In 7 Schritten zur Prozessmodellierung

Mit dem Wachstum von Unternehmen nimmt auch die Komplexität ihrer Abläufe zu. Diese steigende Komplexität kann zu Ineffizienzen, Kommunikationsproblemen und Compliance-Risiken führen. Als Prozessmanager stehen Sie vor vielen Herausforderungen, die von Silodenken bis hin zu unklaren Abläufen reichen. Hier kommt die Prozessmodellierung ins Spiel: Durch die Abbildung wichtiger Prozesse von Anfang bis Ende schaffen Sie Klarheit, erkennen Ineffizienzen, standardisieren Abläufe, verbessern die Kommunikation, gewährleisten Compliance und fördern eine kontinuierliche Verbesserung.

Was ist Prozessmodellierung?

Bei der Prozessmodellierung handelt es sich um die visuelle Darstellung von Unternehmensprozessen, bei der Schritte, Abläufe und Interaktionen abgebildet werden, um die Effizienz und Transparenz innerhalb einer Organisation zu verbessern. Durch die Abbildung von Arbeitsabläufen können Unternehmen Engpässe, Redundanzen oder Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Bei der Prozessmodellierung werden Symbole wie etwa Kreise, Rechtecke, Rauten und Pfeile verwendet, um die Abfolge von Aufgaben darzustellen. Dabei werden diese grundlegenden Fragen beantwortet:

Welche Aufgaben sind Teil des Prozesses?
Wo kommen die einzelnen Aufgaben innerhalb des Workflows vor?
Wer ist für die einzelnen Aufgaben zuständig?
Wann findet die jeweilige Aufgabe statt?
Wie sind die Aufgaben miteinander verknüpft und voneinander abhängig?

Was sind die Ziele der Prozessdarstellung?

Die Prozessmodellierung unterstützt mehrere wichtige Unternehmensziele:

1. Prozessoptimierung:
Identifizieren Sie Ineffizienzen, Engpässe und redundante Schritte innerhalb Ihrer Prozesse. Durch die Visualisierung der Prozessschritte können Sie die Abläufe verschlanken, Kosten senken und die Gesamteffizienz verbessern.

Beispiel: Durch die Prozessmodellierung decken Unternehmen häufig unnötige Genehmigungsschleifen oder Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben auf. Dadurch können sie die Arbeitsabläufe neu gestalten und so die Prozesse straffen und die Bearbeitungszeiten verkürzen.

2. Schulungen:
Prozessdiagramme dienen als effektives Schulungsinstrument für neue und bestehende Mitarbeiter, indem sie schrittweise Anweisungen für die Durchführung von Aufgaben liefern. Dies gewährleistet Konsistenz und Transparenz sowohl im Betriebsablauf als auch bei der Einarbeitung.

Beispiel: Neue Mitarbeiter können sich anhand von Prozessdiagrammen über ihre Rollen, Zuständigkeiten und die Abfolge der zu erledigenden Aufgaben informieren und auf diese Weise ihre Integration in das Unternehmen beschleunigen.

3. Standardisierung:
Durch die Prozessmodellierung fördern Unternehmen die Standardisierung, indem sie ihre Prozesse dokumentieren und allen Beteiligten zugänglich machen. Diese Klarheit stellt sicher, dass jeder seine Aufgaben auf einheitliche Weise ausführt.

Beispiel: Durch die Dokumentation und Visualisierung von Prozessen schaffen Unternehmen ein gemeinsames Verständnis der Arbeitsabläufe über Abteilungen hinweg, wodurch Missverständnisse vermieden und eine einheitliche Ausführung gewährleistet wird.

4. Einhaltung von Rechtsvorschriften:
Viele Branchen verlangen die Einhaltung spezifischer Standards und Vorschriften, wie beispielsweise der ISO 9001. Die Prozessmodellierung hilft Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften, indem Prozesse in einer standardisierten Weise dokumentiert werden.

