So finden Sie die passende Prozessmanagement Software

Sie stehen vor der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und suchen nach einer Prozessmanagement Software? Eine Software, mit der Sie Prozesse nicht nur modellieren, sondern auch automatisieren und überwachen? Oder sind die Anforderungen Ihres Unternehmens über die Funktionen Ihrer aktuell eingesetzten Lösung hinausgewachsen? Wir geben Ihnen Tipps, mit denen Sie die richtige Prozessmanagement Software für Ihr Unternehmen finden und Ihre Geschäftsprozesse langfristig auf sichere Beine stellen.

Warum setzen immer mehr Unternehmen ein Prozessmanagement Tool ein?

Jedes Unternehmen steht auf seiner eigenen Stufe, was die Digitalisierung von Geschäftsprozessen betrifft. Während in so mancher Firma und Behörde noch handgeschriebene Verfahrensanweisungen per Laufzettel herumgereicht werden, haben fortschrittliche KMUs und größere Unternehmen zumindest eine anteilige Digitalisierung und Automation ihrer Prozesse erreicht. Immer mehr Unternehmen treiben die digitale Transformation aktiv voran und sehen Geschäftsprozessmanagement als einen wichtigen Anker. Prozessmanagement Software hat sich deshalb in den letzten Jahren etabliert. Aktuell haben mehr als die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland eine derartige Lösung im Einsatz - und es werden stetig mehr. Aus gutem Grund: Denn eine Prozessmanagement Lösung bringt viele Vorteile mit sich.

Vorteile einer Prozessmanagement Software

Sie ermöglicht die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, senkt die Kosten, steigert die Effizienz und verbessert die Produktivität.
Sie überwacht die eingesetzten Ressourcen, die Prozessschritte und Compliance-Stufen.
Sie dient den Mitarbeitern als Wissensdatenbank, um Prozessabläufe zu erlernen und aufzufrischen.

Sie bietet Echtzeit-Analysen und Berichte über Ihre Unternehmensprozesse, um Schwachstellen und Bottlenecks zu erkennen.
Sie vermittelt Mitarbeitern die Unternehmensziele und wie diese erreicht werden können.
Sie bereitet Ihr Unternehmen auf externe und interne Herausforderungen vor.

Welche Funktionen sollte eine professionelle BPM Lösung haben?

Es gibt weltweit über 200 Anbieter von Prozessmanagement Software. Während sich viele Lösungen auf die grafische Ausarbeitung von Prozessmodellen oder auf einfachste Workflowstrecken konzentrieren, ermöglichen einige wenige Tools ein ganzheitliches Prozessmanagement entlang des gesamten BPM-Lebenszyklus. Daher ist es nicht einfach, die für die Anforderungen im eigenen Unternehmen passenden Tools zu finden. Ein Blick auf die wichtigsten Funktionen hilft. Der BPM-Lebenszyklus beschreibt die Aktivitäten des Geschäftsprozessmanagements als Regelkreis. Er dient als Orientierung dafür, welches Portfolio eine Prozessmanagement-Software bieten muss, um möglichst viele BPM-Funktionen abzudecken. Der Lebenszyklus zeigt zwei Faktoren eindeutig auf: Erstens bietet eine Software, die sich auf eine oder wenige Features reduziert, kein langfristig sicheres Fundament. Zweitens ist im Prozessmanagement, ähnlich dem Qualitätsmanagement, eine stetige Kontrolle und Optimierung nötig. Am besten eignen sich daher Softwarelösungen, die sich an den unternehmenseigenen Anforderungen orientieren und mit ihnen wachsen können.

Prozessanalyse/-design

Die Prozessanalyse, mit der das initiale Design einhergeht, ist der Anfang sowie das Ende einer jeden Iteration des BPM-Lebenszyklus. Jeder Prozess ist individuell und sollte daher unter Berücksichtigung seiner Anforderungen, Umgebungen und Schnittstellen gestaltet werden.

