Modelos de madurez digital - Aplicaciones y beneficios

Cuando se trata del tema de la digitalización, de la transformación digital, las empresas suelen hacerse muchas preguntas: ¿En qué punto nos encontramos? ¿A qué velocidad avanza la transformación? ¿Qué potencial tenemos y por dónde deberíamos empezar? Los modelos de madurez digital ayudan a responder a estas y otras muchas preguntas sobre el grado de madurez de una empresa.

¿Qué son los modelos de madurez digital y para qué sirven?

Los modelos de madurez digital permiten a las empresas determinar la madurez digital de los departamentos individuales o de toda la organización mediante la evaluación de las capacidades existentes, la identificación del potencial de optimización y la definición de medidas para alcanzar los objetivos de calidad establecidos. Especialmente para las empresas que compiten a nivel mundial, es esencial evaluar sus propias capacidades de forma estructurada para implementar cambios y mejoras que aporten ventajas a largo plazo en el mercado. Utilizando criterios predefinidos, se mide la calidad de los procesos y se asignan a un nivel de madurez de una empresa específico. Con este modelo de madurez, la digitalización también puede verse de forma más completa desde la perspectiva de toda la empresa, ya que se incluyen temas como los recursos, los canales y la infraestructura de TI, así como aspectos como la cultura y la calidad del liderazgo. Cuanto mayor sea el nivel de madurez de una empresa en general, mayor será el grado de automatización y digitalización, que es un aspecto crucial para la transformación digital. Asimismo, existe una correlación entre el grado de digitalización y la agilidad de una organización: las empresas que responden de forma proactiva y anticipada a los cambios, por ejemplo, también tienen una amplia automatización, un proceso de mejora continua y una cultura de procesos establecida.

Criterios y su operatividad

Para poder tomar decisiones globales en el contexto de la digitalización y la transformación digital, las compañías deben comprender e iluminar su status quo empresarial y, en consecuencia, todos los procesos empresariales. De este modo, las competencias dispersas pueden vincularse para formar una estrategia global, que aumente la eficiencia y la calidad a largo plazo. A la hora de determinar el grado de madurez de la digitalización, deben examinarse especialmente las dimensiones de estrategia, clientes, productos y servicios, organización y tecnología, además de los procesos. A continuación, nos centraremos en el análisis de los procesos empresariales digitales.
Se pueden utilizar modelos de madurez de la gestión de procesos empresariales (modelos de madurez enfoque de procesos) para comprender y determinar la madurez digital BPM de una organización. En un siguiente paso, se pueden desarrollar recomendaciones de acción específicas en base al nivel de madurez de una empresa, ejemplos de cualquier sector son válidos. Para que un proceso se considere maduro, su utilidad debe ser completa, debe estar automatizado, su información debe ser fiable y debe ser capaz de mejorarse continuamente.

Se pueden utilizar cuestionarios detallados para comprobar lo cerca que está un proceso de la madurez digital total. Las respuestas a estas preguntas individualizadas por parte de la dirección, los propietarios de los procesos o los modeladores de procesos permiten posteriormente determinar el grado de madurez de una empresa. En el contexto del análisis de procesos, las preguntas deben referirse a las subdimensiones individuales de tecnología, datos, calidad y organización, ya que éstas constituyen los criterios de operatividad.
Los modelos de madurez digital son muy diversos y varian en su naturaleza holística, lo que significa que su aplicación sistemática requiere una gran experiencia y conocimientos. Además, hay que tener en cuenta que cada proceso de la empresa debe ser evaluado individualmente. Hay que documentar, examinar y optimizar un gran número de procesos; en las grandes empresas, esto puede llevar hasta uno o dos años. Sin embargo, analizar el nivel de madurez digital merece sin duda la pena para poder actuar de forma holística y sentar las correspondientes bases para cada paso siguiente.

Criterios de análisis del proceso

En el contexto del análisis de procesos, las preguntas deben referirse a las subdimensiones individuales de tecnología, datos, calidad y organización, ya que éstas constituyen los criterios de operacionalización. Para poder hacer una declaración válida sobre el nivel de madurez de una empresa, deben aclararse los siguientes criterios para cada proceso:

Tecnología

Toda la información que entra en el proceso se tiene que digitalizar completamente
Toda la información de salida del proceso es completamente digital
Se recurre a la madurez de un software para el modelado y el análisis completos del proceso empresarial
El proceso empresarial está totalmente automatizado con una solución de software

