Como convencer a su CEO de implementar la gestión por procesos

Si quiere argumentar a favor de la gestión de procesos, es conveniente destacar los puntos específicos que su organización puede resolver con un software de gestión de procesos . Por ejemplo, ¿está experimentando retrasos debido a procesos no transparentes que afectan a los ingresos? ¿La empresa está perdiendo tiempo y dinero debido a errores causados por sistemas manuales? Recuerde, incluso los procesos deficientes pueden parecer normales con el tiempo, por lo que sus compañeros y superiores pueden no ver la necesidad de invertir en la gestión de procesos. El primer objetivo, por tanto, debe ser convencer a los responsables de la toma de decisiones de la importancia de la mejora de los procesos destacando claramente las ineficiencias operativas de su trabajo diario real e, idealmente, utilizando cifras concretas para mostrar cómo los procesos deficientes afectan a los empleados, por ejemplo. De este modo, no sólo se pone cara a los problemas, sino que se demuestra simbólicamente cómo toda la empresa se ve afectada, lo que puede despertar reacciones emocionales.

Decirlo directamente no suele ser buena idea. En vez de mencionar los costes de la solución de gestión de procesos desde el principio, céntrese en sus efectos positivos y, especialmente, en el ahorro potencial que su uso aportará a la empresa. Si se centra en los costes, sólo reforzará la idea de que el sistema de gestión de procesos es otro centro de gastos de TI que no aporta ningún valor añadido. Sus directivos están acostumbrados a calcular automáticamente el retorno de la inversión (ROI) para cada gasto de la empresa, así que muéstreles exactamente cómo se beneficiará su negocio de la inversión: ¿Cuáles son los costes asociados a los pedidos incorrectos, los retrasos en los pagos y las facturas erróneas? ¿Cuántas horas de trabajo podría ahorrar el software de gestión de procesos? ¿Qué tareas manuales rutinarias podrían llevarse a cabo mediante una simple automatización? Una vez que haya destacado estos beneficios, debería ser fácil justificar el coste del software. Si dispone de todos los datos necesarios, también puede calcular cuándo alcanzará la empresa el retorno de la inversión, ofreciéndole a sus directivos otro punto de referencia y poniéndoles un objetivo concreto.

Conozca más sobre las ventajas de la gestión de procesos aqui

Eche un vistazo a cómo otras empresas de su sector han usado con éxito la gestión por procesos. En las "historias de éxito" del Infohub de GBTEC, le ofrecemos una visión profunda de la diversidad de nuestros proyectos para que pueda ver con sus propios ojos los logros de nuestros clientes: ¿A qué retos se enfrentaron otras empresas? ¿En qué medida la gestión por procesos ha ayudado a superarlos? ¿Con qué rapidez fueron capaces de aumentar la productividad a través de la gestión por procesos? Descubra cómo otras compañías de su sector han establecido una gestión eficiente de los procesos y la calidad y qué beneficios concretos han obtenido. Si su sector no está representado, observe el panorama general: ¿Qué empresa tenía una situación de partida similar a la suya? Por ejemplo, si se trata de una organización con múltiples sedes en todo el mundo, fíjese en cómo otras empresas globales han implantado con éxito una herramienta de gestión de procesos centralizada a pesar de tener diferentes idiomas. No importa en qué negocio se encuentre o cuáles sean sus objetivos con la gestión por procesos siempre encontrará a alguien que ya ha hecho el camino. Comparta este caso de éxito con sus directivos y utilice los ejemplos de otros para ilustrar cómo la gestión por procesos puede apoyar las iniciativas digitales en su em­presa.

Explicar la gestión por procesos sólo en teoría no servirá de nada. Programe una reunión con sus directivos o solicite tiempo en la próxima reunión del consejo de administración e impresione a los ejecutivos con una breve demostración del software de gestión de procesos que ha elegido. La demo debe ser breve y sencilla e incluir una presentación atractiva. En ella, destaque las ventajas y características de la herramienta sin exagerar con la tecnología. Céntrese en las características que crea que más impresionarán a sus supe­riores, en lugar de mostrar complicados trucos informáticos. Muestre aquellos procesos en los que sus directivos se encuentren directamente involucrados, para que, por ejemplo, puedan ver inmediatamente cómo el software aligera su carga de trabajo. Esta experiencia interactiva puede evocar una sensación de "guau" al visua­lizar el valor y los beneficios de la gestión de procesos a un nivel emocional. De esta manera estará en el buen camino para lograr su objetivo.

Si ha seguido los consejos anteriores, su CEO ya debería estar más abierto a la idea de considerar la aplicación de un software de gestión de procesos para gestionar los procesos de su empresa. Como última recomendación, debería tener en cuen­ ta que a los ejecutivos siempre les interesan los hechos (además de los costes), así que es mejor proporcionarlos de inmediato. Ofrézcales un calendario paso a paso de cuánto tiempo se estima que durará la implantación de un sistema de gestión de procesos. Por ejemplo, en cada fase de la implantación, registre cuánto tiempo se necesitará para introducir y formar a los empleados, quién o quienes les apoyarán y si puede haber interrupciones durante la implantación. Cuantos más detalles revele, mejor. Si comunica un objetivo claro, el camino para llegar a él y mantiene la perspectiva del éxito potencial al final de la implantación de la gestión de procesos, es mucho más probable que consiga el apoyo de sus directivos. Si quiere ser aún más convincente, muestre el trabajo diario con la gestión de procesos al final del plan, explicando cómo cambiará positivamente las tareas del responsable de RRHH o del departamento de marketing, por ejemplo.