BPMN - El estándar para el Modelado de Procesos de Negocios

Business Process Model and Notation (BPMN) es un lenguaje de modelado de uso internacional para el modelado de procesos de negocio. Se utiliza para la representación gráfica de los flujos de trabajo y sus interacciones entre sí.

Aumente su eficiencia mediante el uso específico de los modelos de BPMN

BPMN es una notación gráfica para el modelado de procesos y la descripción de procesos de negocio en un diagrama de procesos de negocio (BPD). Como componente central de BPM, permite a las organizaciones, independientemente del tamaño de la empresa o la industria, visualizar y optimizar sus procesos de negocio. Mediante el uso de este lenguaje de modelado, los pasos de trabajo se representan de forma consistente y, por lo tanto, fácilmente comprensible para todos los participantes en el proceso. Por lo tanto, la comunicación de los procesos se simplifica en toda la organización. El BPMN fue desarrollado en 2001. En el curso de numerosas revisiones, el Grupo de Gestión de Objetos® (OMG) publicó BPMN 2.0 en 2010. El metamodelo también contiene una semántica de ejecución que puede ser usada para la automatización técnica usando un motor de procesos.

Con el apoyo de un software profesional, la "Notación para el Modelado de Procesos de Negocio" crea un considerable valor añadido para las organizaciones. BPMN 2.0. también se ha establecido como un estándar de gestión de calidad en Europa (ISO/IEC 19510:2013).

¿Cómo ayuda BPMN a los procesos de negocio?

El modelado de los procesos en BPMN permite la representación eficiente de los procesos de negocio. Si quiere crear un diagrama en BPMN, primero tiene que crear una piscina, que puede dividir en varios carriles. También es posible modelar múltiples piscinas, dependiendo del tipo de diagrama seleccionado. El modelado de procesos siempre comienza con al menos un evento de inicio y termina con uno o más eventos finales. El proceso creado en el ínterin consiste en eventos, actividades, compuertas y, si es necesario, artefactos adicionales. Las reglas de modelado específicas aseguran el uso correcto de los elementos y la documentación uniforme de los procesos. Con la herramienta de modelado intuitiva, BIC Process Design, también puede utilizar otros lenguajes de modelado como DMN (Decision Model and Notation), diagrama de cadena de valor o CPE (Cadena de procesos impulsados por eventos) para construir su mapa de procesos.

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Con BPMN obtiene varias ventajas

Visualice claramente sus procesos empresariales de manera comprensible
Logre una visualización clara y uniforme de sus procesos empresariales mediante el uso de símbolos y notaciones estandarizados. Esto facilita la comprensión y la navegación fluida del flujo del proceso para todos los involucrados.

Logre una comunicación más efectiva entre las partes interesadas
Mejore significativamente la comunicación entre las diversas partes interesadas. Este estándar ampliamente adoptado es adecuado tanto para dominios de TI como empresariales, fomentando una comprensión compartida.

Identifique cuellos de botella y mejoras potenciales
BPMN le permite identificar fácilmente los cuellos de botella y las partes ineficientes del proceso. Al analizar el flujo del proceso, puede identificar mejoras potenciales y tomar medidas para aumentar la eficiencia y reducir costes al mismo tiempo.

Abra el camino para la automatización de procesos
BPMN sirve como base para la automatización de procesos, ya que los procesos modelados pueden integrarse fácilmente en sistemas de gestión de flujos de trabajo.

Cree documentación estandarizada y gestione el conocimiento
Al usar BPMN, documenta y gestionasus procesos empresariales de manera estandarizada. Esto facilita la gestión del conocimiento y la capacitación de nuevos empleados, ya que toda la información relevante está disponible en un formato uniforme.

Mejore la gestión de cumplimiento y riesgos
BPMN le ayuda a comprender y gestionar mejor los requisitos de cumplimiento y los riesgos asociados con los procesos empresariales. La presentación clara de los procesos garantiza que se cumplan todas las regulaciones y se identifiquen posibles riesgos a tiempo.

Diseñe su proceso en BPMN utilizando una amplia gama de símbolos

Para modelar los procesos en la notación BPMN 2.0, BIC Process Design proporciona una variedad de elementos. Así puede modelar fácil e intuitivamente los procesos de su empresa e impulsar la transformación digital.

