Procesos de mejora continua

La mejora continua de procesos se centra en como hacer una mejora continua en una empresa y en cada uno de sus ámbitos. En ellos, se presta especial atención a la calidad de los productos, procesos y servicios. El objetivo final es reforzar la competitividad empresarial de forma sostenible mediante mejoras continuas en pequeños pasos.

¿Qué es el proceso de mejora continua y cómo se utiliza?

Como concepto de gestión, el principio de mejora continua de procesos está fuertemente inspirado en el Kaizen japonés. En Japón, kaizen (literalmente "cambio a mejor") se refiere a una filosofía de vida y trabajo que se esfuerza por mejorar de forma continua e infinita las actividades, procesos o procedimientos, y, en definitiva, en como hacer una mejora continua en una empresa. Una característica típica del Kaizen es dar los pasos más pequeños posibles para mejorar los procesos actuales. En lugar de proyectos largos y a gran escala, el enfoque de la mejora continua se centra en muchas medidas pequeñas y rápidamente realizables.

Los primeros ejemplos de mejoras en una empresa industrial se dieron en Alemania en los años 90, dónde se comenzaron a aplicar los métodos de mejora continua principalmente en la producción en serie. Los empleados participaban en los llamados "equipos de mejora continua" para identificar sugerencias de mejora y formular nuevas ideas y soluciones para su aplicación.

Hoy en día, el modelo de mejora continua ya está implantado en muchos ámbitos laborales y empresariales. Es una característica de una cultura empresarial orientada a los empleados, en la que se fomentan expresamente las ideas de éstos y el trabajo en equipo. La principal característica de la mejora continua es que todos los procesos empresariales y las actividades se ponen a prueba y revisan continuamente.

Además de tener bien claro qué es un proceso en una empresa, cada día, cada uno de los empleados debe plantearse de nuevo la pregunta: ¿Qué se puede mejorar? Toda la plantilla está llamada a tomar, de manera individual, medidas de mejora. Esta filosofía de mejora continua se acerca a los empleados con ayuda de cursos de formación sobre procesos de mejora continua, seminarios y círculos de calidad. De este modo, este proceso se ancla en su pensamiento y se convierte en parte de la cultura corporativa.

Mejora continua de procesos para un aumento de la calidad y el éxito

Todas las empresas persiguen el mismo objetivo: quieren sobrevivir en el mercado a largo plazo y satisfacer a sus clientes de la mejor manera posible. Dado que el mercado está en permanente estado de cambio, las empresas deben desarrollar una mejora de procesos y servicios continua para tener éxito a largo plazo. El proceso de mejora continua desempeña aquí un papel esencial: ayuda a repensar y adaptar continuamente los procesos y los flujos de trabajo.

En concreto, la aplicación del proceso de mejora continua permite alcanzar los siguientes objetivos:

Mejora de la calidad y la eficiencia
Reducción de costes
Prevención del despilfarro de recursos
Aumento de la competitividad y la productividad
Activación de todo el potencial de rendimiento de todos los empleados
Aumento de la satisfacción de los clientes

Veamos con más detalle la aplicación de los procesos de mejora continua:

El control en cuatro etapas
del ciclo de mejora continua o ciclo PDCA

Aquellos que tengan dudas sobre como hacer una mejora continua en una empresa pueden echar un vistazo al ciclo "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PDCA en inglés). Se utiliza como herramienta habitual de mejora continua y describe los fundamentos de un proceso de mejora en cuatro pasos:

Planificar
En el primer paso se describe el estado actual y los posibles potenciales de mejora, se analizan las causas del problema y se formula el objetivo del proceso de mejora continua. Además, se definen los parámetros para alcanzar el estado objetivo.

Hacer
El segundo paso es la fase de implementación. Se fijan las medidas para alcanzar el estado objetivo y se comunican a los miembros del equipo implicados.

Verificar
El tercer paso es la verificación. Se reflejan los conocimientos adquiridos al aplicar las medidas y los resultados obtenidos. Si es necesario, se corrigen las medidas.

Actuar
En el cuarto y último paso se evalúa la experiencia adquirida en el proceso de resolución de problemas. De ella se derivan las normas de actuación futura.

