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Gestión profesional de externalización
con BIC GRC

Empresas de todo el mundo confían en nosotros

¿Por qué externalizar?

Los proveedores de servicios financieros como bancos, compañías de seguros o instituciones de crédito a menudo subcontratan ciertas tareas a empresas externas. Esto generalmente incluye actividades de TI, procesamiento de valores, impresión y envío, o gestión de lugares de trabajo y redes. Hay varias razones para externalizar:

Ahorro de costos

La externalización ahorra una cantidad considerable de dinero en software, espacio de trabajo, administración y capacitación del personal.

Mejora de la eficiencia

Delegar tareas a empresas especializadas ahorra tiempo, simplifica la contratación y mejora significativamente la eficiencia.

Mayor flexibilidad

La externalización evita sesiones de capacitación prolongadas y asigna responsabilidades basadas en proyectos.

Enfoque más preciso

El acceso a habilidades especializadas permite a las empresas concentrarse mejor en sus competencias principales.

Continuidad del negocio

Externalizar tareas esenciales a especialistas aumenta el control y garantiza que las operaciones sigan funcionando sin problemas.

Experiencia mejorada

Las empresas de externalización suelen aportar una valiosa experiencia en la gestión de proyectos complejos y que consumen mucho tiempo.

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Consideraciones regulatorias en la gestión de la externalización

Cuando se trata de manejar la externalización, especialmente para bancos e instituciones de crédito, es vital tener en cuenta varios aspectos legales. La Autoridad Bancaria Europea (EBA) ofrece pautas detalladas que se encuentran en las Regulaciones de Supervisión para la TI (BAIT) de Alemania y los Requisitos Mínimos para la Gestión de Riesgos (MaRisk). Además, a partir del 15 de enero de 2025, entra en vigor el Reglamento de la UE sobre la Resiliencia Operativa Digital del Sector Financiero (DORA), que establece un marco legal completo para gestionar riesgos asociados con la Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC). Este reglamento se enfoca en cuatro áreas principales: gestión de riesgos de TIC, manejo de incidentes de TIC, evaluación de seguridad de TIC y supervisión de proveedores críticos de servicios de TIC.

Para determinar si un servicio que se va a subcontratar es significativo o no, es crucial realizar un análisis detallado de riesgos teniendo en cuenta...

qué necesidades deben ser subcontratadas
qué tan complicado será subcontratar estas tareas
cómo afectará la subcontratación a la institución
si el proveedor de servicios potencial es adecuado
de dónde se proveerán los servicios

Aspectos clave y expectativas en la gestión de externalización

Análisis detallado de riesgos

La gestión de externalización requiere un análisis cuidadoso de los riesgos tanto para tareas importantes como para las menos importantes.

Frecuencia del análisis

Para tareas significativos, se deben hacer análisis de riesgos cada año, mientras que, para las menos significativos, cada tres años.

Gestión centralizada

Para instituciones con muchas y complicadas tareas subcontratadas, es recomendable tener un centro de control centralizado.

Monitoreo y control

Es responsabilidad de las instituciones subcontratantes asegurarse de que los procesos subcontratados estén siendo monitoreados y controlados eficazmente.

Adaptación continua

Dado que los contratos de externalización no están protegidos automáticamente, es necesario ajustarlos continuamente a las nuevas regulaciones legales.

Requisitos de sostenibilidad

Dado el creciente interés en los criterios ESG, las instituciones deben considerar los impactos ambientales y sociales de sus decisiones de subcontratación.

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El rol de ESG en la subcontratación

Es cada vez más importante considerar los riesgos ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) en la gestión de la subcontratación. Por ejemplo, BaFin requiere que las instituciones que subcontratan analicen estratégicamente estos riesgos y realicen los ajustes necesarios en su gestión de riesgos según su modelo de negocio. Esto incluye:

Desarrollar formas innovadoras de medir, controlar y reducir riesgos
Considerar los riesgos ESG al clasificarlos
Documentar los riesgos ESG de manera transparente para auditorías
Seguir las pautas de sostenibilidad establecidas por iniciativas europeas

Gestión de externalización con BIC GRC

Navegar las complejidades de la gestión de subcontratación puede ser desafiante. Pero con BIC GRC, las empresas pueden simplificar este proceso y garantizar un cumplimiento fácil y completo con los estándares y normas de diligencia debida.

Gestión de terceros (selección y administración)
Gestión de contratos
Evaluación de riesgos de subcontratación
Integración con otros sistemas de gestión de riesgos de BIC GRC
Configuración de un registro central de subcontratación
Planificación de continuidad y reintegración de actividades
Control y monitoreo continuo de procesos subcontratados

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Solución todo en uno

Gestión centralizada con una vista clara
Enfoque integral para una transparencia completa
Proceso de mejora continua

Cumplimiento total

Almacenamiento seguro de datos para revisiones
Rastro de auditoría transparente
Informes completos y transparentes

Integración sencilla

Enlace directo con la gestión de riesgos empresariales
Conexión práctica con su sistema de BCM
Planificación y gestión centralizadas de acciones

BIC GRC resulta ser una herramienta clave para nosotros. La transición a una solución integral de GRC no solo ha mejorado la eficiencia, sino que también ha fortalecido la gestión financiera estratégica y orientada al riesgo de DATEV.

Claudia Maron Head of Strategic Controlling & Risk Management, DATEV

Hacia una externalización efectiva

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