Cómo crear un mapa de procesos en su empresa

¿Está buscando una representación visual estructurada de sus procesos de negocio, así como una visión clara de las operaciones e interdependencias de sus procesos? El mapa de procesos le brinda una visión transparente de la arquitectura de procesos de su empresa y, como elemento de información, facilita la comprensión de la secuencia de actividades y la estrategia corporativa. Al mismo tiempo, el mapa de procesos garantiza mejores flujos de trabajo dentro de su empresa.

El mapa de procesos como guía a través de sus procesos de negocio

El seguimiento de todas las actividades comerciales puede ser una tarea enorme. Cuanto más grande sea su empresa y el número de departamentos, mayor será el número de procesos. Para asegurarse una gestión efectiva, es esencial crear un mapa de procesos digital que incluya los procesos relevantes. Esto permite a todos los participantes una visión transparente de los procesos de negocio, los recursos y la asignación de responsabilidades. ¿Es el proceso en consideración un proceso de gestión, principal o de soporte? ¿Cómo se pueden visualizar los procesos de la mejor manera? ¿Quiénes son los propietarios del proceso?

guiar a través de los procesos de negocio

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos sirve como una guía de navegación dentro del sistema de gestión, con la que los usuarios pueden pasar rápida y fácilmente de los procesos de alto nivel representados a través de un diagrama de cadena de valor a un nivel inferior, hasta alcanzar el nivel operativo donde se detallan los pasos de trabajo. El mapa de procesos permite identificar correlaciones entre los procesos (información y transparencia) y los potenciales de optimización entre procesos (optimización). Como elemento de apoyo, el organigrama complementa su mapa de procesos con la posibilidad de determinar las personas responsables de los respectivos procesos (control). La interacción de la información y la transparencia, la optimización y el control crea un sistema de gestión de procesos manejable y holístico con métricas definidas e indicadores clave.

La estructura de un mapa de procesos

El mapa de procesos consta de procesos de gestión, principales y de soporte. Juntos forman los procesos de negocio/procesos principales en el nivel superior del modelo de proceso. Diferenciar entre estos tres tipos de procesos es importante porque determinan el objetivo general del proceso respectivo y vinculan a las partes interesadas internas y externas.

Los procesos de gestión describen la orientación y el control corporativo estratégico. Sirven para planificar, organizar, coordinar, instruir y controlar los procesos centrales o de soporte. Dentro de los procesos de gestión, los empleados asumen el papel de clientes internos. La gestión de la seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo, es un proceso de gestión con el objetivo de minimizar los riesgos para la seguridad y la salud de los empleados en la medida de lo posible. Los procesos de gestión sirven así a los clientes internos.
Los procesos principales se caracterizan por aportar valor agregado y representan los procesos para cumplir con los requisitos del cliente. Son el día a día de la organización y están directamente relacionados con los pedidos de los clientes. Estos procesos suelen constituir la competitividad de la empresa, ya que ofrecen a los clientes un valor añadido. La preparación de pedidos y el desarrollo de productos suelen encontrarse entre los procesos principales.
Los procesos de soporte contribuyen indirectamente a la creación de valor porque estos procesos transversales son menos percibidos por los clientes externos. Aunque los procesos de soporte contribuyen a la creación de valor en pequeña medida, son indispensables para la ejecución de los procesos de creación de valor en los procesos centrales. Por ejemplo: mantenimiento de máquinas, desarrollo de personal y mantenimiento de documentos.

¡Es bueno saberlo!

Al clasificar los procesos en procesos de gestión, principales y soporte, la respuesta a la siguiente pregunta puede ayudarle: ¿El proceso implica comunicación directa con el cliente o proporciona valor al cliente través del servicio principal relacionado? Si puede responder a esta pregunta con "sí", es un proceso principal.

¿Cómo creo un mapa de procesos para mi empresa?

