Matriz RACI: definir claramente tareas y responsabilidades

¿Se enfrenta, como muchas otras empresas, al problema de que las tareas y responsabilidades no están claramente definidas? Entonces, los siguientes problemas probablemente le suenen familiares: falta de comunicación entre departamentos para tareas entre equipos y responsabilidades poco definidas para procesos comerciales o tareas que se llevan a cabo lentamente y son propensas a errores. Con la ayuda de la matriz RACI, puede contrarrestar estos problemas de manera específica y, mediante la creación de un marco sistemático, garantizar la claridad en la asignación de responsabilidades y tareas. Le mostraremos en cuatro pasos cómo configurar con éxito un diagrama RACI para su empresa.

¿Qué es una matriz RACI?

La matriz RACI es una herramienta que se utiliza con frecuencia en la gestión de proyectos y el desarrollo organizacional, que muestra claramente las responsabilidades y tareas dentro de un proyecto. El diagrama RACI también se utiliza en la gestión de procesos para definir claramente las funciones y responsabilidades dentro de los procesos. Ayuda a los roles involucrados a aclarar las tareas del proceso y asignar tareas a los empleados involucrados. La matriz RACI le da la respuesta a las siguientes preguntas:

¿Quién es responsable de una tarea o actividad específica?
¿Quién toma la decisión final y asume la responsabilidad?
¿Qué tarea requiere la colaboración con otros roles/miembros del equipo?

¿Quién está involucrado en las tareas?
¿Qué papel tiene cada persona en el proceso?
¿Quién necesita estar informado sobre el estado intermedio o los resultados de una tarea?

¿Qué significa RACI?

RACI es un acrónimo de Responsable, Aprobador, Consultado e Informado. En la matriz RACI, estos cuatro atributos sirven como enlace entre los roles involucrados y las actividades asignadas.

Responsable
Una persona con este atributo es directamente responsable de completar una tarea. Garantiza que se alcance el resultado esperado. En determinadas circunstancias, este rol no lleva a cabo (completamente) una tarea por sí mismo, sino que solo la inicia y la delega a otros empleados. En raras ocasiones, el estado se otorga cuando alguien tiene responsabilidad disciplinaria sobre otros miembros del equipo. En este caso, la implementación podría ordenarse por instrucción.

Aprobador
A diferencia de la persona responsable, la persona aprobadora no lleva a cabo las tareas por sí misma, sino que se asegura de que el resultado cumpla con las expectativas y los requisitos de la gestión de la calidad. Por ello, esta persona proporciona los recursos necesarios para lograr los objetivos de calidad, revisa y aprueba las actividades o libera procesos después de su finalización.

Consultado
Los roles consultados revisan y aprueban el trabajo antes de comprometerlo. Se consulta a estas personas para que brinden su opinión o apoyo antes de implementar las actividades. Tienen experiencia técnica relevante para lograr un resultado específico o completar una tarea.

Informado
La persona informada es informada sobre el progreso y finalización de una actividad. Esto se puede hacer de dos maneras: ya sea que exista una obligación de proporcionar información (obligación de traer, donde otros miembros del equipo deben informar regularmente a la persona sobre el progreso) o un derecho a la información (obligación de recopilar, donde la persona debe obtener activamente información de otras personas). En algunos casos, esta persona no está involucrada en ningún otro aspecto del producto del trabajo.

Es importante saber que no existe una validez general en cuanto a las designaciones de roles. Por lo tanto, al comienzo de un proyecto, todos los involucrados deben estar familiarizados con las tareas, derechos y obligaciones de los roles individuales para garantizar una comunicación y cooperación fluidas, minimizar malentendidos y aumentar la eficiencia del proceso de trabajo.

Ejemplo de matriz RACI

Suponga que desea incorporar nuevos colegas. Esto da como resultado varias subactividades que pueden surgir del proceso de incorporación:

Creación y revisión de contratos
Creación de un plan de onboarding
Preparación del lugar de trabajo
Configuración del acceso a TI
Presentación del equipo
Introducción a los productos o servicios de la empresa
Realización de capacitaciones (relevantes para el trabajo diario)

Un proceso de incorporación exitoso requiere la colaboración de varias personas y departamentos para garantizar la incorporación sin problemas de los nuevos empleados.

Las personas/departamentos involucrados aquí incluyen:

Departamento de Recursos Humanos
Jefe de equipo
Soporte de TI
Jefe del departamento
Nuevo colega

Each person involved in the process is assigned a RACI role within each task. For the task "Development of an onboarding plan", the role assignments could look like this:

Responsable (Responsable): Departamento de RRHH
El empleado de recursos humanos es responsable de la concepción e implementación del plan de incorporación. Esta persona crea el plan de incorporación, elabora los pasos y actividades necesarios en consulta con el líder del equipo y se asegura de que todos los recursos importantes estén disponibles.

Aprobador: Líder del equipo
El líder del equipo asegura el éxito del proceso de incorporación. Establece las expectativas y los objetivos para el nuevo empleado y revisa regularmente el progreso durante la incorporación.

