Eine Einführung in das Thema Workflow Management

In Zeiten von komplexen Geschäftsprozessen, einer intensiven Arbeitsteilung über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg und der Notwendigkeit, Arbeitsabläufe konstant an sich ändernde Marktanforderungen und Kundenwünsche anzupassen, nimmt das Thema Workflow Management einen immer größeren Stellenwert ein. Prozesse möglichst einfach zu halten, diese zu standardisieren, Optimierungspotentiale zu erkennen und Arbeitsschritte zu automatisieren entscheidet heute oftmals über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens.

Was versteht man unter Workflows und Workflow Management?

Den Terminus "Workflow" hat sicherlich jeder schon einmal gehört und eventuell auch schon selbst benutzt. Aber was verbirgt sich eigentlich genau dahinter und wo liegt der Unterschied zu artverwandten Begriffen wie beispielsweise "Prozess"? Wir klären auf!

Definition Workflows
Der Begriff „Workflow“ beschreibt einen Arbeitsablauf, der aus mehreren einzelnen und oftmals wiederholbaren Tätigkeiten besteht, die in ihrer Gesamtheit einen Geschäftsprozess darstellen. Die unterschiedlichen Tätigkeiten hängen dabei sowohl zeitlich als auch logisch miteinander zusammen und verfolgen die Erreichung eines vorgegebenen Ziels. Dabei müssen die einzelnen Schritte nicht zwangsläufig nacheinander erfolgen, sondern können auch parallel bearbeitet werden. Workflows enthalten immer ein oder mehrere Start- und Endereignisse, die den Arbeitsablauf in Gang setzen bzw. zu Ende führen. Häufig sind sie arbeitsteilig, sodass die einzelnen Tätigkeiten von unterschiedlichen Personen oder Teams ausgeführt werden.

Definition Workflow Management
Das Workflow Management beschäftigt sich mit der zielgerichteten Koordination von Arbeitsabläufen. Aufgrund der hohen Arbeitsteilung und Komplexität von Workflows, ist es für Unternehmen in den letzten Jahren zur wichtigen Management-Aufgabe geworden. Laut allgemein gültiger Definitionen umfasst das Workflow Management die Modellierung, Simulation, Steuerung, Protokollierung und Analyse von Workflows. Dazu definieren die Entscheidungsträger eines Unternehmens bestimmte Regeln, wie die einzelnen Abläufe zu erfolgen haben, legen Verantwortlichkeiten fest und weisen arbeitsteilige Aufgaben zu. Zudem wird im Rahmen des Workflow Managements festgelegt, welches Ereignis einen Vorgang startet und wann ein Vorgang als beendet gilt.

Ziele des Workflow Managements
Die Bearbeitung von Rechnungen oder aber die Genehmigung von Urlaubsanträgen sind allgemein geläufige Workflows. Ziel des Workflow Managements ist die Koordination der meist großen Anzahl von Bearbeitern und Teams, die räumlich verteilt mit der Bearbeitung der einzelnen Arbeitsschritte beschäftigt sind, sowie die Kontrolle des Prozessverlaufs. Dieser soll möglichst effizient geplant werden, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten und Fehler während der Durchführung zu vermeiden. Während ein Workflow ein bestimmtes Ergebnis zum Ziel hat (z.B. die Bearbeitung einer Rechnung), soll das Workflow Management zu besseren Ergebnissen mit Blick auf bestimmte Ziele (z.B. die Erreichung einer bestimmten Durchlaufgeschwindigkeit) führen.

Was unterscheidet Workflow Management von Business Process Management?

