RACI-Matrix: Aufgaben und Zuständigkeiten klar definieren

Stehen Sie – wie viele andere Unternehmen auch - vor dem Problem, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht klar festgelegt sind? Dann kommen Ihnen die folgenden Probleme bestimmt bekannt vor: fehlende Kommunikation zwischen Abteilungen bei teamübergreifenden Aufgaben sowie unklar definierte Verantwortungen für Geschäftsprozesse oder auch Aufgaben, die langsam und fehleranfällig durchgeführt werden. Mithilfe der RACI-Matrix können Sie diesen Problemen gezielt entgegenwirken und durch die Schaffung eines systematischen Rahmens für Klarheit bei der Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben sorgen. Wir zeigen Ihnen in vier Schritten, wie Sie ein RACI-Diagramm für Ihr Unternehmen erfolgreich aufsetzen.

Was ist eine RACI-Matrix?

Die RACI-Matrix ist ein im Projektmanagement und in der Organisationsentwicklung häufig eingesetztes Werkzeug, welches Zuständigkeiten und Aufgaben innerhalb eines Projekts übersichtlich darstellt. Auch im Prozessmanagement kommt das RACI-Diagramm zum Einsatz, um die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb von Prozessen klar zu definieren. Sie hilft den beteiligten Rollen bei der Klärung von Prozessaufgaben und der Zuweisung von Aufgaben an beteiligte Mitarbeiter. Die RACI-Matrix gibt Ihnen die Antwort auf folgende Fragen:

Wer ist für eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität zuständig?
Wer trifft die finale Entscheidung und übernimmt die Verantwortung?
Welche Aufgabe erfordert eine Zusammenarbeit mit anderen Rollen/Teammitgliedern?

Wer muss über den Zwischenstand oder die Ergebnisse einer Aufgabe informiert werden?
Wer wirkt an den Aufgaben mit?
Welche Rolle hat jede Person im Prozess?

Was bedeutet RACI?

RACI ist ein Akronym und steht für die Begriffe Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert). In der RACI-Matrix dienen diese vier Attribute als Bindeglied zwischen den beteiligten Rollen und den zugewiesenen Aktivitäten.

Responsible
Eine Person mit diesem Attribut ist unmittelbar für die Durchführung einer Aufgabe verantwortlich. Sie sorgt dafür, dass das erwartete Ergebnis erreicht wird. Unter Umständen führt diese Rolle eine Aufgabe nicht (komplett) selbst aus, sondern stößt sie lediglich an und delegiert sie an andere Mitarbeiter. In seltenen Fällen wird der Status vergeben, wenn jemand die disziplinarische Verantwortung für andere Teammitglieder trägt. Die Durchführung könnte in diesem Fall per Anweisung angeordnet werden.

Accountable
Im Gegensatz zu der verantwortlichen Person führt die rechenschaftspflichtige Person die Aufgaben nicht selbst durch, sondern sie sorgt dafür, dass das Ergebnis den Erwartungen und Anforderungen des Qualitätsmanagements entspricht. Aus diesem Grund stellt diese Person die erforderlichen Ressourcen zur Erreichung der Qualitätsziele bereit, prüft und genehmigt die Aktivitäten oder gibt Prozesse nach deren Fertigstellung frei.

Consulted
Rollen mit dem Status „Consulted“ überprüfen und zeichnen die Arbeit ab, bevor sie übergeben wird. Diese Personen werden konsultiert, um ihre Meinung oder Unterstützung einzubringen, bevor Aktivitäten umgesetzt werden. Sie verfügen über fachliche Expertise, die zur Erreichung eines bestimmten Ergebnisses oder Fertigstellung einer Aufgabe relevant sind.

Informed
Die informierte Person wird über den Fortschritt und Abschluss einer Tätigkeit informiert. Dies kann auf zwei Wegen geschehen: Entweder besteht eine Informationspflicht (Bringschuld, bei der andere Teammitglieder die Person regelmäßig über den Fortschritt informieren müssen) oder ein Informationsrecht (Holschuld, bei der die Person Informationen aktiv von anderen Personen einholen muss). In manchen Fällen ist diese Person an keinem anderen Aspekt des Arbeitsergebnisses beteiligt.

Wichtig zu wissen ist, dass keine Allgemeingültigkeit bezüglich der Rollenbezeichnungen besteht. Daher sollten alle Beteiligten zu Beginn eines Projekts mit den Aufgaben, Rechten und Pflichten der einzelnen Rollen vertraut sein, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten, Missverständnisse zu minimieren sowie die Effizienz der Prozessarbeit zu steigern.

