Cómo la gestión de procesos impulsa la transformación digital en las empresas

En la era de la digitalización, las empresas se enfrentan al desafío de reinventar los procesos comerciales tradicionales de manera innovadora. Sin embargo, esta transformación requiere algo más que la implementación de nuevas herramientas digitales. A través del análisis sistemático, el rediseño y la automatización de los flujos de trabajo, la gestión de procesos allana el camino para una integración perfecta de las tecnologías modernas, impulsando así la transformación digital.

Las empresas en la era de la digitalización

Industria 4.0, automatización robótica de procesos, blockchain, ciencia de datos, inteligencia artificial: las posibilidades de la digitalización son prácticamente ilimitadas, especialmente para la economía. Las empresas exitosas se han dado cuenta de que mantener la competitividad requiere una transformación digital, independientemente del tamaño de la empresa y del sector: porque lo que funcionó en el pasado ya no es suficiente para mantenerse al día con la competencia actual. Todo sucede más rápido, las demandas de los clientes y del mercado son cada vez más complejas y la eficiencia es más importante que nunca. La pandemia de COVID-19 ha acelerado este cambio, obligando a las empresas a impulsar la digitalización aún más rápido.

¿Qué significa digitalización y cuál es la diferencia con la transformación digital?

Digitalización: una palabra de moda con la que probablemente se habrá topado varias veces en su vida profesional. Pero ¿qué significa realmente? ¿Y qué importancia tiene para las empresas? A continuación se ofrece una breve explicación: La digitalización se refiere al proceso de convertir información, procesos, métodos de trabajo y modelos de negocio físicos o analógicos a formatos y tecnologías digitales. A menudo, los términos transformación digital y digitalización se utilizan indistintamente en el lenguaje cotidiano. Sin embargo, la transformación digital va más allá de la simple digitalización de información, datos y procesos analógicos. Describe un cambio profundo y estratégico que experimentan las empresas mediante el uso de tecnologías digitales y nuevos modelos de negocio para adaptarse a los desafíos de la era digital. La transformación digital no sólo afecta a nivel tecnológico, sino también a la cultura de la empresa, a los métodos de trabajo y a la orientación al cliente. Abarca a toda la empresa, con el objetivo de prepararla para el futuro y desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento.

Digitalización y gestión de procesos: ¿cómo encajan?

Antes de que las empresas puedan embarcarse en la digitalización de sus procesos de negocio, primero debe existir un requisito previo fundamental: una gestión de procesos que funcione bien. Sin una base sólida, la forma de trabajar electrónica y sin papel no puede tener éxito. Al mismo tiempo, es cierto que digitalizar o incluso automatizar un proceso analógico mal diseñado no hace que el proceso sea inherentemente significativo. Por lo tanto, vale la pena examinar y revisar críticamente los propios procesos de antemano. La digitalización de los procesos de negocio implica algo más que simplemente transferirlos a un sistema informático; también implica un cambio en los métodos de trabajo. Los procesos no deberían convertirse simplemente en reliquias olvidadas, sino que los empleados deben aceptarlos y vivirlos. Si la digitalización de los flujos de trabajo operativos tiene éxito, las empresas se beneficiarán de varias maneras:

Mayor agilidad
La transformación digital exige agilidad y una capacidad de respuesta rápida a las condiciones cambiantes del mercado y las demandas de los clientes. Con BPM, usted establece los requisitos previos necesarios para revisar y adaptar sus procesos comerciales de manera consistente, rápida y eficiente.

Procesos optimizados y automatizados
Con BPM, las empresas pueden trazar sus procesos de principio a fin, identificando y eliminando ineficiencias, errores y redundancias en las operaciones comerciales existentes. Al mismo tiempo, se hacen visibles las tareas manuales, repetitivas y que consumen mucho tiempo: candidatas ideales para la automatización de procesos.

Decisiones basadas en datos
Los datos son el alma de cada negocio. Al utilizar una herramienta BPM avanzada, obtendrá información valiosa sobre métricas como tiempos de entrega promedio, cargas de trabajo, capacidades y costos de proceso. Estos conocimientos ayudan en la toma de decisiones estratégicas y en la formulación de la estrategia digital para las empresas.

Colaboración y comunicación mejoradas
BPM proporciona un centro central para la colaboración y comunicación entre diferentes equipos y departamentos. A través de la comprensión de los procesos entre departamentos, se pueden desmantelar los silos, promoviendo una forma de trabajo más eficiente.

Clientes satisfechos
Al apuntar a que los procesos se centren en el cliente y garantizar que se ejecuten más rápido y sin problemas para los clientes, la gestión de procesos desempeña un papel clave en la mejora de la experiencia del cliente. En consecuencia, una experiencia de cliente positiva vincula a los clientes con la empresa y promueve recomendaciones positivas.