Eng verwandt mit dem Workflow Management ist das Business Process Management (BPM). BPM befasst sich mit der kontinuierlichen Analyse und Optimierung der gesamten Unternehmensprozesse und ist demnach eher auf der fachlich-konzeptionellen Management-Ebene angesiedelt. In gewisser Weise bilden die Ergebnisse des Prozessmanagements die Basis für die Aufgaben des Workflow Managements, welches die operative Ebene darstellt und folglich über einen etwas kleineren Fokus verfügt: Hierbei werden die einzelnen Arbeitsschritte der Unternehmensprozesse im Detail analysiert und optimiert und weniger in ein großes Ganzes eingeordnet. Workflow Management kann daher als ein Teil von Business Process Management angesehen werden.

Was ist ein Workflow Management System?

Ein Workflow Management System ist eine Software für das Management von Workflows und die Ausführung der modellierten Prozessabläufe. Ein solches System besteht meist aus den folgenden drei Komponenten:

1. Design
Eine wichtige Komponente eines Workflow Management Systems ist die Modellierung der Geschäftsprozesse. Hierbei wird der geplante Ablauf durch die Aneinanderreihung von Arbeitsschritten festgelegt, mit Regeln verknüpft und einer zuständigen und berechtigten Person, Rolle oder einem Team zugewiesen. Zusätzlich werden die für die Ausführung der Arbeitsschritte relevanten Dokumente und IT Systeme definiert.

2. Execution
Eine weitere Komponente ist die Ausführung der modellierten Abläufe durch eine sogenannte Workflow-Engine. Gemäß den vorab erstellten Regeln und Reihenfolgen, werden einzelne Aufgaben, Dokumente und Informationen von einem Prozessteilnehmer zum nächsten weitergegeben. Die Workflow-Engine überwacht dabei die Einhaltung der einzelnen Prozessschritte und stößt nach deren Fertigstellung neue Arbeitsschritte an.

3. Monitoring
Schließlich umfasst eine Workflow Software noch eine Monitoring-Komponente. Mit dieser können umfangreiche Analysen und Vergleiche zu den einzelnen Vorgängen der jeweiligen Workflows erstellt und Verbesserungspotentiale identifiziert werden. Diese dienen anschließend als Basis für die Optimierung des ursprünglichen Prozessmodells, der dem Team (nach erfolgter Anpassung) direkt den neuen, verbesserten Arbeitsablauf vorgibt.

Was sind die Vorteile eines Workflow Management Systems?

Ein Workflow Management System strebt die Verbesserung der Prozessqualität an, was sich unter anderem in verkürzten Durchlaufzeiten, reduzierten Kosten sowie einer erhöhten Transparenz während der Bearbeitung der Unternehmensprozesse bemerkbar macht. Zwar erfordert das Workflow Management nicht zwangsläufig den Einsatz einer Software, jedoch hilft eine IT-gestützte Prozessautomatisierung dabei, die Koordination von (komplexen) Arbeitsaufgaben zentral zu steuern, einzelne Prozesse damit zu standardisieren und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren. Insbesondere dort, wo viele Personen zusammenarbeiten, sorgt ein Workflow Management Tool für die korrekte Einhaltung von Unternehmensprozessen und steigert die Effizienz jener Prozessabläufe.
Alles in allem trägt eine Workflow Management Plattform zu einem besseren Verständnis bei, wie die täglichen Aufgaben im Unternehmen organisiert werden und an welchen Stellen einzelne Arbeitsabläufe verbesserungsbedürftig sind. Genau das macht Workflow Management zu einer umfassenden Management-Disziplin: Denn bei der Prozessoptimierung geht es nicht allein darum, eine bestimmte Software zu konfigurieren und Prozessabläufe zu modellieren. Im Fokus steht vielmehr die Frage, wie Sie Ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtern und die Zusammenarbeit im Team fördern. Daher sollte Workflow Management auch nicht als einmaliges Projekt aufgesetzt, sondern als konstante Aufgabe des Managements verstanden werden.

Über welche Funktionen verfügt ein Workflow Management System?