Eventos

Los eventos son estados que nos indican que en el proceso de negocio algo importante ha ocurrido. En BPMN 2.0, los eventos pueden iniciar un proceso, ser provocados durante el proceso o terminar un proceso. Los eventos que han ocurrido son condiciones generadas por una causa externa. Estos pueden ser eventos de inicio o intermedios. Los eventos desencadenados son condiciones generadas por el propio proceso y pueden ser eventos intermedios o finales.

Evento de inicio
El evento de inicio desencadena el flujo de secuencia de un proceso.

Evento intermedio
Un evento intermedio interrumpe temporalmente el flujo de secuencia del proceso.

Evento final
El evento final finaliza el flujo de secuencia del proceso.

Actividades

Las actividades se utilizan para representar los pasos individuales del proceso en los diagramas de BPMN 2.0.

Actividad
Una actividad representa un paso de trabajo y se formula en presente.

Subproceso
Si no se quiere mostrar la compleja secuencia de una actividad directamente en un diagrama, se puede evitar utilizando un subproceso. Un subproceso simboliza un diagrama de flujo que contiene una descripción de las actividades complejas en el siguiente nivel.

Compuertas

Por regla general, los procesos no siempre son lineales, sino que consisten en divisiones y fusiones. Estos se representan en el flujo de secuencia de un modelo por medio de compuertas de enlace o gateways.

Compuertas exclusivas
Las compuertas exclusivas se utilizan cuando puede darse exactamente una condición ("una cosa o la otra"). Al fusionarse de nuevo, sólo puede darse una ruta de proceso entrante.

Compuertas paralelas
En las compuertas paralelas, todas las rutas de proceso de salida deben ser seguidas ("y"). El flujo del proceso sólo puede continuar cuando todas las vías de entrada se hayan cumplido durante la fusión.

Compuertas inclusivas
Las compuertas inclusivas se utilizan cuando se pueden seguir una o más rutas de proceso ("y/o"; combinaciones de rutas). Al fusionarse, debe esperarse a cumplir todas las rutas previamente activadas.

Compuertas basadas en eventos
En las compuertas basadas en eventos, se sigue el flujo de un proceso cuyo evento ocurre primero.

Conectores

Todos los elementos de flujo utilizados en un proceso BPMN están conectados a través de los llamados flujos de secuencia.

Flujos de secuencia
Los flujos de secuencia conectan las actividades, eventos y compuertas de un proceso entre sí y así ilustran la secuencia lógica temporal del proceso.

Flujos de mensajes
Los flujos de mensajes representan el intercambio de información con los participantes externos del proceso. Se desencadenan por actividades y pueden unirse a otras actividades, pools o eventos de noticias.

Piscinas y carriles

Los pasos individuales de un proceso son llevados a cabo por los participantes en el mismo. En BIC Process Design estos están representados como unidades organizativas, roles, sistemas y servicios de TI. En BPMN 2.0, se utilizan piscinas y carriles para representar a los diferentes participantes del proceso.

Piscinas
Las piscinas representan a uno de los participantes en el proceso, que se encarga de coordinar el proceso dentro de dicha piscina.

Carriles
Los carriles representan a los participantes en el proceso, pueden ser unidades organizativas o funciones. Una vez que la piscina ha sido definida, las tareas individuales de los participantes del proceso se modelan entonces dentro del carril correspondiente.

Artefactos

Para que el diseño de sus procesos de negocio en BPMN sea aún más claro, existen artefactos adicionales que forman parte del estándar BIC para modeladores.

Objetos de datos
Muchos procesos incluyen pasos de proceso que contienen el uso o la creación de documentos o datos. Estos están representados por los objetos de datos.

Anotaciones
Todos los elementos de BPMN pueden ser provistos de una anotación para obtener una mejor comprensión del modelo de proceso. La anotación se coloca directamente en el proceso.

Grupos
El grupo es un elemento visual que combina objetos que están relacionados. Esto ayuda a entender mejor el modelo, sin afectar al flujo del proceso.

Roles
Un rol en la gestión de procesos es una representación de puestos o una combinación de las mismas áreas de operaciones. Los participantes en los procesos, adicionalmente a los ya modelados en los carriles, pueden ser representados como roles.

Aplicaciones
Las aplicaciones representan sistemas informáticos que son relevantes para la ejecución de los pasos del proceso. Muestran explícitamente qué sistemas de TI se utilizan para apoyar el trabajo manual.

Normas
Las normas representan los requisitos para la ejecución del proceso. Pueden ser directrices específicas de la empresa o normas oficiales internacionales.