Los pasos enumerados en "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" se consideran una estrategia clásica para la mejora continua de los procesos. Cada vez que se identifica un elemento que es un proceso en una empresa con potencial de mejora, se inicia un nuevo ciclo PDCA. El principal objetivo de la mejora continua es poder establecer un nuevo estándar en la empresa al final del paso "Actuar", que representa una mejora a largo plazo.

Características importantes del proceso de mejora

Además del ciclo PDCA y otros métodos diversos del proceso continuo, características simples son cruciales para el enfoque hacia una mejora continua de los procesos. Las mejoras rápidas y no burocráticas pueden aplicarse fácilmente gracias a los siguientes principios: clasificar, limpiar, evitar, ordenar, simplificar, estandarizar y cumplir las normas.

Todos los anteriores son términos comunes que desempeñan un papel importante en el proceso continuo. La simple limpieza y ordenación de los antiguos procesos y documentos es tan importante como el mantenimiento limpio y ordenado de las nuevas estructuras. Hay que evitar el despilfarro de recursos, tiempo y costes y mantener la sencillez en la representación de los procesos y la definición de las reglas.

De este modo, se pueden conseguir rápidamente mejoras en los procesos y éxitos iniciales. Otros factores que hay que tener en cuenta, según el sector y la empresa, se refieren a los cambios en los productos, las exigencias de los clientes o los requisitos legales, por ejemplo. Por tanto, es esencial mantener regularmente los cambios en el entorno del proceso continuo.

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EL proceso de mejora continua como base para una gestión exitosa de la calidad

Además, el proceso de mejora continua también se considera un principio básico de la gestión de la calidad y ahora forma parte de la conocida certificación DIN EN ISO 9001. En este contexto, este método representa la mejora continua y específica en todas las áreas de una empresa. Las medidas resultantes deben documentarse y controlarse. En el mejor de los casos, los resultados se guardan directamente como una nueva norma para garantizar que los defectos y errores no se repitan. Como parte obligatoria de la gestión de la calidad conforme a las normas, el proceso de mejora continua se aplica a todos los procesos de una empresa.

Para la gestión de la calidad conforme a las normas y los métodos profesionales de aplicación del proceso de mejora continua, muchas empresas utilizan un software de gestión de procesos como BIC Platform. Con la ayuda de este software de gestión de procesos empresariales, es posible documentar de forma centralizada todos los procesos de la empresa y analizarlos en cuanto a su potencial de optimización para aplicar mejoras específicas y orientadas a los procesos. Involucre a sus empleados y permita sugerencias directas de mejora a los procesos publicados. Gracias a los flujos de trabajo digitales para la ejecución de los procesos, la ineficacia, los puntos débiles y los errores se identifican en una fase temprana y se tienen en cuenta en el proceso de mejora.

Mejora continua de procesos y otros métodos de gestión

Cualquier persona que lidie con el tema de la mejora continua se encuentra a menudo con los términos "Lean" y "Six Sigma", además del método de mejora continua. ¿Cuáles son las diferencias y similitudes?

Six Sigma se considera un sistema de gestión y tiene como base el proceso de mejora continua. Mientras que el proceso de mejora continua en una empresa ejemplo se centra en la velocidad de las mejoras, Six Sigma se centra más en la solución perfecta, que es sobre todo medible y se basa en métodos estadísticos. Six Sigma representa un método basado en hechos y métricas para mejorar los procesos individuales (proyectos). Por ello, también se denomina proyecto de mejora Six Sigma.

El proceso de mejora continua, en cambio, suele presuponer un enfoque de solución ya adivinado e intenta utilizarlo de forma inductiva para resolver el problema. Sin embargo, la introducción a los sistemas de mejora es más fácil y útil a través de sus métodos autónomos y diversos.

Lean también se considera un sistema de gestión y al mismo tiempo un método originario de Japón. Traducido literalmente, Lean Management significa "crear valor sin desperdicio". Define el conjunto de todos los métodos y formas de pensar que contribuyen al diseño eficiente de los procesos y actividades. El proceso de mejora continua es, por tanto, parte integrante de Lean, tanto en la metodología como en la mentalidad Kaizen.

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