BIC Process Design
Comprender y transformar
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EnglishLos factores externos e internos están obligando a las empresas a actuar más que nunca: debido a la creciente presión competitiva, los requisitos del mercado en constante cambio y el cambio demográfico, la optimización de procesos es cada vez más importante. Con su ayuda, puede descubrir potenciales de optimización y reducir al mínimo la tasa de error, los tiempos de rendimiento y los costos de sus procesos.
Con la optimización usted mejora y estandariza los procesos existentes en su empresa. Esta disciplina de gestión consiste en analizar y documentar los flujos de trabajo y así descubrir los puntos débiles para su mejora. La optimización es un proceso continuo y no una acción puntual, porque incluso los procesos ya optimizados deben adaptarse a las nuevas condiciones una y otra vez. Por este motivo, debe considerarse una tarea iterativa sostenible de la empresa para actuar cada vez con más eficacia y eficiencia y poder así ser competitivo a largo plazo. La orientación a procesos y la optimización de estos es, por tanto, una parte indispensable de cualquier gestión empresarial moderna.
¿Sus procesos ya no funcionan tan bien como solían hacerlo? En un primer análisis, ¿encuentra errores y todo parece demasiado complejo? ¿Le resulta difícil encontrar el enfoque adecuado? ¡Entonces ha llegado al lugar correcto!
Las empresas que optimizan continuamente sus procesos están equipadas para hacer frente a los factores internos y externos en constante cambio; toman decisiones basadas en datos y, por lo tanto, pueden eliminar selectivamente los puntos débiles y obtener flujos de trabajo más eficientes.
La optimización de procesos consiste en evaluar la calidad y el rendimiento de los procesos descritos. Esto se hace mediante la introducción de parámetros adecuados, los llamados Indicadores Clave de Rendimiento (KPI). La descripción del proceso obtenida le permite crear un mapa de procesos de su empresa, que sirve como requisito previo para futuras optimizaciones.
Durante el análisis, modele sus procesos actuales e identifique debilidades y mejoras potenciales. Puede obtener una visión general con la ayuda de un directorio. Al crear su mapa de procesos, debe hacerse las siguientes preguntas: ¿Qué modelos y recursos dependen entre sí? ¿Qué actividades deben conectarse en serie y cuáles pueden ejecutarse simultáneamente? ¿Dónde se pueden identificar debilidades, cuellos de botella y redundancias?
Sobre la base de los resultados del análisis, modele de tal manera que produzcan el mayor resultado posible. Deben tenerse en cuenta indicadores como los plazos de entrega, la susceptibilidad a errores, los costes, los cuellos de botella y las normas de calidad. Con la ayuda de una notación gráfica como BPMN 2.0, los flujos de trabajo pueden representarse visualmente. Al mapear sus procesos de extremo a extremo, obtiene una mejor comprensión, lo que permite detectar y eliminar ineficiencias. Para representar elementos clave dentro de un modelo de proceso, utilice símbolos únicos. Las herramientas especiales de modelado como BIC Process Design simplifican la documentación y profesionalizan la gestión.
El inventario es seguido por la creación de una base de datos sólida. Aquí registre el rendimiento del proceso al principio (estado actual) y después de la optimización. Optimice sus procesos hasta que cada uno alcance su estado óptimo y el mejor rendimiento posible (estado objetivo). Para evaluar las estructuras de proceso actual y objetivo, es útil calcular KPIs como los tiempos de rendimiento promedio y los costos de procesamiento. La función de simulación en BIC Process Design le permite simular procesos y analizar diferentes variantes. De esta manera, usted sabe de antemano qué impacto tendrán ciertos cambios sin utilizar recursos reales. También se trata de descubrir potenciales ocultos en sus flujos de trabajo y cómo poder integrarlos.
Estas preguntas pueden ayudarle a cuestionar críticamente sus procesos:
Se recomiendan los siguientes pasos para la implementación práctica:
Al igual que su empresa, los procesos de negocio están sujetos a cambios constantes. Por lo tanto, un proceso de mejora continua es esencial para superar los nuevos desafíos en el futuro.
En el curso de la digitalización, los hábitos de los clientes cambian tan rápido como los modelos de negocio y las estructuras de mercado. Para cumplir con las nuevas condiciones, su empresa necesita la capacidad de adaptarse de manera flexible a las nuevas situaciones. Los cambios se convierten así en un factor de éxito y la gestión de procesos de negocio en un reto continuo. Esto es importante, porque si quiere mantenerse al día con la competencia, no debe cerrarse a nuevas tareas.
La implementación de un nuevo proceso no siempre tiene éxito de inmediato. La validación generalmente requiere varios pasos. Para comprender qué procesos ya están funcionando bien y cuáles aún no se están ejecutando idealmente, es importante recopilar datos nuevamente después de cada ejecución. El análisis debe de realizarse hasta que el proceso se controla de manera óptima.
Dado que el ciclo BPM es un proceso recurrente, es necesario adaptar sus procesos a las nuevas condiciones de forma regular. Así, su proceso objetivo se convierte en uno nuevo, que luego se ejecuta a través de todo el ciclo nuevamente. Por lo tanto, los procesos deben revisarse a intervalos regulares como parte de un proceso de mejora continua.
La gestión Lean es una filosofía de gestión de optimización continua de procesos que abarca el diseño eficiente de toda la cadena de valor. La gestión Lean trata de evitar constantemente la pérdida de tiempo y recursos. Esto significa una estructura organizativa lean en la que los procesos se coordinan de manera óptima. El análisis profundiza en dos perspectivas: una es la del cliente con sus demandas de disponibilidad, precio, calidad e individualidad, y la otra es la de la empresa con su afán por la rentabilidad y la competitividad.
Six Sigma describe un objetivo de calidad que se aplica tanto en el contexto de la gestión de la calidad como en la optimización de procesos. El enfoque no solo está en mejorar la calidad, sino también en aumentar los resultados de la empresa y el beneficio para el cliente. La eficiencia se hace visible por medio de indicadores cuantificables. El método Six Sigma combina los pasos de definición, medición, análisis, mejora y control.
Kaizen es un procedimiento de la técnica de gestión japonesa y significa tanto como "cambio para mejor". Este procedimiento representa un proceso de mejora continua que implica la mejora gradual y el refinamiento de los procesos. Kaizen tiene como objetivo mejorar todos los procesos de negocio, desde la satisfacción de los empleados hasta la mejora del posicionamiento en el mercado. La característica especial de este método es que los empleados de todos los niveles están involucrados. La idea de optimización es vista como una parte central de la cultura corporativa.
Reducción general de costes
Acortar el plazo de entrega
Reducción de los tiempos de procesamiento
Aumento de la productividad
Mejora en la comunicación
Mayor transparencia
Reducción de la tasa de error
Reducción de los tiempos de planificación
Aumentar la posición competitiva
Racionalización de los flujos de trabajo
Más agilidad
Mejora de la calidad
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Con BIC Process Mining, puede descubrir ineficiencias previamente ocultas en sus procesos respaldados por TI y, por lo tanto, iniciar medidas de optimización específicas que le ayuden a lograr mayor transparencia y ahorro de costes.
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