Riesgos
Los riesgos son peligros que pueden ocurrir en el curso de la ejecución del proceso. Se utilizan en el modelado de BPMN para apoyar la gestión de riesgos orientada a los procesos.

Controles
Los controles son actividades de reglamentación que tienen por objeto reducir al mínimo los riesgos. Se utilizan en el modelado de BPMN para apoyar los sistemas de control interno.

Información adicional

Solicite su póster de BPMN 2.0 y tendrá todos los símbolos a la vista para siempre. Defina las especificaciones correctas desde el principio y construya un mapa de procesos estructurado.

Consejos

Poster BPMN 2.0

Todo el modelado de procesos con BPMN 2.0 resumido en un poster.

Consejos

Convenciones de BPMN 2.0

Aprenda más sobre todos los elementos y reglas de modelado en BPMN 2.0.

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¿Para qué áreas de negocio es adecuado BPMN?

BPMN es una notación universal que se utiliza en diversas áreas de negocio para aprovechar el potencial de optimización y automatizar procesos, tales como:

Finanzas: en el departamento de finanzas, los procesos complejos como facturación, presupuestación e informes financieros se llevan a cabo a menudo en interacción con sistemas de TI y empleados. BPMN te permite representar estos procesos de manera transparente para identificar cuellos de botella, optimizar procesos y hacer que los sistemas de TI sean más eficientes.

Logística: optimizar las cadenas de suministro y los procesos logísticos es crucial para que las empresas reduzcan costos y acorten los tiempos de entrega. Utiliza diagramas de procesos para visualizar y optimizar el flujo de bienes e información a lo largo de toda la cadena de suministro.

Marketing y ventas: aumentar las ventas y la automatización del marketing está cambiando rápidamente la forma en que los empleados trabajan. La visualización de procesos permite una mejor adaptación y planificación y forma una base sólida para las decisiones.

Departamento de RRHH: el departamento de recursos humanos es responsable de gestionar los datos de los empleados, los procesos de contratación y los programas de capacitación. Con BPMN puedes registrar y optimizar estos procesos de manera estandarizada para aumentar la satisfacción de los empleados y mejorar la administración del personal.

TI: el departamento de TI tiene un papel clave en la implementación y el soporte de sistemas y aplicaciones de TI. BPMN proporciona una forma eficiente de visualizar y mejorar los flujos de procesos de TI, mejorando la calidad y eficiencia del servicio.

BPMN ayuda a las empresas a mejorar los procesos, reducir costes y aumentar la eficiencia al proporcionar un método claro y coherente para modelar y analizar los procesos empresariales.

Tipos de diagramas disponibles al modelar con BPMN 2.0

BPMN representa procesos complejos y aborda sus puntos débiles. Los diagramas gráficos de procesos fomentan una mayor comunicación entre los distintos equipos. De este modo, se puede obtener una imagen clara de cómo funciona un proceso empresarial complejo de principio a fin, optimizar los procesos, mejorar su eficiencia y, al mismo tiempo, reducir el tiempo que los empleados dedican a tareas repetitivas y a cometer errores.

Diagrama de colaboración:
El diagrama de colaboración amplía el alcance del diagrama de proceso y permite así el diseño de dos o más piscinas. De esta manera, se puede modelar la interacción entre los diferentes participantes del proceso y la secuencia cronológica de sus fases de trabajo, así como los flujos de mensajes.

Diagrama de proceso:
El diagrama de proceso representa un flujo secuencial en una sola piscina.
Diagrama de conversación:
El diagrama de conversación se utiliza para describir los flujos de mensajes y para representar los procesos de comunicación.
Diagrama de coreografía:
Un diagrama de coreografía es una vista de una colaboración, en la que la secuencia de intercambio de mensajes se muestra de forma independiente sin centrarse en los procesos de los participantes individuales.

Conoce al experto

Christoph Windgassen

Director de GBTEC Academy

Christoph no es solo el director de nuestra GBTEC Academy, sino también un profesional con años de experiencia y un profundo conocimiento de todo nuestro portafolio de productos. Durante mucho tiempo, trabajó estrechamente con nuestros clientes como consultor, aportando soluciones estratégicas y operativas. Hoy, junto con su equipo, no solo imparte formaciones específicas sobre nuestros productos, sino que también ayuda a empresas y profesionales a fortalecer sus habilidades en una amplia variedad de áreas, incluso más allá de nuestras propias soluciones.

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