Eine Einführung in Robotic Process Automation

Damit ein Software-Roboter weiß, welche Prozesse er wie ausführen soll, müssen ihm im Vorfeld strukturierte Daten vorliegen. Regelbasierte und standardisierte Arbeitsabfolgen sind geeignete Prozesse für eine Automatisierung durch RPA. Sie folgen immer den gleichen Handlungsanweisungen und variieren wenig bis gar nicht. Auch Aktivitäten mit langen Laufzeiten, die von Nutzern zeitaufwendig manuell bearbeitet werden müssen und somit besonders anfällig für Fehler sind, bieten enormes Potenzial für Robotic Process Automation. Eine konkrete Reihenfolge gibt dem Roboter die jeweiligen Prozessabläufe vor. Diese werden häufig in Flussdiagrammen erstellt und dienen dem RPA-System als Vorgabe für seine Aktivitäten. Da der Software-Bot immer den gleichen Entscheidungsregeln folgt, muss in dem Flussdiagramm jeder Prozessschritt vorgegeben sein.

Liegen dem Roboter alle benötigten Informationen strukturiert vor, kann er anhand des vorher definierten Workflows agieren und die Aufgaben mit hoher Geschwindigkeit automatisiert ausführen. Fehlen einzelne Schritte oder ist die Datenlage unvollständig, kommt der digitale Roboter zu einem falschen Ergebnis. Prozesse, die sich häufig ändern oder keine klaren Entscheidungskriterien haben, eignen sich daher weniger für eine Automatisierung. Ergeben sich Änderungen an den Vorgaben von bereits festgelegten Prozessabläufen, können diese jederzeit flexibel angepasst werden.