Beispiel: Für die ISO 9001-Zertifizierung müssen Unternehmen dokumentierte Prozesse implementieren und aufrechterhalten. Die Kombination aus Prozessmodellierung und KI-Technologie zur automatisierten Erstellung von Prozessen rationalisiert diesen Dokumentationsprozess und gewährleistet die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften durch regelmäßige Audits und Updates.

5. Interne Audits:
Die Prozessdarstellung unterstützt interne Audits, indem sie einen klaren Überblick über Prozesse und Arbeitsabläufe bietet. Dies ermöglicht es Auditoren, Aktivitäten nachzuverfolgen, potenzielle Risiken oder Verstöße gegen Vorschriften zu identifizieren und Verbesserungen vorzuschlagen.

Beispiel: Während eines internen Audits nutzen Auditoren Prozessdiagramme, um zu überprüfen, ob die Abläufe korrekt befolgt werden, stellen Abweichungen fest und schlagen Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz und Compliance vor.

6. Rollenzuweisung:
Die Prozessmodellierung hilft Ihnen, mithilfe der RACI-Matrix prozessbezogenen Aufgaben Rollen zuzuweisen. So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist, und stellen sicher, dass die Verantwortungsbereiche innerhalb einer Aufgabe klar getrennt sind.

Beispiel: Durch die Integration von RACI-Diagrammen in Prozessdiagramme legen Sie genau fest, welche Teammitglieder für die Ausführung von Aufgaben verantwortlich sind, wer konsultiert oder informiert werden muss und wer die Gesamtverantwortung trägt. Diese klare Aufteilung der Zuständigkeiten minimiert Unklarheiten und gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit.

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Häufige Fehler bei der Prozessmodellierung, die es zu vermeiden gilt:

Prozessbeteiligte nicht einbeziehen: Eine erfolgreiche Prozessabbildung erfordert die Mitwirkung aller relevanten Interessengruppen. Der Ausschluss von wichtigen Teammitgliedern oder Abteilungen, die am Prozess beteiligt sind, kann zu unvollständigen oder ungenauen Prozessdarstellungen führen, die die tatsächlichen Vorgänge nicht widerspiegeln.
Prozesse nicht aktualisieren: Prozesse entwickeln sich kontinuierlich weiter, bedingt durch verschiedene Faktoren wie etwa neue Anforderungen oder Umstrukturierungen. Deshalb ist es unerlässlich, regelmäßige Aktualisierungen und Überarbeitungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse korrekt und relevant bleiben.
Nicht definieren, wo Prozesse beginnen und enden: Eine klare Definition von Anfangs- und Endpunkten in der Prozessabbildung sorgt für eine reibungslose Navigation durch den Prozessfluss, vermeidet Unklarheiten und verbessert die operative Transparenz.
Sich nicht mit dem Ist-Zustand auseinandersetzen: Es ist von entscheidender Bedeutung, den aktuellen Zustand der Prozesse zu verstehen, bevor Soll-Prozesse definiert werden. Das Abbilden optimierter Prozesse ohne dieses Verständnis kann zu ungenauen oder unrealistischen Prozessabbildungen führen.
Den Zusammenhang zwischen den Prozessschritten nicht verstehen: Jeder Schritt in einem Prozess ist miteinander verbunden. Wird der Prozessfluss nicht als Ganzes betrachtet, kann dies zu bruchstückhaften oder ineffizienten Prozessabläufen führen.

Methoden der Prozessmodellierung

Flussdiagramm

Definition: Ein Flussdiagramm ist eine visuelle Darstellung eines Prozesses, bei der standardisierte Symbole verwendet werden, um die Abfolge von Schritten, Entscheidungspunkten sowie Eingaben und Ausgaben zu veranschaulichen.
Wann zu verwenden: Flussdiagramme eignen sich am besten zur Darstellung sequentieller Prozesse mit Entscheidungspunkten. Sie sind ideal, um einfache Arbeitsabläufe zu dokumentieren und Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf die Abfolge und die Entscheidungsfindung aufzuzeigen.

