In 5 Schritten zur Prozessoptimierung

Während der Prozessanalyse modellieren Sie Ihre Ist-Prozesse und identifizieren Schwachstellen und Verbesserungspotenziale in Ihren Geschäftsprozessen. Sie können sich mit Hilfe eines Prozessverzeichnisses einen Überblick über Ihre wiederkehrenden Prozesse verschaffen. Bei der Erstellung Ihrer Prozesslandkarte sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Zwischen welchen Prozessen und Schritten besteht eine Abhängigkeit? Welche Aktivitäten müssen hintereinandergeschaltet werden und welche können simultan ablaufen? Wo lassen sich Schwachstellen, Bottlenecks und Redundanzen identifizieren?              

Anhand der gewonnenen Ergebnisse aus der Prozessanalyse gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse möglichst so, dass sie den höchsten Outcome hervorbringen. Hierbei zu berücksichtigen sind unter anderem Indikatoren wie Durchlaufzeiten, Fehleranfälligkeiten, Prozesskosten, Bottlenecks und Qualitätsstandards.

Mit Hilfe einer grafischen Notation wie beispielsweise BPMN 2.0 lassen sich Prozesse und Workflows visuell darstellen. Durch die Abbildung Ihrer End-2-End Prozesse erlangen Sie ein besseres Verständnis für den Ablauf Ihrer Arbeitsschritte, wodurch Ineffizienzen schneller erkannt und beseitigt werden können. Um Schlüsselelemente innerhalb eines Prozessmodells darzustellen, werden bei der Prozessmodellierung eindeutige Prozessmodellierungssymbole verwendet. Spezielle Prozessmodellierungstools wie BIC Process Design vereinfachen die Dokumentation optimierter Prozesse und professionalisieren das Prozessmanagement.

Auf die Bestandsaufnahme folgt die Schaffung einer soliden Datenbasis. Hier halten Sie fest, welche Leistung der Prozess zu Beginn (Ist-Zustand) und nach der Optimierung erbracht hat. Sie optimieren Ihre Prozesse so lange, bis jeder Prozess den optimalen Zustand und die bestmögliche Leistung erreicht hat (Soll-Zustand). Zur Bewertung von Ist- und Soll-Prozessstrukturen ist es sinnvoll, KPIs wie zum Beispiel durchschnittliche Durchlaufzeiten und Prozesskosten zu berechnen. Mit der Simulationsfunktion in BIC Process Design können Sie Geschäftsvorgänge simulieren und verschiedene Varianten analysieren. Auf diese Weise wissen Sie im Voraus, welche Auswirkungen bestimmte Änderungen auf Ihre bestehenden Prozesse haben werden, ohne reale Ressourcen einzusetzen. Hierbei geht es auch um die Aufdeckung versteckter Potenziale in Ihren Worklflows und wie Sie diese in Ihre optimierten Arbeitsabläufe integrieren. 

Diese Fragen können Ihnen dabei helfen, Ihre Prozeduren kritisch zu hinterfragen:

• Wie lange dauert der Prozessdurchlauf? Ist die Zeitspanne angemessen? Ist der Prozess langsamer oder schneller als erwartet?
• Gibt es unklare oder verwirrende Prozessschritte, die dazu führen, dass Anwender bestimmte Teilaufgaben überspringen oder mangelhaft ausführen?
• Gibt es unnötige Doppellungen beim betrachteten Geschäftsablauf? 
• Tauchen Probleme bei der Fortführung des Prozesses auf? Können Beteiligte beispielsweise nicht weiterarbeiten, solange eine andere mitwirkende Person ihre Aufgaben nicht erfüllt hat?
• Kann der Arbeitsschritt unter Verwendung eines BPM-Tools automatisiert werden?

Bei der praktischen Implementierung des neuen Prozesses empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Geben Sie der Prozedur einen eindeutigen Namen.
2. Benennen Sie Verantwortliche, die im Prozess eine Rolle einnehmen.
3. Legen Sie die Ausgangssituation und gegebenenfalls das Zwischenereignis sowie das Endereignis dar.
4. Konkretisieren Sie das Ziel der Optimierung.
5. Bestimmen Sie einen Prozessverantwortlichen, der den Prozess implementiert.
6. Dokumentieren Sie, welche Ressourcen (zum Beispiel Zeit, Budget) zur Verfügung stehen.
7. Verankern Sie gegebenenfalls prozessbegleitende Dokumente wie etwa Richtlinien und Normen direkt am Prozessmodell, um diese für alle Prozessbeteiligten zugänglich zu machen.
8. Zur Kommunikation eignet sich die Einführung eines Prozessportals. Hier finden die Mitarbeiter alle Geschäftsabläufe und mitgeltenden Dokumente an einem Ort. 

Genau wie Ihr Unternehmen unterliegen auch Geschäftsprozesse einem permanenten Wandel. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist daher unerlässlich, um zukünftig neue Herausforderungen zu meistern.

• Betreiben Sie Change Management

Im Zuge der Digitalisierung ändern sich die Kundengewohnheiten genau so schnell wie die Geschäftsmodelle und Marktstrukturen. Um neuen Rahmenbedingungen gerecht zu werden, braucht Ihr Unternehmen die Fähigkeit, sich flexibel an neue Umweltsituationen anzupassen. Veränderungen werden somit zum Erfolgsfaktor und das Business Process Management zur kontinuierlichen Herausforderung. Das ist wichtig, denn wer im Wettbewerb mithalten möchte, sollte sich neuen Aufgaben nicht verschließen. 

• Verbessern Sie Prozesse iterativ

Die Implementierung eines neuen Prozesses gelingt nicht immer auf Anhieb. Für die Validierung braucht es in der Regel mehrere Durchgänge. Um zu verstehen, welche Abläufe bereits gut funktionieren und welche noch nicht ideal laufen, ist es wichtig, nach jedem Durchgang erneut Daten zu erheben. Diese Werte fließen in die nächste Schleife ein, bis der Geschäftsablauf optimal ausgesteuert ist. 

• Behalten Sie Ihre Prozesse im Auge

Da der BPM-Zyklus ein wiederkehrender Prozess ist, ist es regelmäßig notwendig, Ihre optimierten Arbeitsabläufe an neue Rahmenbedingungen anzupassen. Somit wird Ihr Soll-Prozess zu einem neuen Ist-Prozess, der den gesamten Zyklus anschließend von Neuem durchläuft. Die Abläufe sollten daher in regelmäßigen Abständen im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses überprüft werden.