse en el diagrama de flujo.

Si toda la información necesaria está a disposición del robot de forma estructurada, éste puede actuar sobre la base del flujo de trabajo previamente definido y ejecutar las tareas automáticamente a gran velocidad. Si faltan pasos individuales o los datos están incompletos, el robot digital llegará a un resultado incorrecto. Los procesos que cambian con frecuencia o que no tienen criterios de decisión claros son, por tanto, menos adecuados para la automatización. Si hay cambios en las especificaciones de los flujos de procesos ya definidos, éstos pueden adaptarse con flexibilidad en cualquier momento.

Las ventajas de RPA de un vistazo

Empleados satisfechos
Cuando las tareas que consumen más tiempo son asumidas por los robots, la motivación de los empleados aumenta. En lugar de invertir mucho tiempo en tediosas y rutinarias tareas, pueden utilizar sus capacidades para actividades más exigentes y de mayor valor añadido que requieren interacción humana e inteligencia emocional.

Mayor satisfacción del cliente
Las capacidades adquiridas mediante la automatización ayudan a ampliar el área de servicio de una empresa. Esto es especialmente satisfactorio para los clientes. Su satisfacción aumenta cuando las personas encargadas de la atención al cliente responden más rápidamente a sus consultas y deseos y tienen más tiempo para un asesoramiento detallado.

Gran facilidad de uso
Como la automatización robótica de procesos imita el comportamiento humano en una interfaz de usuario, el departamento de TI no necesita programar una interfaz extra. Los empleados tampoco necesitan conocimientos de programación, por lo que pueden automatizar los procesos por sí mismos.

Procesos empresariales optimizados
Los robots RPA automatizan un gran número de actividades manuales. El resultado: aumentan la calidad de los datos y los procesos y la velocidad de procesamiento de las tareas individuales. La capacidad de la herramienta para combinarse con otras soluciones de automatización crea una eficiencia adicional en el proceso.

Mayor eficiencia en los costes
La solución inteligente de RPA puede implantarse sin necesidad de realizar costosas inversiones en sistemas informáticos ya existentes. Además, un robot trabaja las 24 horas del día los 365 días del año. De este modo, las actividades repetitivas pueden completarse más rápidamente ahorrando en costes.

Mejora del cumplimiento y la seguridad
Las reglas claras definidas de antemano para los robots de software garantizan un alto nivel de garantía de calidad. La recopilación continua de datos aumenta el cumplimiento, la empresa obtiene una visión detallada de la evolución del negocio en curso y puede tomar decisiones más rápidamente basándose en información fiable.

¿Para qué áreas de aplicación es útil RPA?

La innovadora solución RPA puede utilizarse en muchos sectores y para una amplia gama de aplicaciones. Siempre que las tareas repetitivas puedan ser asumidas por la inteligencia artificial, la tecnología ayuda a la automatización de los procesos. Dependiendo del sector, la robótica puede proporcionar una enorme ventaja competitiva o incluso ser indispensable para el éxito económico de una empresa. Los casos típicos de uso en las respectivas industrias son, por ejemplo:

Servicio de atención al cliente

Tratamiento automatizado de las consultas de los clientes
Fácil mantenimiento de los datos de los clientes
Verificación rápida de documentos

Contabilidad

Gestión de facturas digitales
Fácil modificación de los datos maestros en el cálculo de la nómina
Procesos automatizados de notificación de transacciones

Servicios financieros

Administración sencilla de las solicitudes
Fácil mantenimiento de la cuenta
Tratamiento automatizado de las facturas entrantes y salientes

Sanidad

Procesamiento sencillo de los expedientes de los pacientes
Rápida transferencia de datos desde los subsistemas
Procesos automáticos de facturación y análisis

Recursos Humanos

Establece una estructura para incorporaciones y despidos
Rápida actualización de los datos de los empleados
Preparación sin complicaciones de los contratos de trabajo

Ventas y marketing

Creación de informes de forma sencilla
Rápida emisión de presupuestos
Envío automático de boletines

¿Qué hay que tener en cuenta al introducir RPA?

Para utilizar la inteligencia artificial de forma sensata, además del software adecuado, es especialmente importante seleccionar los procesos estructurados apropiados para la automatización. Los procesos complejos que cambian con frecuencia son menos adecuados para implementar un RPA. Un análisis de los procesos empresariales actuales identifica áreas con tareas que deben realizarse con frecuencia, que la empresa puede automatizar parcial o totalmente con el uso de bots RPA. Por lo tanto, más que un proyecto separado, es una buena idea examinar los flujos de trabajo por adelantado como parte de la implementación de RPA y, si es necesario, hacer optimizaciones en los procesos de back-office. Ésto da a las empresas la oportunidad de combinar la introducción de la tecnología RPA con una optimización general de los procesos.

Para garantizar que el cambio hacia la automatización de procesos sea aceptada rápidamente y se utilice con sensatez, los empleados deben participar en la transformación digital en una fase temprana, para abordar cualquier preocupación o pregunta por adelantado. Además, sus comentarios pueden incorporarse a las optimizaciones del proceso y aumentar así la satisfacción del usuario.

Optimización de procesos controlados por robots en el futuro

Con una solución de RPA, las empresas tienen la oportunidad a largo plazo de aumentar su valor y desarrollarse estratégicamente. Esto supone una oportunidad única para diferenciarse de la competencia. Dado que la tecnología inteligente es fácilmente escalable y puede utilizarse en todos los sectores, independientemente del proceso, cada vez más empresas recurren a una herramienta RPA para aumentar su rendimiento. Los expertos creen que la creciente adopción de robots de software impulsará fuertemente el crecimiento del mercado de RPA en los próximos años.

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