Key Features:

Kennzahlenanalyse für Ist-Prozesse, Prozesssimulation für Soll-Prozesse
Kontrolle der Kernziele: Durchlaufzeit, Prozesskosten und Prozessqualität
Datengetriebene Identifikation von Engpässen und Schwachstellen in vorhandenen Prozessen
Integriertes Dokumentenmanagement zur Reduktion des Verwaltung- und Pflegeaufwands

Prozessmodellierung

Das Herzstück der meisten Prozessmanagement Software ist die Modellierung von Prozessen. Ihr Fokus bei der Softwareauswahl sollte auf einer intuitiven Modellierung in verschiedensten Notationen sowie auf regelkonformen Freigabeprozessen liegen.

Key Features:

Modellieren von End-to-End-Prozessen in einer Vielzahl an etablierten Notationen (z. B. BPMN 2.0, EPK, DMN, WKD, EAM, IT-Architektur)
Intelligente Unterstützung bei der Modellierung durch Drag-and-Drop und Auto-Layouter
Automatisierte Erstellung eines Prozess- und Objektkatalogs
Mehrstufige Freigabe basierend auf Prozessverantwortlichkeiten, Kommentarfunktion, Wiedervorlagezyklen, Versionierung und Archivierung

Prozessausführung

Im nächsten Schritt geht es ans eigentliche Tageswerk: Die definierten Prozesse werden von Ihren Mitarbeitern umgesetzt. Schritt-für-Schritt-Workflows inklusive Automatisierung der Abläufe und ein ausgefeiltes Rollenkonzept bieten die optimale Unterstützung für tagtägliche Aufgaben.

Key Features:

Darstellung von Prozessmodellen als einfach verständliche Schritt-für-Schritt Workflows
Workflows als zentrale Anlaufstelle für alle Prozessinformationen inklusive Dokumentenvorlagen
Integration in externe Systeme zur (Teil-)Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Citizen Development: Ermöglicht Fachkräften ohne Programmierkenntnisse die Erstellung und Verwaltung automatisierter Workflows

Prozessüberwachung

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Dieser Leitspruch gilt auch für das Prozessmanagement. Die Kontrollfunktionen innerhalb von Workflow-Tools unterstützen Sie dabei, Abweichungen während jedes Prozessdurchlaufs zu erkennen. Das hilft nicht nur bei der direkten Überwachung, es bietet auch wertvolle Daten für die Optimierung von Geschäftsprozessen.

Key Features:

Leistungsanalyse in Echtzeit, automatische Erkennung von Abweichungen und Varianten
Konstante Überwachung relevanter Prozesskennzahlen
Einbindung von externen Datenquellen für vollumfassende End-to-End-Prozesskontrolle
Durchführung von internen und externen Audits, z B. für das Qualitätsmanagement

Prozessoptimierung

Kein Prozess ist von Anfang an perfekt. Mithilfe der Prozessoptimierung, welche bei den fortschrittlichsten Lösungen auf Process Mining basiert, beheben Sie die Schwachstellen und Bottlenecks in Ihren Prozessen.

Key Features:

KI-basierte Verbesserungsvorschläge für Prozesse basierend auf Echtzeitdaten
Automatisierte Erstellung neuer Modelle für bisher nicht definierte Prozesse
Sicherstellung des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess), um eine höhere Effizienz und Quaität zu erzielen
Risikominimierung durch Standardisierung der Prozessabläufe

Das passende BPM-Tool an Ihrer Seite:
BIC Process Design

Mit BIC Process Design erleben Sie Geschäftsprozessmanagement der neuesten Generation. Bauen Sie mit unserer einzigartigen Prozessmanagement-Software eine digitale Prozesslandschaft auf, die Ihre gesamte Organisation abdeckt – und mit der Sie Ihre Prozesse jederzeit im Griff haben. Ob Sie Ihre Abläufe modellieren, analysieren, kommunizieren oder verbessern möchten, BIC Process Design ist die beste Wahl zur Steuerung Ihrer Prozesse.

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Welche Software passt zum Digitalisierungsgrad meines Unternehmens?