Beispiel RACI-Matrix

Angenommen, es soll für neue Kollegen ein Onboarding durchgeführt werden. Daraus ergeben sich verschiedene Teilaktivitäten, die aus dem Onboarding-Prozess hervorgehen können:

Erstellung und Überprüfung von Verträgen
Erstellung eines Onboarding-Plans
Vorbereitung des Arbeitsplatzes
Einrichtung von IT-Zugängen
Vorstellung des Teams
Einführung in die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens
Durchführung von Schulungen (die für die tägliche Arbeit relevant sind)

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Personen und Abteilungen, um die reibungslose Integration neuer Mitarbeiter sicherzustellen.

Die beteiligten Personen/Abteilungen umfassen hier:

HR-Abteilung
Teamleiter
IT-Support
Abteilungsleiter
Neuer Mitarbeiter

Jeder am Prozess beteiligten Person wird eine RACI-Rolle innerhalb der einzelnen Aufgaben zugewiesen. Für die Aufgabe „Erstellung eines Onboarding-Plans“ könnte die Rollenzuordnung wie folgt aussehen:

Verantwortlich (Responsible): HR-Abteilung
Der Personalmitarbeiter ist für die Konzeption und Umsetzung des Onboarding-Plans zuständig. Diese Person erstellt den Onboarding-Plan, erarbeitet die erforderlichen Schritte und Aktivitäten in Absprache mit dem Teamleiter und stellt sicher, dass alle wichtigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

Rechenschaftspflichtig (Accountable): Teamleiter
Der Teamleiter stellt den Erfolg des Onboarding-Prozesses sicher. Er legt die Erwartungen und Ziele für den neuen Mitarbeiter fest und überprüft regelmäßig den Fortschritt während der Einarbeitung.

Konsultiert (Consulted): IT-Support
Der IT-Mitarbeiter stellt die erforderlichen IT-Ressourcen (wie etwa die Einrichtung von Benutzerkonten, E-Mail-Adressen, Zugriffsrechten etc.) bereit. Er stellt sicher, dass alle technischen Aspekte berücksichtigt werden, die für die Tätigkeit des neuen Mitarbeiters erforderlich sind.

Informiert (Informed): Abteilungsleiter
Der Abteilungsleiter wird über den Fortschritt des Onboarding-Prozesses informiert, um die Aufgaben innerhalb des Teams zu koordinieren und bei Bedarf umzuverteilen, mit dem Ziel die Arbeitslast zu verringern oder das Team effizienter aufzustellen. Er gewährleistet die reibungslose Integration des neuen Mitarbeiters in das Team.

Konsultiert (Consulted): Neuer Mitarbeiter
Der neue Mitarbeiter nimmt aktiv am Onboarding-Prozess teil. Er stellt sich dem Team vor, lernt die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens kennen und erhält Schulungen, die für seine tägliche Arbeit relevant sind. Ohne seine Mitwirkung können diese Aufgaben/Aktivitäten nicht durchgeführt werden.

Es kann Situationen oder Prozesse geben, in denen sich die Rolle einer Person ständig ändert: Die verantwortliche Person einer Aufgabe kann bei der nächsten Aufgabe beispielsweise die informierte Rolle einnehmen und in der darauffolgenden Aufgabe zur rechenschaftspflichtigen Person werden. Um die Verantwortungsbereiche innerhalb einer Aufgabe klar voneinander abzugrenzen, ist es hilfreich, die Aufgaben mit dem RACI-Diagramm nachzuvollziehen.

Die Vorteile einer RACI-Chart

Klarheit bei der Zuweisung von Verantwortlichkeiten

Vermeidung von Verantwortungslücken

Transparenz und Nachverfolgbarkeit

Verbesserte Zusammenarbeit

Konfliktprävention und -lösung

Mehr Motivation

So erstellen Sie eine RACI-Matrix in BIC Process Design

BPMN Diagramm in BIC Process Design anlegen

Schritt 1: Diagramm erstellen

Navigieren Sie im Kontextmenü zu dem Eintrag „Neues Diagramm“. Mit einem Klick auf den Eintrag öffnet sich eine Auswahl an verfügbaren Diagrammtypen. Wählen Sie „Kollaborationsdiagramm (BPMN)“ aus.
Anschließend erscheint ein Eingabedialog, in dem Sie das Diagramm benennen können.