Workflow Management Systeme gelten als universelle Software-Lösungen, die theoretisch jeden einfachen und komplexen Workflow unterstützen können. Im Allgemeinen verfügt eine solche Software über die folgenden Funktionen:

Grafische Prozessmodellierung zur Definition von Workflows. Die Abbildung der Geschäftsprozesse kann dabei in unterschiedlichen Modellierungssprachen erfolgen, wie bspw. dem weit verbreiteten Standard BPMN 2.0.
Automatisierung von Geschäftsprozessen direkt aus der fachlichen Modellierung.
Reduzierung manueller Tätigkeiten durch den Einsatz von Softwarerobotern.
Effektives Aufgabenmanagement durch systemseitig gelenkte Prozesse.
Änderungsbenachrichtigungen bei Anpassung des Workflows sowie der Zuweisung von neuen Aufgaben.
Umfassende Kollaborationsmöglichkeiten mit anderen Prozessteilnehmern.
Vollständig integriertes Dokumentenmanagement-System inklusive Daten-Import und -Export.
Individuell konfigurierbare Zugriffsberechtigungen mit unterschiedlichen Prozessansichten.
Ganzheitliche Prozesskontrolle durch umfangreiches Prozessmonitoring für eine kontinuierliche Verbesserung.
Nahtlose Integration in die Systemlandschaft sowie Integrationsmöglichkeit von Drittsystemen (bspw. ERP-Systemen).

Dieser umfassende Leistungskatalog verdeutlicht, dass es sich bei einem Workflow Management System nicht um eine triviale Software handelt, sondern um ein technologisch anspruchsvolles Tool. Die konkrete Ausgestaltung der einzelnen Funktionen variiert je nach Workflow Management Lösung und Anbieter. Beim Vergleich der unterschiedlichen Tools sollten Sie deshalb darauf achten, dass die Funktionalitäten Ihren Anwendungsfall, samt Ihren Anforderungen, optimal abdecken.

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Welche Prozesse eignen sich für ein Workflow Management System?

Grundsätzlich wird im Geschäftsprozessmanagement zwischen Standard-Workflows und nicht standardisierten Ad-hoc-Workflows unterschieden. Bei Ad-hoc-Workflows handelt es sich um situative Vorgänge (hierunter kann auch ein einmaliges Projekt fallen), die je nach Umstand und Zeitpunkt anders verlaufen. Abhängig von der jeweiligen Situation entscheidet der Mitarbeiter über die auszuführenden Aktivitäten. Daher sind der Verlauf und das Ergebnis des Workflows nicht vorhersehbar und folglich nicht durch eine Software automatisierbar.
Im Gegensatz zu solchen Ad-hoc-Workflows, unterliegen Standard-Workflows einer gewissen Regelmäßigkeit. Dazu gehören Routineaufgaben und wiederkehrende Abläufe in Geschäftsprozessen wie Bestellungen oder Antrags- und Genehmigungsverfahren. Dadurch, dass diese Art von Workflows immer nach demselben Muster und in der gleichen Reihenfolge verlaufen, ist der Vorgang vorhersehbar und planbar. Infolgedessen können Standard-Workflows automatisiert werden und sind daher ideal für das Workflow Management. Hier einige Beispiele:

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Herausforderungen
Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) charakterisiert die stetige Verbesserung der Produkt-, Service- und Prozessqualität. Eine wichtige Voraussetzung für den KVP sind definierte Geschäftsprozesse, um Verbesserungspotentiale sichtbar zu machen und Verbesserungen nicht punktuell, sondern prozessbasiert durchzuführen. Gerade in großen Unternehmen lassen sich damit große Erfolge erzielen. Nicht dokumentierte, unvollständige oder fehlerbehaftete Unternehmensprozesse erschweren hingegen den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Zudem ist der KVP ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements gemäß DIN ISO 9001. Diese Norm beruht unter anderem auf dem Grundsatz eines prozessorientierten Ansatzes. Für die Zertifizierung dieser Norm müssen Unternehmen ein prozessbasiertes Qualitätsmanagement System nachweisen, mit dem Sie eine bestimmte Qualität halten und kontinuierlich optimieren können.