Wie anfangs erwähnt, steht jedes Unternehmen bei der Digitalisierung vor seinen eigenen Herausforderungen. Mit dem Digital Maturity Model können Sie auf einfache Art und Weise einordnen, wie weit die digitale Transformation bei Ihnen fortgeschritten ist. Das Modell ordnet den Digitalisierungsgrad in sechs Stufen, von einer komplett analogen Geschäftsstruktur bis zu einem digital vernetzen Unternehmen. Je nachdem, auf welchem Level sich Ihr Unternehmen aktuell befindet, sollte der Fokus auf den dazu passenden BPM-Funktionen liegen.

Level 0-2: Aufbruch in die digitale Welt

Status: Ihr Unternehmen sucht Anschluss an die Digitalisierung
Aufgaben: Prozesse analysieren und digital erfassen, analoge Arbeitsschritte durch digitale Äquivalente ersetzen
BPM-Lebenszyklus: Start der Prozessanalyse und -modellierung
Software: BIC Process Design
Ziel: Schnelle Gewinne durch die Übergabe analoger Prozesse in digitale Systeme erreichen

Level 3: Digitale Strukturen etablieren sich

Status: Sie profitieren von ersten digitalen Mehrwerten
Aufgaben: Definition und Etablierung von End-to-End-Prozessen
BPM-Lebenszyklus: Modellierung einer unternehmensweiten Prozesslandkarte
Software: BIC Process Design
Ziel: Vorhandene Strukturen ausbauen und Automationspotenziale erkennen

Level 4: Die Automation beginnt

Status: Einfache Prozesse laufen automatisiert ab
Aufgaben: Workflows etablieren und kontrollieren, Schnittstellen zwischen IT-Systemen schaffen
BPM-Lebenszyklus: Von der Analyse bis zur Ausführung und Überwachung
Software: BIC Process Design / BIC Process Execution
Ziel: Wiederkehrende Prozesse ressourcenschonend automatisieren

Level 5: Das Unternehmen als digitaler Vorreiter

Status: Sie haben eine ganzheitlich digitalisierte Arbeitsumgebung geschaffen
Aufgaben: Überwachung und Optimierung, Anbindung neuester Technologien
BPM-Lebenszyklus: Der komplette Zyklus ist erschlossen
Software: BIC Process Design / BIC Process Execution / BIC Process Mining
Ziel: Optimierungspotenziale durch kontinuierlichen Verbesserungsprozess ausschöpfen

Was sind die wichtigsten Schnittstellen zu anderen Managementfunktionen?

Qualitätsmanagement:

Geschäftsprozesse sind ein wichtiges Element des Qualitätsmanagements. Daher bieten sich Schnittstellen zwischen beiden Systemen an. Anstatt QM-Prozesse aufwändig in Standard-Programmen wie Word zu verwalten, ermöglichen BPM-Lösungen Ihnen die revisions- und auditsichere Pflege von Prozessen, die automatisierte Erstellung von QM-Handbüchern sowie ein integriertes Dokumentenmanagementsystem. So etabliert sich BPM als Single-Source-of-Truth – als zentrale Anlaufstelle für das QM-System in Ihrem Unternehmen.
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Governance, Risk und Compliance:

Nicht nur in Banken und Versicherungen zählt das Governance, Risk und Compliance Management (GRC) zu den zentralen Herausforderungen der Unternehmensführung. Der prozessorientierte GRC-Ansatz ermöglicht es Ihnen, die unternehmerischen Risiken und Kontrollen direkt an den Prozessen zu verankern und auszusteuern. Die Verknüpfung von BPM und GRC erhöht die Effizienz Ihrer Prozesse sowie Ihre Compliance. Mit BIC Process Control (das als natives Add-On für BIC Process Design verfügbar ist) führen Sie Ihr Prozessmanagement mit Ihrem GRC-Management zusammen und erzeugen eine vollintegrierte, zentrale Sicht auf Prozesse, Risiken, Kontrollen und Maßnahmen.