Consultado: Soporte de TI
El personal de TI proporciona los recursos de TI necesarios (como configurar cuentas de usuario, direcciones de correo electrónico, derechos de acceso, etc.). Se asegura de que se tengan en cuenta todos los aspectos técnicos necesarios para el trabajo del nuevo empleado.

Informado: Jefe de departamento
El jefe de departamento es informado sobre el progreso del proceso de onboarding para coordinar las tareas dentro del equipo y reasignarlas si es necesario, con el objetivo de reducir la carga de trabajo o hacer que el equipo sea más eficiente. Asegura la integración fluida del nuevo empleado en el equipo.

Consultado: Nuevo empleado
El nuevo empleado toma parte activa en el proceso de onboarding. Se presenta al equipo, conoce los productos o servicios de la empresa y recibe formación relevante para su trabajo diario. Estas tareas/actividades no pueden llevarse a cabo sin su cooperación.

Puede haber situaciones o procesos en los que el rol de una persona cambie constantemente: por ejemplo, la persona responsable en una tarea puede asumir el rol informado en la siguiente tarea y convertirse en la persona responsable en la tarea siguiente. Para demarcar claramente las áreas de responsabilidad dentro de una tarea, es útil comprender las tareas utilizando el diagrama RACI.

Los beneficios de un gráfico RACI

Claridad en la asignación de responsabilidades

Evitar lagunas en la responsabilidad

Transparencia y trazabilidad

Colaboración mejorada

Prevención y resolución de conflictos

Más motivado

Cómo crear una matriz RACI en BIC Process Design

Creación de un diagrama BPMN en BIC Process Design

Paso 1: Crea un gráfico

Navegue hasta la entrada Nuevo diagrama en el menú contextual. Al hacer clic en la entrada, se abre una selección de tipos de diagramas disponibles. Para hacer esto, seleccione “Diagrama de colaboración (BPMN)”.
A continuación, aparece un cuadro de diálogo de entrada en el que puede nombrar el diagrama.

Paso 2: Modele el proceso de incorporación

Después de haber asignado un nombre, el diagrama BPMN seleccionado se abre automáticamente. Arrastre y suelte un grupo de la paleta de símbolos en el editor. Luego cree los carriles que representarán a las personas involucradas en el proceso. Dentro del carril, las tareas/actividades de los roles individuales se modelan y se les proporcionan artefactos (objetos de datos, estándares, aplicaciones, riesgos, etc.).

Step 3: Opening the Matrix View

BIC Process Design genera una vista RACI basada en un proceso modelado automáticamente y sin ninguna otra acción. Seleccione el símbolo de matriz en la barra de menú e inmediatamente accederá a la vista de matriz generada automáticamente.

Según el flujo del proceso, todas las actividades/tareas se enumeran una debajo de la otra a lo largo del eje Y. Los roles involucrados en las tareas se muestran en columnas una al lado de la otra en orden alfabético. Las celdas asociadas muestran el tipo de conexión (R, A, C, I) entre la actividad y la persona.

Paso 4: Ejecute el proceso de incorporación

Haga clic en el icono Ejecución del proceso en la barra de menú. Según el modelo de proceso, las actividades, decisiones y eventos asociados se enumeran en forma de una lista de verificación interactiva. La vista de ejecución del proceso permite capturar el flujo del proceso visualmente, de modo que los empleados sin conocimientos de BPMN puedan comprender el flujo de trabajo de forma rápida y sencilla. Además, el proceso se puede “jugar” fácilmente de esta manera y examinar el potencial de optimización incluso antes de que se automatice en BIC Process Execution.

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Ejecución de procesos con un clic

Crear un nuevo caso en BIC Process Execution

Paso 1

Una vez que haya liberado el “proceso de incorporación” en BIC Process Design para la automatización, se muestra directamente en BIC Process Execution. Ahora haga clic en el signo más junto a “Proceso de incorporación” y cree un nuevo proceso.

Paso 2

En BIC Process Execution, se crea un formulario para cada tarea cuando se crea un proceso. Esto sirve como fuente de información y máscara de entrada para completar las tareas respectivas dentro del proceso de incorporación. Una vez que se ha creado un proceso, se notifica automáticamente a cada miembro del equipo tan pronto como hay una nueva tarea pendiente. De esta forma, la comunicación dentro del equipo se controla de forma transparente y automática a través de la herramienta. El caos del correo electrónico, los plazos incumplidos y la tediosa tarea de ingresar tareas en sistemas inflexibles de terceros ahora son cosa del pasado.

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Creación automatizada de formularios para tareas individuales

Conoce al experto

Jan Arnhold

Gerente asociado de servicios BPM

Jan trabaja mano a mano con los clientes para garantizar el éxito de sus proyectos de gestión de procesos y la implementación de mejoras sostenibles. Como gerente asociado de servicios BPM, combina un profundo conocimiento técnico con un enfoque práctico para desarrollar soluciones personalizadas que abordan los desafíos únicos de cada cliente. Junto a su equipo, se asegura de que las empresas optimicen su eficiencia y logren resultados duraderos.

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