Wertstromdiagramm

Definition: Wertstromdiagramme stellen den Material- und Informationsfluss dar, der erforderlich ist, um ein Produkt oder eine Dienstleistung an einen Kunden zu liefern, indem sie eine bestimmte, definierte Gruppe von Symbolen verwenden.
Wann zu verwenden: Wertstromdiagramme eignen sich ideal zur Analyse und Verbesserung von gesamten Arbeitsabläufen von Anfang bis Ende. Sie helfen bei der Identifizierung von Verschwendungen, der Rationalisierung von Prozessen und der Optimierung des gesamten Wertstroms, um die Effizienz und Kundenzufriedenheit zu verbessern.

BPMN (Business Process Model and Notation)

Definition: BPMN ist eine standardisierte Notation zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Sie verwendet spezifische Symbole zur Abbildung von Aktivitäten, Ereignissen, Gateways und Abläufen.
Wann zu verwenden: Verwenden Sie die BPMN für die detaillierte Modellierung komplexer Geschäftsprozesse. Sie bietet eine präzise und standardisierte Methode, Prozesse zwischen verschiedenen Beteiligten zu kommunizieren und sorgt für Klarheit im Hinblick auf das Prozessverständnis und die Prozessausführung.

SIPOC Diagramm

Definition: SIPOC-Diagramme (Akronym für Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) bieten einen übergreifenden Überblick über einen Prozess, wobei der Fokus auf den Eingaben (Inputs), Ausgaben (Outputs) und den übergeordneten Schritten liegt, ohne in detaillierte Aktivitäten einzutauchen. Das SIPOC-Diagramm dient als Vorstufe zur Erstellung eines detaillierten Prozessmodells.
Wann zu verwenden: Verwenden Sie SIPOC-Diagramme in den frühen Phasen der Prozessanalyse oder -neugestaltung. Sie helfen dabei, Prozessgrenzen, Beteiligte und den Gesamtkontext des Prozesses zu ermitteln, bevor man in die tieferen Details geht.

Detaillierte Prozessmodellierung

Definition: Detaillierte Prozessdiagramme dokumentieren jeden Schritt und jede Entscheidung innerhalb eines Prozesses in einer sequentiellen Abfolge, beginnend mit Teilprozessen und aufbauend bis zum generellen Workflow.
Wann zu verwenden: Detaillierte Prozessmodellierungen werden für die tiefgehende Analyse und Optimierung bestimmter Prozesse verwendet. Sie sind unerlässlich, um die Einzelheiten von Arbeitsabläufen zu verstehen, Ineffizienzen zu erkennen und Optimierungsmaßnahmen einzuleiten.

High-Level-Prozessdiagramm

Definition: Die allgemeine Prozessmodellierung (oder auch High-Level-Prozessdiagramme genannt) skizziert die wichtigsten Schritte und Phasen eines Prozesses und bietet einen Überblick, ohne auf detaillierte Aufgaben oder Entscheidungspunkte einzugehen.
Wann zu verwenden: Die allgemeine Prozessmodellierung eignet sich für den ersten Austausch mit Vorgesetzten oder Dritten, um ihnen die wesentlichen Schritte und Strukturen zu vermitteln, bevor Sie in eine detailliertere Darstellung oder Analyse einsteigen.

Symbole für die Prozessmodellierung

Prozessdiagramme bestehen aus verschiedenen Symbolen, um beispielsweise Prozessschritte, Entscheidungspunkte, Eingaben und Ausgaben, beteiligte Personen sowie Funktionen zu visualisieren. Abhängig von der von Ihnen gewählten Prozessabbildungsmethode gibt es jedoch unterschiedliche Ansätze, um Prozesse darzustellen. Da jede Methode ihre eigenen spezifischen Symbole und Konventionen mitbringt, würde eine Liste aller möglichen Symbole den Rahmen dieses Artikels sprengen. Für den Einstieg in die Prozessabbildung werden hier die gebräuchlichsten Symbole aus der Unified Modeling Language (UML), einem internationalen Standard für die Darstellung von Prozessdiagrammen, vorgestellt:

Start- oder Endpunkt (Terminator): Ein Kreis markiert den Anfangs- und Endpunkt eines Prozesses.