Enterprise Architecture Management:

In der digitalen Welt ist fast jeder Geschäftsprozess von mindestens einem IT-System abhängig. Durch diese enge Verzahnung bietet sich die schnittstellenübergreifende Analyse von IT-Systemen und den mit ihnen verbundenen Prozessen an. So integrieren Sie IT-Daten, die in vielen Unternehmen in Enterprise Architecture Management (EAM) Lösungen modelliert sind, sinnvoll in die Prozesslandschaft. Die daraus resultierende Transparenz ermöglicht Ihnen datengetriebene Analysen und Entscheidungen im komplexen IT-Umfeld.

Enterprise Resource Planning:

Orchestrieren Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer ERP-Systeme in einer BPM-Software: Mittels innovativer Process Mining Technologie durchleuchten Sie die echten Abläufe des ERP und ermitteln effektiv Abweichungen, Ineffizienzen und Kapazitätsengpässe. Basierend auf diesem Wissen (re-)designen Sie Ihre Prozessabläufe anschließend in der Modellierungsumgebung. Ganzheitliche BPM-Lösungen wie BIC Platform bieten Ihnen somit eine innovative Plattform für durchgängige Geschäftsprozesstransformation.
Erfahren Sie anhand unserer Lösung für SAP mehr darüber, wie BPM und ERP zusammenwachsen: BIC for SAP

Wie aufwändig ist die Migration zu einer ganzheitlichen BPM-Lösung?

Wir erhalten regelmäßig Anfragen von Interessenten, die mit ihrer eingesetzten Lösung unzufrieden und auf der Suche nach einer neuen und professionellen Prozessmanagement Software sind. Die Gründe für die Wechselbereitschaft sind vielfältig: ein zu geringer Funktionsumfang, zu hohe laufende Kosten oder eine unüberschaubare Komplexität. Egal, weswegen Sie nach einer besseren BPM-Alternative suchen: Mit Standardfunktionen für den Import vorhandener Modelle in BIC Platform und unserer hauseigenen Beratung machen wir Ihnen den Umstieg so einfach wie möglich:

Importfunktion: Wenn Sie bereits ein datenbankgestütztes Tool nutzen, ermöglichen wir Ihnen dank des geringen Implementierungs- und Schulungsaufwands eine nahtlose Integration Ihrer Prozesslandschaft zur BIC Platform, sodass Sie bei der Modellierung dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben.

Anwenderfreundlichkeit: Dank der intuitiven und einfach zu bedienenden Tools finden nicht nur Fachanwender den schnellen Einstieg in die BIC Platform.

Verschiedene Arten der Bereitstellung: Wir stellen Ihnen BIC Platform entweder in ihrem Rechenzentrum (On-Premises), als Private Cloud oder als Public Cloud zur Verfügung.

Bessere Zusammenarbeit im Team: Über die Kollaborationsfunktion binden Sie alle Prozessbeteiligten frühzeitig ein und schaffen Raum für neue Ideen.

Immer up to date: In unseren Cloud-Lösungen erhalten Sie durch regelmäßige Software-Updates, Upgrades und Releases die neuesten Funktionen.

Software und Beratung in einem: Unser Beratungs- und Expertenteam steht während des gesamten Implementierungsprozesses an Ihrer Seite: von der Beratung über die praxisnahen Schulungen bis hin zur Übernahme Ihrer BPM-Aufgaben durch BIC-erfahrene Mitarbeiter.

Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem BPM-Projekt. Melden Sie sich jetzt für eine kostenlose Testversion von BIC Platform an und erfahren Sie, warum weit über 1.000 Unternehmen aus aller Welt auf uns vertrauen!

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Über den Experten

Jan Arnhold

Associate Manager BPM Services

Jan unterstützt Kunden dabei, ihre Projekte im Prozessmanagement erfolgreich umzusetzen und nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Als Associate Manager im Bereich BPM Services kombiniert er fundiertes Fachwissen mit einem praxisnahen Ansatz, um maßgeschneiderte Lösungen für die individuellen Herausforderungen seiner Kunden zu entwickeln. Gemeinsam mit seinem Team trägt er dazu bei, dass Unternehmen ihre Effizienz steigern und nachhaltige Ergebnisse erzielen.

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