Smarte Unternehmen fragen nicht nur "was", sondern auch "wie"

Qualitätsmanagement für bessere Produkte und Dienstleistungen

Mit einem Qualitätsmanagement, beispielsweise nach ISO 9001, stellen Unternehmen die Qualität ihrer Produkte und Services sicher. QM-Systeme sind in vielen Branchen etabliert und teilweise sogar verpflichtend. Daher ist es wichtig, sich von Anfang an die richtigen Fragen zu stellen. Wer nur nach dem "was" fragt, mag zwar die Zertifizierung nach der gewünschten Norm erreichen. Aber nur smarte Unternehmen, die nach dem "wie" fragen, setzen Projekte sinnvoll um.

Wie kann ich die Qualität meiner Produkte und Dienstleistungen absichern?

Wahrscheinlich stehen Sie, genau wie jedes andere QM-Team, während Ihres Projektes mindestens einmal vor dieser Frage. Natürlich können Sie die Anforderungen an das organisatorische Qualitätsmanagementsystem beispielsweise in der weltweit anerkannten Normenreihe ISO 9000 nachlesen. Denn das Ziel der Zertifizierungsnorm ISO 9001 ist so glasklar wie sinnvoll: mit dem Qualitätsmanagement überprüfen Sie die Systeme, Strukturen, Prozesse und Leistungen in Ihrer Organisation. Mithilfe eines unternehmensweiten QM-Handbuchs sowie ausführlichen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen definieren Sie die Standards, die für Ihr Unternehmen gelten sollen. Der verpflichtende Aufbau von Institutionen wie der regelmäßigen internen Kontrolle sorgt dafür, dass diese Standards auch eingehalten werden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die erwünschte Qualität seiner Produkte und Dienstleistungen erreicht.

Dennoch steht jedes Unternehmen vor seinen eigenen Fragen und Herausforderungen. Oftmals gibt es keine fest definierten Abläufe und Strukturen, auf denen eine Organisation aufbaut. Governance und Compliance Vorgaben werden nicht über das gesamte Unternehmen hinweg kommuniziert. Der Arbeitsalltag sorgt dafür, dass Anweisungen - falls sie überhaupt vorgeschrieben sind - nicht eingehalten werden. Es bleibt Ihnen daher selbst überlassen, die Stellschrauben ausfindig zu machen, mit denen Sie ein stringentes Qualitätsmanagement aufbauen und Ihr Unternehmen fit für die Zertifizierung machen.

Wie gelingt effizientes Qualitätsmanagement?

Abteilungen organisieren Ihre Aufgaben per Laufzettel. Wenn überhaupt, nutzt das Management nur rein grafische Organigramme, beispielsweise in PowerPoint. Als QM-Team pflegen Sie Ihre Kennzahlen manuell über Excel-Tabellen. So oder so ähnlich sieht der Alltag noch in vielen Unternehmen aus. Zum Glück können Sie das heutzutage effizienter realisieren, mit intelligenter QM-Software als Ersatz für halb-digitalisierte Altsysteme. Setzen Sie dafür auf datenbankgestützte Portale, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, alle relevanten Informationen und Dokumente schnell aufzufinden und alle Prozessschritte geregelt auszuführen. Automatisch erstellbare QM-Handbücher und Reports helfen dabei, das System konform mit den Managementnormen zu gestalten und Audits sicher zu bestehen.

Aber wie setzen Sie Ihr digitales QM-System sicher in einer Software auf? Als Qualitätsmanagement-Beauftragter müssen Sie alle im Unternehmen existierenden Tätigkeiten zuerst identifizieren, bevor Sie diese standardisieren können. Zudem ist es notwendig, die Schnittstellen zwischen Ihren Strukturen und Abläufen zu erkennen, um einen Überblick über die gesamte Organisation zu erlangen. Mithilfe dieser Informationen können Sie etwaige Wechselwirkungen ableiten und Potenziale zur kontinuierlichen Verbesserung identifizieren.
Zusätzlich müssen Sie das fertige QM-Handbuch und darin beschriebene Arbeitsanweisungen über die Software verständlich an die Belegschaft kommunizieren. Denn die Akzeptanz der Mitarbeiter ist der wichtigste Erfolgsfaktor, um dem eigenen Qualitätsanspruch langfristig gerecht zu werden. Insbesondere bei diesen Herausforderungen zahlt es sich aus, auf ein prozessbasiertes Qualitätsmanagementsystem zu setzen.

Die prozessbasierte QM-Software BIC Process Design ist die Antwort auf Ihre Fragen

Immer mehr Unternehmen setzen auf Prozesse als Ausgangspunkt für ihr QM. Denn fast alle Stärken und Schwächen ihrer Produkte und Dienstleistungen liegen in den Prozessen verborgen, mit denen Sie hergestellt oder geleistet wurden. Die All-in-One Software BIC Process Design berücksichtigt die Anforderungen der Normenreihe ISO 9000 und erweitert diese um die prozessbasierte Sicht. Sie können vorhandene Prozesse, Dokumente und Kennzahlen mithilfe des automatischen Modell- und Dokumentenuploads einfach in die QM-Software integrieren und harmonisieren. Legen Sie Freigaben, Verantwortlichkeiten und Gültigkeitsbereiche nachvollziehbar fest und stellen qualitätsgesicherte Inhalte zur Verfügung. Die Software unterstützt Sie zusätzlich mit automatisch generierten Reports (z. B. vollumfassendes QM-Handbuch) und Auswertungen bei der Audit-Vorbereitung sowie der Identifikation von Verbesserungspotenzialen.

Doch nicht nur Ihr Team profitiert von BIC Process Design als Qualitätsmanagement Software. Das intuitive Prozessportal dient allen Anwendern als individuelle Informationszentrale. Das System ist mehrsprachig und steht über den Browser zur Verfügung. Dies ermöglicht selbst weltweit agierenden Unternehmen qualitätsgesicherte Abläufe und die schnelle Einarbeitung. Verständliche Workflows auf Prozessbasis senken zudem die Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter. Über die Kommentarfunktion können Mitarbeiter Vorschläge zur Verbesserung von Prozessen direkt in der Software einreichen. Mit all diesen Funktionen machen Sie aus einem funktionierenden ein effizientes Qualitätsmanagement und steigern sukzessive die Qualität in Ihrer Organisation.

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Über den Experten

Gregor Greinke

CEO

Gregor, Gründer von GBTEC, ist ein führender Experte für Business Process & IT Transformation. Seit mehr als 20 Jahren prägt er die BPM-Welt entscheidend mit. Seine Leidenschaft für effiziente Prozessgestaltung entdeckte er bereits während seines Studiums der Wirtschaftsinformatik. Als Mastermind der BIC Platform entwickelt er mit dem GBTEC-Team eine umfassende Software-Suite, die den gesamten Transformationszyklus abdeckt – von intelligentem Business Process Management (iBPM) und Enterprise Architecture Management (EAM) über Digital Process Automation (DPA) und Process Mining bis hin zu Governance, Risk und Compliance (GRC).

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KOSTAL

KOSTAL baut Prozessmanagement zu weltweitem Qualitätsmanagement aus und setzt bei der Umsetzung auf den Aufbau eines Integrierten Managementsystems auf Basis der BIC BPM Suite.

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