Más oportunidades para la innovación
La gestión de procesos digitales crea espacio para la innovación, ya que libera a los empleados de tareas que consumen mucho tiempo y les proporciona más espacio para el pensamiento creativo y nuevas ideas. Las innovaciones, a su vez, crean oportunidades para el crecimiento empresarial, ya sea accediendo a nuevos mercados, introduciendo nuevos productos o desarrollando nuevos modelos de negocio.

Bueno saber!

Para una implementación exitosa, es crucial ver la digitalización de manera integral y como parte de toda la estrategia corporativa. Esto lleva a comprender que la digitalización es un tema transversal que debe ser adoptado ampliamente dentro de la empresa y no manejado únicamente por el departamento de TI. Sin embargo, el departamento de TI puede brindar apoyo en la selección de tecnologías digitales para la recopilación, el análisis y la documentación de procesos, y puede demostrar cómo se alinean con el panorama y la estrategia del sistema existente. Además, pueden asesorar sobre las posibilidades de automatización y las interfaces que deben abordarse para liberar plenamente el potencial técnico de BPM.

5 pasos para una digitalización de procesos exitosa

Una cosa está clara: la digitalización de la gestión de procesos no ocurre de la noche a la mañana; requiere numerosas consideraciones y preparativos estratégicos y operativos. El siguiente plan de cinco pasos tiene como objetivo brindarle orientación para maximizar todo el potencial de su iniciativa de digitalización:

Paso 1: Alineación estratégica

Una estrategia y una visión claras forman la base de una iniciativa de digitalización exitosa. Por lo tanto, las empresas deben definir objetivos claros de antemano y alinear sus procesos de transformación con estas metas. Al principio, debe obtener una visión general de su panorama de procesos existente y determinar lo siguiente: ¿Qué procesos empresariales tenemos y cómo están estructurados? ¿Cómo se definen y coordinan los procesos entre los diferentes departamentos y equipos? ¿Quién participa en estos procesos y cuánto tiempo llevan los pasos individuales del proceso?

Paso 2: Documentación del proceso

El siguiente paso implica documentar los procesos del estado actual con los propietarios de procesos internos o externos. A menudo, esto se hace a través de talleres moderados o entrevistas estructuradas, durante las cuales se desarrollan diversos aspectos, incluidos los pasos individuales del proceso, los empleados involucrados, los documentos y los sistemas de TI. Este proceso también incluye la captura de insumos y productos clave, así como posibles interrupciones y áreas de mejora.

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Paso 3: optimización del proceso

Tras este análisis de las debilidades de los procesos actuales, se lleva a cabo la definición de los procesos del estado deseado. Para ello, los procesos existentes se corrigen en busca de errores, ineficiencias y redundancias bajo las siguientes consideraciones: eliminación, simplificación o automatización. “¿Necesitamos siquiera el proceso o los pasos específicos del proceso? ¿Podemos simplificar el proceso o los pasos específicos del proceso? ¿Es posible automatizar (parcialmente) el proceso?” Las empresas deberían abordar estas preguntas durante la optimización de procesos y encontrar las respuestas correspondientes.

Paso 4: modelado de procesos

Posteriormente, los nuevos procesos definidos se documentan digitalmente mediante una herramienta de modelado de procesos. Toda la información relevante para el proceso, como tareas, documentos, responsabilidades y flujos de trabajo, se puede capturar digitalmente en un lugar central y se puede acceder a ella independientemente de la ubicación. La documentación de procesos se puede realizar en varios lenguajes de modelado. Las notaciones comunes incluyen BPMN 2.0 o EPK. Al representar modelos de procesos complejos utilizando el software adecuado, estos pueden visualizarse de una manera comprensible, sencilla e intuitiva para todas las partes interesadas. Esto le brinda una vista de 360 grados de sus procesos y le permite comunicarlos de manera fácil y comprensible en toda la organización.

Paso 5: Automatización de procesos

En el escenario ideal, los procesos optimizados podrían, en última instancia, automatizarse (parcialmente), lo que daría como resultado una aceleración significativa. Con la ayuda de una herramienta de automatización, transforma sus tareas manuales, en papel y repetitivas en formularios digitales, flujos de trabajo ejecutables y tareas automatizadas por bots, todo en un corto período de tiempo. Los llamados flujos de trabajo sin código y con código bajo ayudan a crear rápidamente flujos de trabajo digitales con una codificación mínima o nula. Esto permite a los usuarios no técnicos de los departamentos, que suelen estar más familiarizados con sus propios flujos de trabajo, crear y ajustar de forma flexible sus procesos sin una asistencia significativa del departamento de TI.

Dominar la digitalización de procesos: mejores prácticas del mundo empresarial

Tenga en cuenta el panorama general
La digitalización empresarial exitosa también requiere una visión holística de sus procesos corporativos. Por lo tanto, no se centre únicamente en procesos o pasos de proceso individuales, sino que considere todo el panorama del proceso, incluidas todas las dependencias e interfaces. Esta es la única manera de identificar brechas en los procesos, esfuerzos duplicados y métodos de trabajo dispares. Un mapa de procesos completo le ayuda a mantener una visión general y, al mismo tiempo, proporciona información para la estandarización y la simplificación.

