Un modelo para los procesos, la arquitectura empresarial y la TI

Las empresas utilizan modelos en una amplia variedad de áreas de negocio para obtener el mayor número posible de respuestas a preguntas relevantes para los mismos. Lo que suena trivial es difícil de implementar debido a las complejas conexiones que existen entre las distintas áreas. El propósito de un modelo integrador es obtener respuestas valiosas de distintos departamentos.

El valor añadido de los modelos de procesos integradores

El objetivo de la creación de modelos en una organización es construir una base sólida para dar respuestas, por ejemplo, a la situación actual de una empresa, o descubrir problemas en etapas de trabajo individuales. Para ello, estos modelos se aplican en diversas áreas de la empresa, especialmente en la gestión de procesos clásicos (BPM), que utiliza modelos de procesos para describir las actividades de una empresa. Además del modelado de procesos, existen otros enfoques de modelización en esferas temáticas conexas, como la gestión de la arquitectura empresarial (EAM) y la tecnología de la información funcional y técnica.

El procedimiento de descripción y las notaciones utilizadas suelen diferir entre los departamentos. Estas diferencias causan problemas en la evaluación. Por ejemplo, al comparar un mapa de procesos y una arquitectura empresarial, es difícil sacar conclusiones significativas. Sin embargo,

para describir con precisión el estado actual de las actividades (proceso) y las estructuras (estructura) de una empresa, es necesario realizar un análisis interdisciplinario.

El enfoque integrador vincula los modelos de procesos de BPM con EAM y TI. Esta combinación de diferentes tipos de modelados tiene un enorme potencial de uso. Hace que los diversos elementos que tienen puntos de interacción e interfaces en la empresa, sean observables conjuntamente, poniendo a disposición de todas las áreas distintos tipos de objetos (procesos, funciones, aplicaciones, etc.). Es precisamente debido al gran número de posibles objetos e interfaces que es difícil diseñar un modelo específico e integrador. ¿Cómo pueden integrarse entonces con éxito los modelos de procesos con EAM y TI?

Superposiciones y diferencias entre las vistas de BPM, EAM y TI

La figura 1 muestra los puntos comunes en términos de contenido, pero también las diferencias entre las notaciones, que deben ser superadas. Si, por ejemplo, se capta el contenido de EAM, inevitablemente se deben incluir también elementos de las otras áreas. Lo mismo se aplica a un modelo de proceso único o a una descripción de la arquitectura de la TI. Al modelar los procesos y especialmente al aplicar el enfoque integrador, es fundamental evitar las redundancias. Para ello, el modelador determina exactamente qué contenido pertenece a qué área al crear la estructura.

Modelo de procesos - visión integrada de los procesos, la tecnología de la información y la arquitectura de la empresa

1. Modelado de procesos

Los modelos de procesos se centran en el proceso y las actividades de creación de valor en la empresa en cuestión. El modelado de procesos describe cómo los participantes (roles) realizan sus actividades y qué recursos intervienen en las mismas. Es importante documentar sólo el contenido técnico, neutro en cuanto a la tecnología de la información, en el modelo de proceso.

Además del análisis de las actividades como procesos, el modelado de procesos sirve para optimizar, documentar y comunicar los flujos de trabajo. Del modelo de proceso se derivan todas las actividades para un diseño organizativo eficaz y un mayor desarrollo, así como para procesar y medir los procesos empresariales.

2. Modelado de la arquitectura empresarial

En el enfoque de la arquitectura empresarial, la compañía modela una versión abstracta de sí misma. Una perspectiva general con un bajo nivel de detalle describe las interrelaciones y dependencias. La representación detallada de los contenidos individuales, como es común en los modelos de procesos, no se hace en EAM. Se trata exclusivamente de una visión abstracta de las estructuras y métodos de trabajo.

Por lo tanto, la EAM tiende a modelar los niveles más altos y no tiene en cuenta las actividades en los modelos de procesos. Con la arquitectura empresarial, una organización trata de determinar cómo puede lograr sus objetivos actuales y futuros de la manera más eficaz. Los siguientes contenidos constituyen la base de cada modelo de EA:

Arquitectura de negocios
Arquitectura de datos
Arquitectura de la implementación
Arquitectura de la infraestructura

De aquí se deriva la descripción técnica transparente de una organización y su apoyo informático.

3. Arquitectura de TI funcional y técnica

La tarea central del mapeo de la TI funcional y técnica es documentar el contenido que una organización necesita para diseñar, implementar y operar soluciones de TI. Los requisitos de documentación y descripción de esta solución informática (por ejemplo, la introducción de SAP, la automatización robótica de procesos o la minería de procesos) constituyen la base para la definición del modelo.

La digitalización (la representación digital de conjuntos de datos almacenados anteriormente en formato analógico) y, en particular, la transformación digital (la explotación de las ofertas digitales para aumentar el éxito de las empresas y abrir nuevos potenciales) son actualmente las palabras de moda en materia de gestión sostenible y han dado a este ámbito una importancia adicional. Aunque otras palabras de moda dominen el debate en el futuro, el objetivo de la modelización técnico-funcional de la tecnología de la información seguirá siendo el mismo: Implementar y operar softwares y hardwares de una manera exitosa y relacionada con los problemas.

Precisamente por esta razón, se debe dar la misma importancia al contenido técnico especializado de los procesos informáticos individuales que a los modelos de procesos y al contenido de EAM. Las ventajas de las nuevas soluciones, como la minería de procesos y la automatización robótica de procesos, sólo pueden aprovecharse si se dispone de conocimientos sobre los procesos individuales y las interrelaciones de toda la organización. Otros ejemplos son temas como la estrategia de digitalización o el gobierno de la tecnología de la información.

Conclusión

En diversas formas, el modelado de procesos, la arquitectura empresarial y el modelado de la tecnología de la información funcional y técnica suelen tratar con un contenido de información similar. Por ejemplo, como primer paso hacia la implementación de un proyecto de TI, el analista de TI necesita información detallada sobre el contexto empresarial para el que debe diseñar una solución a medida. Debe determinar y describir este negocio y la información técnica. En la siguiente fase, este conocimiento constituye la base para que la dirección clasifique y evalúe la importancia de la nueva solución para la estrategia general de la empresa.

Es esencial que la documentación y la comunicación de la información sea comprensible para los participantes en la gestión, así como para los departamentos comerciales y de tecnología de la información. Sólo si las tres perspectivas BPM, EAM e IT están unidas mediante un enfoque de modelización integradora, el modelado proporciona respuestas precisas y abre las posibilidades de una planificación empresarial eficiente.

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