Datos

Los datos del proceso se recogen de forma totalmente automática
Los datos del proceso se archivan con un afán totalmente digitalizador
Suministro de datos totalmente digital para fines internos
La representación visual de los datos está estructurada y es fácil de usar
Interfaz para el suministro completo de datos para su uso externo por parte de otras aplicaciones
Los datos son siempre la base para mejorar el proceso empresarial

Calidad

El proceso está completamente documentado con ayuda de estándares (BPMN, EPK, UML, etc.) (Enfoque: documentación)
El proceso está completamente descrito con la ayuda de estándares (Enfoque: descripción del flujo de trabajo)
El estado del proceso puede verse en cualquier momento desde el punto de vista del cliente e internamente desde el punto de vista de otra unidad
La estabilidad de las ejecuciones del proceso está garantizada incluso durante los picos de carga
El proceso incluye controles y autoridades de auditoría para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos (internos)
El proceso garantiza plenamente los requisitos reglamentarios de protección y seguridad de los datos (externos)
(Fuente: Bitkom)

Organización

Existe una estrategia de digitalización claramente definida en la empresa
La estrategia de digitalización se aplica plenamente en el proceso
Se dispone de todos los conocimientos digitales (internos o externos) para seguir desarrollando el proceso con éxito
Los empleados que participan en el proceso tienen la cualificación necesaria para llevarlo a cabo con éxito
Se toman medidas eficaces para promover la aceptación de los procesos digitales
Los implicados en el proceso acogen con satisfacción la digitalización del proceso en cuestión.

Descargar: Determinar el nivel de madurez digital

Hemos recopilado las correlaciones entre el nivel de digitalización, la agilidad y la gestión de procesos en una tabla que puede descargar aquí. La madurez de la digitalización, así como la de los procesos y la agilidad de una organización, se definen aquí sobre la base de seis niveles, en los que el nivel 0 representa la madurez más baja y el nivel 5 la más alta. Aunque las empresas de los niveles 1 y 2 siguen actuando de forma reactiva, también se vuelven más proactivas a medida que aumenta su madurez digital. Cada nivel de madurez de una empresa tiene también un efecto correspondiente sobre la productividad y los riesgos: a medida que aumenta el grado de madurez de una empresa; se reducen los riesgos internos de la empresa y los costes de producción gracias a las acciones orientadas a los datos y con visión de futuro, así como a las mejoras continuas de los procesos empresariales.

Descargar el póster del modelo de madurez digital

Siguientes pasos en el modelo de madurez digital

Dependiendo de cómo se clasifique la empresa en el modelo de madurez digital, el enfoque de las tareas posteriores también varía. Las que se encuentran en el nivel 0, 1 o 2 deben, en primer lugar, sensibilizar a los empleados y a la dirección sobre la digitalización, desarrollar un plan digitalizador global, proporcionar recursos, documentar completamente los procesos y completar los proyectos iniciales de digitalización con éxitos visibles. Para las empresas de nivel 3 o 4, es importante aplicar la estrategia existente, medir los procesos mediante indicadores clave de rendimiento y, a continuación, optimizarlos para aumentar la calidad y, en particular, seguir impulsando el cambio organizativo y cultural. Las empresas que ya están clasificadas en el Nivel 5 no deben dormirse en los laureles, sino seguir estableciendo el ecosistema digital y vivir activamente el proceso de mejora continua y una cultura corporativa innovadora que revolucione el status quo empresarial.

En cualquier caso, la transformación digital debe entenderse más como un viaje que como un destino, y los modelos de madurez digital como una ayuda para averiguar en qué fase de este viaje se encuentra actualmente una organización para determinar posteriormente el curso de cambio individual hacia la digitalización.

Las ventajas de determinar el grado de madurez de una empresa

Los modelos de madurez digital facilitan a las empresas la evaluación objetiva de sus procesos. Los resultados y las conclusiones que pueden extraerse del uso de modelo de madurez digital constituyen la base para los análisis de objetivos y las mejoras de los procesos, así como para el proceso digitalizador, de transformación digital, en general. Además, se hace posible una comparación con los competidores u otras unidades de la empresa.

Desde la perspectiva interna de una empresa, el uso de un modelo de madurez digital aporta los siguientes beneficios:

Reconocimiento de los puntos fuertes y débiles a partir de un marco definido
Definición de medidas para la mejora continua
Orientación a los puntos de referencia
Documentación de la calidad de la empresa

Pero también hay beneficios para la visión externa, por ejemplo para un cliente potencial:

Mejor comparabilidad de las distintas empresas
Verificación de la calidad requerida
Creación de especificaciones sobre normas mínimas

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