Da un paso a la vez
No se sumerja de lleno en su iniciativa de digitalización. En su lugar, defina de antemano hacia dónde se dirige y cómo debería ser en el futuro la gestión de sus procesos de negocio, tanto desde una perspectiva estratégica como operativa. Es importante involucrar a todas las partes interesadas y tomadores de decisiones que participan en los procesos en la planificación e implementación de la estrategia BPM. Esto no sólo fomenta la motivación de todas las partes involucradas, sino que también le ayuda a identificar y prevenir posibles problemas con antelación. Además, se recomienda un enfoque iterativo: utilizar un método gradual, comenzando con proyectos pequeños y manejables, y expandirse gradualmente a procesos más complejos.

Involucre a sus empleados
No deje solos a sus empleados con los nuevos procesos y herramientas. Todos estos cambios pueden parecer muy intimidantes y abrumadores al principio para muchos empleados. Infórmales sobre los cambios, sus motivos y los beneficios para aliviar sus inquietudes. De esta manera, se promueve la comprensión por parte de los empleados y una mayor disposición a aceptar los cambios. Bríndeles capacitación y apoyo continuo, incluso más allá de las sesiones de capacitación iniciales. Fomente una cultura de mejora continua y anime a sus empleados a sugerir e implementar mejoras en los procesos.

Establecer responsabilidades de proceso claras
El mercado actual exige una rápida adaptabilidad por parte de las empresas. Para garantizar esto, la autoridad y las responsabilidades en la toma de decisiones también deben alinearse con los procesos y estructurarse para permitir cambios rápidos a través de caminos de decisión cortos. Por lo tanto, defina con precisión las responsabilidades de cada proceso y nombre propietarios de procesos dedicados y equipados con las habilidades digitales necesarias. Tenga en cuenta que la digitalización se produce a nivel de proceso, lo que lleva a un cambio de responsabilidades hacia los procesos y alejándose de departamentos aislados.

Esté atento a las métricas de su proceso
La implementación de la gestión de procesos es sólo el comienzo, ya que BPM no es un evento único sino un procedimiento continuo. Lo que funciona hoy puede quedar obsoleto mañana. Mida y supervise continuamente el éxito de la estrategia BPM y utilice esta información para realizar más mejoras y ajustes en sus procesos. A través de la medición y mejora continua de los procesos, su desempeño puede mantenerse consistentemente y potencialmente mejorarse (eficacia del proceso), al mismo tiempo que se reducen los costos del proceso (eficiencia del proceso). Revise periódicamente sus procesos para detectar pasos de proceso obsoletos o innecesarios.

By the way

Si bien (casi) todos los procesos empresariales pueden digitalizarse, no todos los procesos son igualmente adecuados para la digitalización. Los procesos centrales que contribuyen directamente a la creación de valor, así como los procesos administrativos y estandarizados que se repiten con frecuencia, son los más adecuados para este propósito. Estos procesos pueden tener origen en diversas áreas e incluir tareas como la digitalización de facturas, pedidos o aprobaciones.

Ahora es tu turno

Por muy diversos que sean los procesos de cada empresa, la digitalización de los flujos de trabajo existentes siempre requiere una gestión de procesos de negocio profesional y bien fundamentada. Con BIC Platform, GBTEC le proporciona la herramienta de planificación ideal para implementar eficazmente su proyecto de digitalización. El potencial de la digitalización se puede identificar y evaluar fácilmente mediante el software.

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El futuro de la digitalización: mirando hacia la bola de cristal

En un mundo cada vez más digitalizado, la competencia es más fuerte que nunca. Las empresas que no logran adaptarse a las nuevas tecnologías y a las necesidades de los clientes corren el riesgo de ser superadas por competidores más ágiles y con conocimientos digitales. Además, no se puede ignorar la creciente importancia de la inteligencia artificial (IA). Las predicciones indican que la IA se empleará en más industrias para automatizar y optimizar procesos. Los algoritmos avanzados permitirán el análisis inteligente de procesos, identificando cuellos de botella y sugiriendo soluciones óptimas. Además, las tareas rutinarias pueden automatizarse cada vez más. Sólo aquellas empresas que integren la gestión de procesos como un elemento estratégico en su agenda digital serán capaces de mantener el éxito en el mercado a largo plazo.

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Conoce al experto

Marc Stromberg

Cofundador y gerente de grandes cuentas

Marc cuenta con más de 20 años de experiencia en BPM, gestión de TI y transformación digital. Como gerente de grandes cuentas, colabora con corporaciones internacionales de todo el mundo para impulsar sus iniciativas de excelencia en procesos y transformación empresarial. Con una sólida combinación de conocimientos tecnológicos y experiencia práctica, ha liderado numerosos proyectos a nivel mundial, desde grandes empresas Fortune 500 hasta pymes, ayudándolas a optimizar procesos y alcanzar la excelencia operativa.

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