Die Vorteile von Prozessmanagement: So überzeugen Sie Ihren Chef

Wenn Sie sich für Prozessmanagement stark machen möchten, ist es immer von Vorteil, konkrete Schmerzpunkte innerhalb Ihres Unternehmens herauszustellen, die sich mit einer Prozessmanagement-Software lösen lassen. Kommt es zum Beispiel aufgrund von undurchsichtigen Prozessen zu Verzögerungen, die sich negativ auf den Umsatz auswirken? Verliert Ihr Unternehmen Zeit und Geld durch Fehler, die durch manuelle Systeme entstehen? Bedenken Sie: Auch schlechte Prozesse können sich für Ihr Team mit der Zeit normal anfühlen, sodass Ihre Kollegen und Vorgesetzten möglicherweise keine Notwendigkeit sehen, in eine Prozessmanagement-Lösung zu investieren. Ihr erstes Ziel sollte daher sein, die Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen von der Wichtigkeit der Verbesserung von Geschäftsprozessen zu überzeugen. Heben Sie die betrieblichen Ineffizienzen aus Ihrem realen Arbeitsalltag deutlich hervor und zeigen Sie am besten anhand von konkreten Zahlen auf, wie sich schlechte Prozesse zum Beispiel auf einzelne Personen in Ihrem Unternehmen auswirken. So geben Sie nicht nur den Problemen ein Gesicht, sondern demonstrieren zudem symbolisch, wie das gesamte Unternehmen negativ beeinflusst wird, und können emotionale Reaktionen hervorrufen.

Mit der Tür ins Haus zu fallen, ist selten eine gute Idee. Nennen Sie die Kosten der Prozessmanagement-Lösung daher nicht direkt zu Beginn, sondern konzentrieren Sie sich lieber auf die positiven Auswirkungen und besonders die potenziellen Einsparungen, die der Einsatz von Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen mit sich bringt. Stellen Sie die Kosten in den Vordergrund, verstärken Sie nur die Idee des Prozessmanagement-Systems als weitere IT-Kostenstelle, die keinen Mehrwert liefert. Ihr Management ist daran gewöhnt, für jede Ausgabe der Firma automatisch den Return of Investment (ROI) zu berechnen – zeigen Sie daher genau auf, wie Ihr Betrieb von der Investition profitieren wird: Wie hoch sind die Kosten, die durch fehlerhafte Bestellungen, verspätete Zahlungen und falsche Rechnungen entstehen? Wie viele Mitarbeiterstunden könnte eine Prozessmanagement-Software einsparen? Wo könnten manuelle Routineaufgaben durch einfache Automatisierungen bearbeitet werden? Haben Sie diese Vorteile für Ihr Unternehmen herausgestellt, sollte es ein Leichtes sein, die Kosten für die Software zu rechtfertigen. Liegen Ihnen alle notwendigen Daten vor, können Sie zudem berechnen, wann Ihr Unternehmen den ROI erreichen wird – das gibt Ihren Vorgesetzten einen weiteren Anhaltspunkt und führt ihnen ein konkretes Ziel vor Augen.

Lesen Sie hier weitere Vorteile von Prozessmanagement

Schauen Sie sich an, wie andere Unternehmen aus Ihrer Branche mit Prozessmanagement erfolgreich sind. In den Success Stories in unserem GBTEC-Infohub geben wir Ihnen einen tiefen Einblick in die Vielfalt unserer Projekte, sodass Sie sich selbst ein Bild von unseren Kundenerfolgen machen können: Vor welchen Herausforderungen standen andere Unternehmen? Wie half ihnen Prozessmanagement dabei, diese zu meistern? Wie schnell konnten sie die Produktivität mithilfe von Geschäftsprozessmanagement steigern? Finden Sie heraus, wie andere Betriebe Ihrer Branche ein effizientes Prozess- und Qualitätsmanagement etabliert haben und welche Vorteile sich daraus konkret für sie ergeben. Sollte Ihre Branche nicht vertreten sein, werfen Sie einen Blick über den Tellerrand: Welches Unternehmen hatte eine ähnliche Ausgangssituation wie Sie zurzeit? Sind Sie beispielsweise eine Organisation mit mehreren Standorten weltweit, schauen Sie, wie andere globale Unternehmen ein zentrales Prozessmanagement-Tool trotz unterschiedlicher Sprachen erfolgreich eingeführt haben. Egal, in welchem Bereich Sie tätig sind und welche Ziele Sie mit Prozessmanagement verfolgen – Sie finden sicherlich jemanden, der Ihren Weg bereits gegangen ist. Teilen Sie diese Erfolgsgeschichte mit Ihrem Management und veranschaulichen Sie anhand von Beispielen anderer, wie das effiziente Managen von Prozessen auch Ihre digitalen Vorhaben im Unternehmen unterstützen kann.

BPM nur in der Theorie zu erklären, wird Sie nicht ans Ziel bringen. Vereinbaren Sie mit Ihrem Management einen Termin oder bitten Sie um etwas Zeit bei der nächsten Vorstandssitzung und beeindrucken Sie die Führungskräfte mit einer kurzen Vorstellung Ihrer ausgewählten Prozessmanagement-Software-Demo. Halten Sie die Demo kurz und einfach und verpacken Sie sie in eine ansprechende Präsentation. Heben Sie darin die Vorteile und Funktionen des Tools hervor, ohne es mit der Technik zu übertreiben. Konzentrieren Sie sich auf die Eigenschaften, die Ihre Vorgesetzten wahrscheinlich am meisten überzeugen, anstatt komplizierte IT-Tricks zu zeigen. Führen Sie lieber Prozesse vor, an denen das Management zum Beispiel direkt beteiligt ist, damit sie sofort sehen, wie die Software ihre Arbeitslast erleichtert. Mit diesem interaktiven Erlebnis können Sie ein „Wow“-Gefühl hervorrufen und so den Wert und Nutzen von Prozessmanagement auf der emotionalen Ebene visualisieren. Denn nur, was ihre Vorgesetzten sehen, können sie auch verstehen – und Sie sind auf dem besten Weg, eine Zustimmung für Ihr Vorhaben zu bekommen.

Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, sollte Ihr CEO bereits offener für die Idee sein, eine Prozessmanagement-Software für die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen in Betracht zu ziehen. Bedenken Sie abschließend noch, dass Führungskräfte – neben den Kosten – immer auch an Fakten interessiert sind – die sollten Sie daher im besten Fall gleich mitliefern. Legen Sie Ihren Vorgesetzten einen schrittweisen Zeitplan vor, wie lange die Implementierung eines Prozessmanagement-Systems schätzungsweise dauern wird. Halten Sie in den einzelnen Phasen der Implementierung beispielsweise fest, wie viel Zeit für die Einführung und Schulungen der Mitarbeiter benötigt wird, wer die Mitarbeiter unterstützt und ob es möglicherweise Unterbrechungen während der Implementierung geben wird. Je mehr Details Sie preisgeben, desto besser, denn wenn Sie ein klares Ziel und den Weg dorthin kommunizieren und den potenziellen Erfolg am Ende der BPM-Implementierung in Aussicht stellen, ist es viel wahrscheinlicher, die Unterstützung Ihres Managements zu erhalten. Und wenn Sie noch mehr überzeugen wollen, zeigen Sie am Ende des Zeitplans den Arbeitsalltag mit einem etablierten Prozessmanagement auf, in dem Sie erläutern, wie sich die Aufgaben zum Beispiel für den Personalleiter oder die Marketingabteilung durch Prozessoptimierung positiv verändern werden.