Funciones de gestión de procesos

La gestión de procesos se ocupa del control y la optimización de los procesos en toda la empresa y, por lo tanto, es responsabilidad exclusiva de la gerencia (por ejemplo, gerentes comerciales y de departamento). Dado que la gerencia, especialmente en organizaciones más grandes, no suele estar involucrada en tareas operativas, la optimización efectiva de procesos requiere la participación de personas adicionales, además de una comunicación efectiva. También es esencial una definición clara de responsabilidades y tareas. Un concepto de rol bien pensado ha demostrado ser indispensable en la práctica.

¿Por qué son importantes las funciones de gestión de procesos?

El administrador de procesos generalmente analiza todo el flujo del proceso de principio a fin. Sin embargo, no es el administrador del proceso quien decide sobre los cambios en el proceso, sino el propietario del proceso. Este rol a menudo se asigna a un gerente de departamento o área. Al examinar un proceso de extremo a extremo, queda claro que varios departamentos o áreas están involucrados en todo el proceso. Sin embargo, dado que un gerente de departamento solo es responsable de la parte del proceso dentro de su departamento, no puede tomar decisiones sobre la optimización de otras partes del proceso. Para aprovechar todo el potencial de la optimización de procesos de extremo a extremo, el proceso debe verse y desarrollarse como un todo y a través de los límites departamentales. La falta de una autoridad clara y una comunicación efectiva puede complicar el proceso de toma de decisiones y generar rápidamente confusión y frustración dentro del proyecto. Esto cuesta tiempo y recursos valiosos y puede tener un impacto negativo a largo plazo en el éxito del proyecto.

Definir roles y responsabilidades es, por lo tanto, una de las piedras angulares del éxito de la Gestión de Procesos de Negocios (BPM), ya que los diferentes roles aseguran una progresión ordenada del ciclo de vida de BPM.
Defina responsabilidades y permisos claros con un concepto de rol y asegúrese de que todos en el proyecto conozcan sus derechos y responsabilidades: ¿Quién puede tomar decisiones sobre cambios en el proceso? ¿Quién aprueba los nuevos procesos? El concepto de rol en BPM proporciona respuestas adecuadas a estas preguntas.

¿Qué son los roles de proceso?

Al igual que un organigrama, los roles de proceso en la gestión de procesos se organizan jerárquicamente. Sus definiciones y requisitos pueden variar de una empresa a otra. Es importante definir y comunicar criterios claros de antemano. Con fines ilustrativos, aquí hay algunos roles de muestra:

Director de procesos (CPO)

El director de procesos (CPO) asume el papel principal en la gestión de procesos. El CPO es responsable de incorporar el pensamiento de procesos en la dirección estratégica de la empresa y derivar métodos adecuados para su área de responsabilidad. Forman parte del nivel de alta dirección y establecen un enfoque orientado a procesos en toda la empresa.

Alinear la estrategia de la empresa con la gestión de procesos
Definición de objetivos basados en la estrategia de gestión de procesos
Impulsar el proceso de cambio

Propietarios del proceso

Los propietarios de procesos son responsables del control estratégico de un proceso de acuerdo con las pautas establecidas por el CPO. Supervisan la planificación y aseguran la eficiencia del proceso.

Control de procesos estratégicos
Inicio de mejoras de procesos
Coordinación a través de otras interfaces de proceso

Gestor de procesos

Los gestores de procesos son responsables de la ejecución operativa del proceso y aseguran su implementación en base a la orientación estratégica proporcionada por el propietario del proceso.

Las responsabilidades clave incluyen:

Control de procesos operativos
Establecimiento y ejecución de procesos operativos
Modelado de procesos

Consultor de gestión de procesos

Los consultores de gestión de procesos respaldan y guían a todos los roles dentro de la gestión de procesos y, a menudo, se les solicita como asesores independientes cuando se consideran cambios significativos en BPM. Como personas externas, pueden evaluar la situación desde un punto de vista neutral y ayudar a la empresa a desarrollar e introducir elementos metodológicos de BPM, como el análisis o la optimización de procesos.

Análisis y diseño de metodologías de BPM para procesos específicos y para toda la empresa
Análisis y optimización de procesos de apoyo
Identificar debilidades y desarrollar soluciones

Participante del proceso

Los participantes del proceso ejecutan cada paso del proceso y garantizan un rendimiento orientado a los objetivos. Por lo tanto, necesitan una comprensión básica de la gestión de procesos y deben estar familiarizados con los requisitos específicos de la ejecución de procesos en su negocio operativo del día a día.

Algunas responsabilidades clave son:

Contribuir al diseño de los procesos
Implementación de los requisitos del cliente en la ejecución del proceso
Medición del desempeño del proceso

Controlador de procesos

Los controladores de procesos respaldan todos los roles de liderazgo en la gestión de procesos y ayudan a controlar los procesos orientados a objetivos en relación con los requisitos operativos y estratégicos.

Ellos están involucrados en tareas tales como:

Modelado de procesos de liderazgo
Presentar métricas relevantes y definir objetivos de proceso
Establecimiento de un sistema de informes de procesos

Auditor de procesos

Los auditores de procesos aseguran la correcta ejecución de los procesos y el cumplimiento de todos los requisitos de proceso establecidos e identifican las debilidades en la ejecución. Esto promueve la ejecución del proceso conforme, incluso desde una perspectiva legal.

Algunas responsabilidades clave incluyen:

Garantizar el cumplimiento y la transparencia de los requisitos
Revisar todas las descripciones y la documentación del proceso
Analizar e implementar mejoras en la ejecución de procesos

La sinergia de los roles de proceso y la Matriz RACI

La Matriz RACI es un método probado para especificar y visualizar aún más los roles y responsabilidades en la gestión de procesos. Le permite definir, para cada tarea en el proceso, quién es responsable de realizar la tarea (R), quién es responsable (A), quién necesita ser consultado (C) y quién debe ser informado (I). Al vincular los roles de proceso a la matriz RACI, crea una vista holística de su gestión de procesos. Los roles de proceso definen responsabilidades generales e interdepartamentales, mientras que la matriz RACI permite la asignación detallada de roles a tareas específicas dentro de los subprocesos. Juntos proporcionan una solución integral para mejorar el trabajo en equipo y la coordinación.

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