El mapa de procesos representa una visión superior de los procesos de su empresa, que debe ser comprensible para todos los empleados en estructura y contenido. Al crear un mapa de procesos, obtiene las siguientes ventajas estratégicas:

Sirve como orientación dentro de la organización y representa el foco principal de los servicios y actividades.
Se visualizan los procesos internos y se muestran las diferentes actividades.
Al mismo tiempo, sirve para definir los procesos de gestión, principales y de soporte.
Comunica la estrategia corporativa de manera transparente e interna y está destinado a ayudar a los empleados a comprender los procesos y las interacciones a lo largo de la cadena de valor.

Paso 1: Identifique los procesos en su empresa

Primero, usted decide sobre uno de los dos enfoques (de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba) y aclara quién debe identificar y, en última instancia, determinar estas propuestas (quórum).
En el enfoque de arriba hacia abajo, primero se identifican los procesos y subprocesos esenciales. Los expertos de los niveles superiores de gestión son responsables de esto y trabajan juntos para crear el mapa de procesos. Los procesos se consideran más allá de los límites de los departamentos individuales con un enfoque en la creación de valor y los clientes. Los resultados elaborados por el panel de expertos se coordinan con la gerencia o la junta directiva. De esta manera, se asegura de que los objetivos estratégicos también se tengan en cuenta en el mapa de procesos. El nivel de detalle del mapa de procesos es un trabajo continuo.
El enfoque ascendente, por el contrario, comienza en el nivel más bajo del proceso. Los empleados, así como los expertos de niveles gerenciales inferiores que están directamente involucrados en los procesos, forman parte del procedimiento. Este método también debe coordinarse con administración para integrar los objetivos estratégicos en la captura del proceso en una etapa temprana.

Paso 2: Determine la tipología de sus procesos

En el siguiente paso, divida sus procesos registrados en procesos de gestión, principales y soporte. Además, debe asegurarse de nombrar siempre sus cadenas de procesos (procesos de extremo a extremo) con asunto y verbo: Por ejemplo, "Crear nuevas páginas de productos" en lugar de "Marketing". De esta manera, no solo define el objetivo general del proceso, sino que también determina la totalidad de los departamentos involucrados. Por ejemplo, anunciar una nueva funcionalidad en la web a menudo requiere interacción entre marketing y gestión de producto.

Paso 3: Crear subprocesos relevantes

El mapa de procesos despliega todo su potencial cuando trabaja con múltiples niveles al dividir sus procesos de negocio / procesos principales en (sub) procesos. Una vez que se han identificado los procesos y subprocesos, los subprocesos se dividen en pasos / actividades de trabajo en el siguiente nivel inferior del modelo de proceso. Esto crea un mapa de proceso claro y de varias capas con un alto nivel de detalle.

Paso 4: Prepare su mapa de proceso individual gráficamente

El siguiente paso es hacer consideraciones iniciales sobre la preparación gráfica del mapa de procesos. Esto se logra mejor con una herramienta de modelado de procesos como BIC Process Design, que le permite crear un mapa de procesos de forma intuitiva y sin conocimientos previos. Además del modelado puro de flujos de trabajo, también tiene la opción de proporcionar a sus procesos todos los documentos importantes que son relevantes para la ejecución de estes. También puede almacenar formularios y listas de comprobación que facilitan mucho la ejecución de procesos y garantizan aún más transparencia.

Paso 5: Adapte su mapa de procesos a las condiciones cambiantes

Las empresas y, por lo tanto, también los procesos de negocio están sujetos a cambios constantes, desencadenados por factores internos y externos. Por lo tanto, puede ser necesario revisar y actualizar su mapa de procesos de vez en cuando. El mapa de procesos siempre debe representar el estado actual.

Y ahora es su turno:
¡Cree su mapa de procesos con BIC Process Design!

Para crear su mapa de procesos, BIC Process Design le proporciona varios tipos de modelos y notaciones, como el diagrama de cadena de valor (VCD), la cadena de procesos impulsada por eventos (EPC) y BPMN 2.0. Además, el potente diseño de procesos BIC le ofrece una amplia gama de objetos. Con la ayuda de la herramienta de modelado intuitiva y fácil de usar, diseña su mapa de procesos con poco esfuerzo e involucra a todos los participantes a través de la función de colaboración integrada, para que pueda mejorar continuamente sus procesos a través del intercambio mutuo.

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