Öffentliche Digitalisierungseinrichtung in Katalonien spart dank Iterem und GBTEC mehr als 16.000 Arbeitsstunden ein

• Dank der BIC Platform hat Consorci AOC einen vollständigen Überblick über seine Prozesse erhalten
• Der Einsatz von Process Mining hat zu einer besseren Reaktion auf die Bürger geführt und über 16.000 Arbeitsstunden eingespart
• Die öffentliche Einrichtung hebt die überraschende Adaption an den Post-COVID-Kontext hervor, indem sie die Zeit bis zum Abschluss eines Antrags von 5 auf 3 Tage reduziert hat

GBTEC, Spezialist für Software und Dienstleistungen für die digitale Transformation in Unternehmen, hat mit einem Pilotprojekt für das Consorci Administració Oberta de Catalunya den Nutzen seiner Process Mining Lösung für öffentliche Verwaltungen demonstriert. Das Projekt wurde von dem katalanischen Unternehmen Iterem unter Verwendung der Process Mining Software von GBTEC durchgeführt.

Im September 2021 wurde die Lösung von GBTEC vom Consorci Administració Oberta de Catalunya (AOC) ausgewählt, um zu untersuchen, wie der Einsatz von Process Mining zu einer besseren Reaktion auf die Bürger führt. Das Consorci AOC ist als öffentliche Einrichtungfür die Förderung der digitalen Transformation und Interoperabilität der öffentlichen Verwaltung in Katalonien verantwortlich. Es reiht sich in das umfassende Portfolio der Nutzer von GBTEC-Lösungen ein, zudem große europäische öffentliche Einrichtungen wie das Bundesverwaltungsamt, die Hochschule für angewandte Wissenschaften München oder die Universität Hamburg gehören.

Ein kritischer Zeitpunkt für die Anwendung von Process Mining
Als sich Consorci AOC für die Lösung von GBTEC entschied, befand sich die Organisation in einer Phase der Expansion und Anpassung an den Post-COVID-Kontext. Wie Carlos Rodríguez, Leiter des Support Teams von Consorci AOC, während GBTECs Process Days erläuterte, hat sich die Tätigkeit der Organisation in nur 10 Jahren um 1.257 Prozent erhöht und die Support-Anfragen sind um mehr als 160 Prozent gestiegen. Darüber hinaus hat die Pandemie die Agentur vor eine zusätzliche Herausforderung gestellt: die allgemeine Zunahme digitaler Prozesse.

Mit BIC Process Mining erlangte AOC operative Unterstützung, um bessere Entscheidungen zu treffen, die sich auf Schlüsselprozesse konzentrieren. Dabei wurde die Transparenz der Prozesse beibehalten und das Vertrauen in diese erhöht, um die strikte Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen. Der Hauptaugenmerk lag darauf, die Zufriedenheit der Bürger zu steigern.

Schnelle Adaption durch BIC Process Mining mit bis zu 16.000 eingesparten Stunden
In nur wenigen Monaten wurde ein Lernprojekt durchgeführt, bei dem mehr als eine Million Datensätze des Ticketing-Tools von Consorci AOC analysiert wurden. Anhand dieser Informationen und dank der BIC Platform Software von GBTEC hat die Einrichtung einen vollständigen Überblick über ihre Prozesse erhalten. Dazu gehören Dashboards und Schlüsselstatistiken für deren Interpretation sowie Vergleiche nach Diensten und Service-Levels. Mit der Simulation von Änderungen kann Consorci AOC die möglichen Auswirkungen ihrer Entscheidungen datengetrieben bewerten.

Trotz der großen Komplexität der durchgeführten Arbeiten betont Carlos Rodríguez in seiner Rede auf den Process Days, dass es sich um "einen angenehmen Prozess handelte, der überhaupt nicht mühsam und sehr einfach war". Ebenso hebt der Leiter des AOC Support Teams die überraschende Anpassung der Organisation an den aktuellen Kontext hervor: Die Einrichten arbeite sogar effizienter als vor der Pandemie und die Zeit bis zum Abschluss eines Antrags habe sich von fünf auf drei Tage reduziert. Highlight des Projektes ist für Rodríguez die Einsparung von mehr als 16.000 Stunden an Bearbeitungszeit durch eine einfache Änderung eines Prozesses, die AOC mit der Process Mining Lösung von GBTEC identifiziert hat.

Über das Consorci Administració Oberta de Catalunya
Das Consorci Administració Oberta de Catalunya (AOC Konsortium) hat seinen Ursprung im Pakt zur Förderung und Entwicklung der Informationsgesellschaft in den katalanischen öffentlichen Verwaltungen, der am 23. Juli 2001 im Parlament von Katalonien zwischen den Präsidenten aller Fraktionen, der Regierung der Generalitat de Catalunya und den durch Localret vertretenen Kommunalverwaltungen unterzeichnet wurde. Aufgabe der AOC ist es, die digitale Transformation der katalanischen Verwaltungen voranzutreiben, um eine agile, logische und kooperative Verwaltung zu fördern. Ihre Vision ist es, sicherzustellen, dass die Menschen qualitativ hochwertige öffentliche Dienstleistungen genießen und in einer offenen Gesellschaft leben.

Über Iterem
Iterem ist ein in Barcelona ansässiges Unternehmen, das darauf spezialisiert ist, Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation durch Dienstleistungen und Lösungen für das Prozessmanagement (BPM) zu begleiten. Sein Engagement: Transparenz und kontinuierliche Verbesserung, um eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Transformation zu schaffen. Mehr Informationen unter https://iterem.com/

Über die GBTEC Group
Wir bei GBTEC sind der festen Überzeugung, dass die Ausrichtung des operativen Managements auf risikobewusstes Handeln die Grundlage für eine erfolgreiche Unternehmensführung bildet. Deshalb setzen wir uns dafür ein, die relevanten Prozesse zu echten Werttreibern für unsere Kunden zu machen. Dies erreichen wir mit unserer hochmodernen BPM und GRC Suite BIC Platform, qualifizierter Beratung und einem umfangreichen Schulungsangebot. Unternehmen aller Branchen meistern mit unseren Produkten und Dienstleistungen ihre digitale Transformation, Geschäftsprozessmanagement-Initiativen und GRC Management. Unsere Teams an sechs Standorten in Europa und Australien arbeiten täglich daran, dass globale Fortune-500-Konzerne, mittelständische Unternehmen und die öffentliche Verwaltung von optimalen Prozessen und einem innovativen GRC-Management profitieren. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.gbtec.com/de/.