Nutzen
Mit einem Workflow Management Tool modellieren Sie nicht nur Ihre Unternehmensabläufe, sondern sorgen dafür, dass sie korrekt und automatisiert ausgeführt werden. Durch die Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse, bspw. in BPMN 2.0, schaffen Sie Transparenz und erfüllen einen wichtigen Bestandteil der ISO 9001. Zeitgleich können Sie mit der Monitoring-Komponente des Tools Fehler und Schwachstellen identifizieren und auf diese Weise zu einer kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Prozessabläufe beitragen. Neben einer gesteigerten Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden, führen die Prozessverbesserungen zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.

Mitarbeiter-Onboarding

Herausforderungen
Das Onboarding ist entscheidend für Unternehmen, denn der Start eines neuen Mitarbeiters hat einen großen Einfluss auf seine weitere Entwicklung und Produktivität. Es entscheidet darüber, ob der Neuzugang sich willkommen fühlt, gerne mitarbeitet und sich gut ins Team und ins Unternehmen integriert. Bereits kurz nach der Vertragsunterschrift startet der Onboarding-Prozess. Von da an muss die Mitarbeitsausstattung rechtzeitig bestellt, der Ablauf der ersten Arbeitstage organisiert und Kontakt zu potentiellen Ansprechpartnern hergestellt werden. Neben der Personalabteilung sind die IT-Abteilung sowie diverse Fachabteilungen in die Vorbereitungen involviert. Da den Überblick zu behalten und zu koordinieren, wer an welcher Stelle aktiv werden muss, ist gar nicht so leicht.

Nutzen
Eine Workflow Management Software kann Sie bei den notwendigen Vorbereitungen und der Erfüllung der ToDo’s unterstützen. Dank des effektiven Aufgaben- und Dokumentenmanagements sowie den automatisierten Workflows weiß jeder Prozessbeteiligte, wann er wie zu einem erfolgreichen Onboarding beitragen kann. Dazu erhalten die zuständigen Nutzer automatisch Benachrichtigungen, wenn ihnen Aufgaben zugewiesen oder Änderungen vorgenommen worden sind. Sollte der Onboarding-Prozess einmal stocken, kann dank der umfassenden Monitoring-Funktionen direkt identifiziert werden, an welcher Stelle es gerade hakt.

Genehmigungs- und Freigabeprozesse

Herausforderungen
Ein weiterer typischer Use Case für den Einsatz einer Workflow Management Software sind Freigabe- bzw. Genehmigungsworkflows. Gemäß internen und externen Compliance-Regeln bedürfen unternehmenskritische Vorgänge der Genehmigung durch festgelegte Verantwortlichkeiten. Das betrifft bspw. die Freigabe von Rechnungen oder die Veröffentlichung von Pressemitteilungen im Marketing. Bei der Koordination solcher mehrstufigen Genehmigungsanträge über E-Mails allein, ist Chaos vorprogrammiert. Auch die Wahrung von Fristen ist hierbei eine große Herausforderung.

Nutzen
Mit einem Workflow Management Tool vermeiden Sie E-Mail und Ablage-Chaos. Stattdessen legen Sie direkt im Tool fest, wer welche Genehmigungsanträge stellen darf, wer der richtige Genehmiger für welchen Geschäftsprozess ist und wie der Workflow insgesamt erfolgen soll. Damit halten Sie sowohl interne Regelwerke als auch gesetzliche Regularien problemlos ein. Durch die einheitliche und transparente Dokumentation werden zudem alle relevanten Informationen für das Audit bereitgestellt. Auf der operativen Ebene führt ein Workflow Tool zu mehr Transparenz: Dank der übersichtlichen Dashboard-Ansicht sind der Bearbeitungsstand und der Prozessfortschritt der einzelnen Workflows jederzeit im Tool einsehbar.

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