Schritt 2: Onboarding-Prozess modellieren

Nachdem Sie einen Namen vergeben haben, öffnet sich automatisch das ausgewählte BPMN Diagramm. Platzieren Sie per Drag & Drop einen Pool aus der Symbolpalette in den Editor. Legen Sie anschließend die Lanes an, welche die am Prozess beteiligten Personen darstellen sollen. Innerhalb der Lane werden die Aufgaben/Aktivitäten der einzelnen Rollen modelliert und mit Artefakten (Datenobjekte, Normen, Applikationen, Risiken etc.) versehen.

Schritt 3: Matrixansicht öffnen

BIC Process Design generiert auf Basis eines modellierten Prozesses automatisch und ohne weitere Handgriffe eine RACI-Ansicht. Wählen Sie in der Menüleiste das Matrix-Symbol aus und Sie gelangen sofort in die automatisch generierte Matrixansicht.

In Abhängigkeit vom Prozessfluss werden alle Aktivitäten/Aufgaben entlang der Y-Achse untereinander aufgelistet. Die an den Aufgaben beteiligten Rollen werden in Spalten nebeneinander in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. In den zugehörigen Zellen wird der Typ der Verbindung (R, A, C, I) zwischen der Aktivität und der Person dargestellt.

Schritt 4: Onboarding-Prozess ausführen

Klicken Sie in der Menüleiste auf das Symbol „Prozessausführung“. Auf Basis des Prozessmodells werden die Aktivitäten, Entscheidungen und dazugehörigen Ereignisse in Form einer interaktiven Checkliste aufgeführt. Die Prozessausführungsansicht ermöglicht es, den Prozessablauf visuell zu erfassen, sodass Mitarbeiter ohne BPMN-Kenntnisse den Arbeitsablauf schnell und einfach verstehen können. Außerdem lässt sich der Prozess auf diese Weise leicht „durchspielen“ und auf Optimierungspotenziale untersuchen, noch bevor er in BIC Process Execution automatisiert wird.

Jetzt BIC Process Design kennenlernen

Mit einem Klick zur Prozessausführung

Schritt 1

Nachdem Sie den „Onboarding-Prozess“ in BIC Process Design zur Automation freigegeben haben, wird dieser direkt in BIC Process Execution angezeigt. Klicken Sie nun auf das Pluszeichen bei „Onboarding-Prozess“ und erstellen Sie einen neuen Vorgang.

Schritt 2

In BIC Process Execution wird mit dem Erstellen eines Vorgangs für jede Aufgabe ein Formular angelegt. Dieses dient Ihnen als Informationsquelle sowie Eingabemaske, um die jeweiligen Aufgaben innerhalb des Onboarding-Prozesses abzuschließen. Nachdem ein Vorgang angelegt wurde, wird jedes Teammitglied automatisch benachrichtigt, sobald eine neue Aufgabe ansteht. So wird die Kommunikation innerhalb des Teams transparent und automatisiert über das Tool gesteuert. E-Mail-Chaos, verpasste Deadlines und das mühsame Einpflegen von Aufgaben in unflexible Drittsysteme gehören damit der Vergangenheit an.

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Automatisierte Formularerstellung für einzelne Aufgaben

Über den Experten

Jan Arnhold

Associate Manager BPM Services

Jan unterstützt Kunden dabei, ihre Projekte im Prozessmanagement erfolgreich umzusetzen und nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Als Associate Manager im Bereich BPM Services kombiniert er fundiertes Fachwissen mit einem praxisnahen Ansatz, um maßgeschneiderte Lösungen für die individuellen Herausforderungen seiner Kunden zu entwickeln. Gemeinsam mit seinem Team trägt er dazu bei, dass Unternehmen ihre Effizienz steigern und nachhaltige Ergebnisse erzielen.

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Wir haben die Informationen, die Sie benötigen, um Ihr volles Prozesspotential auszuschöpfen. Werfen Sie einen Blick auf unsere Ressourcen und verbessern Sie noch heute Ihre Geschäftsleistung.

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Einfache und schnelle Aufgabenverwaltung mit BIC Process Design

Durch effiziente Workflows stellen Sie sicher, dass Aufgaben einfach verwaltet und kontrolliert werden. Zum Beispiel können dadurch Stellvertreter- oder Gruppen-Aufgaben definiert werden, sodass der Workflow durch Abwesenheiten nicht mehr unterbrochen wird.

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