Aufgabe/ Aktivität: Ein Rechteck wird verwendet, um eine bestimmte Aktivität oder Aufgabe zu visualisieren.

Ablauf: Ein Pfeil zeigt sowohl die Richtung des Ablaufs als auch die Verbindung zwischen den Prozessschritten an.

Entscheidung: Eine Raute symbolisiert einen Entscheidungspunkt, der abhängig vom Entscheidungsergebnis definiert, wie der Prozessfluss weiterläuft.

Dokument: Ein Rechteck mit einer gewellten Unterkante stellt ein Dokument oder eine Information dar, auf die man zugreifen kann. Gestapelte Rechtecke mit einer gewellten Unterkante symbolisieren mehrere Dokumente.

Daten: Ein Parallelogramm wird verwendet, um Daten zu visualisieren, die den Input oder Output einer Aktivität darstellen können.

Teilprozess: Ein Teilprozess ist durch ein Rechteck mit doppelten vertikalen Linien gekennzeichnet.

So erstellen Sie ein Prozessdiagramm

Schritt 1: Identifizieren Sie das Problem/den Prozess
Der erste Schritt ist es, zu entscheiden, welcher Prozess abgebildet werden soll. Möchten Sie einen bestehenden Prozess verbessern? Gibt es einen Prozess, der fehlt? Welcher Prozess verursacht Verzögerungen oder Fehler? Benennen Sie den Prozess und listen Sie auf, was Sie abbilden möchten.

Schritt 2: Tauschen Sie sich mit Fachexperten aus
Es ist unerlässlich, Fachexperten in den Modellierungsprozess einzubeziehen, da sie mit den Prozessen in ihren Abteilungen am besten vertraut sind. Sie helfen Ihnen, die wichtigsten Informationen über Stakeholder, Ressourcen, die Abfolge der Aktivitäten, Zeitpläne und potenzielle Problemfelder (z.B. Engpässe und Redundanzen) zu sammeln.

Schritt 3: Skizzieren Sie alle relevanten Aktivitäten
Legen Sie auf der Grundlage der in Schritt zwei gesammelten Informationen den Anfangs- und Endpunkt des Prozesses sowie alle dazwischen liegenden Aktivitäten fest. Berücksichtigen Sie dabei mindestens Inputs, Outputs und Prozessbeteiligte.

Schritt 4: Reihenfolge festlegen
In diesem Schritt werden die ermittelten Aktivitäten oder Aufgaben in die richtige Reihenfolge gebracht. Sobald die Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge sind, überprüfen Sie, ob Sie relevante Informationen übersehen haben.

Schritt 5: Zeichnen Sie einfache Flussdiagrammsymbole
Verfeinern Sie Ihren Entwurf, indem Sie Flussdiagrammsymbole verwenden, um jede im Prozess identifizierte Aktivität oder Aufgabe visuell darzustellen. In dieser Phase wird in der Regel eine Prozessmodellierungssoftware verwendet.

Schritt 6: Holen Sie Feedback ein und stellen Sie das Flussdiagramm fertig
Überprüfen Sie den Prozess mit den Teammitgliedern und holen Sie Feedback und Vorschläge ein, um sicherzustellen, dass der Prozess korrekt dokumentiert ist.

Schritt 7: Optimieren Sie Ihren Prozess
Nutzen Sie das Feedback, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Je nach Situation kann dies bedeuten, Schritte zu eliminieren, um den Prozess zu vereinfachen, oder neue hinzuzufügen, um die Zusammenarbeit und Qualitätssicherung zu verbessern.

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