So erstellen Sie eine Prozesslandkarte für Ihr Unternehmen

Sie wünschen sich eine strukturierte visuelle Darstellung Ihrer Geschäftsprozesse sowie einen klaren Überblick über die Vorgänge und Abhängigkeiten Ihrer Prozesse untereinander? Die Prozesslandkarte ermöglicht Ihnen einen transparenten Einblick in die Prozessarchitektur Ihres Unternehmens und erleichtert als Informationselement das Verständnis für die Prozessabfolge und die Unternehmensstrategie. Gleichzeitig sorgt die Prozesslandkarte für bessere Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens.

Die Prozesslandkarte als Wegweiser durch Ihre Unternehmensprozesse

Den Überblick über alle Unternehmensprozesse zu behalten, kann sich als Mammutaufgabe entpuppen. Je größer Ihr Unternehmen und die Anzahl der Abteilungen, desto größer ist das Prozessgeflecht in Ihrem Unternehmen. Damit Sie trotz dieser Vielzahl von Prozessen die Orientierung nicht verlieren, ist die Erstellung einer digitalen Prozesslandkarte mit allen relevanten Prozessen unabdingbar. Dies ermöglicht allen Beteiligten eine transparente Sicht auf die Geschäftsprozesse und die definierten Schnittstellen sowie die zugewiesenen Verantwortlichkeiten. Handelt es sich bei dem betrachteten Prozess um ein Führungs-, Kern- oder Unterstützungsprozess? Wie lassen sich die Prozesse bestmöglich visualisieren? Wer sind die Prozessverantwortlichen?

Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte dient als Navigationsfläche im Managementsystem, mit der Anwender schnell und unkompliziert von den einzelnen Geschäftsprozessen bis auf die kleinste Ebene der Arbeitsschritte gelangen. Die Prozesslandkarte ermöglicht die Erkennung von Zusammenhängen zwischen den Prozessen (Information und Transparenz) und von prozessübergreifenden Optimierungspotenzialen (Optimierung). Als unterstützendes Element ergänzt das Organigramm Ihre Prozesslandkarte um die Möglichkeit, die für die jeweiligen Prozesse verantwortlichen Personen zu bestimmen (Steuerung). Durch das Zusammenspiel von Information und Transparenz, Optimierung sowie Steuerung entsteht ein überschaubares und ganzheitliches Prozessmanagementsystem mit definierten Messgrößen und Kennzahlen.

Der Aufbau einer Prozesslandkarte

Die Prozesslandkarte setzt sich aus Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen zusammen. Gemeinsam bilden sie die Geschäftsprozesse/Hauptprozesse auf der obersten Ebene des Prozessmodells. Eine Differenzierung zwischen diesen drei Prozessarten ist wichtig, da Sie sowohl das übergeordnete Ziel des jeweiligen Prozesses bestimmen als auch die internen und externen Stakeholder mit dem besagten Prozess verknüpfen.

Führungsprozesse beschreiben die strategische Unternehmensausrichtung und -steuerung. Sie dienen der Planung, Organisation, Koordinierung, Einweisung und Kontrolle von Kern- oder Unterstützungsprozessen. Innerhalb der Führungsprozesse nehmen die Mitarbeiter die Rolle der internen Kunden ein. Das Management von Arbeitsschutz ist beispielweise ein Führungsprozess mit dem Ziel, die Risiken für die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter so weit wie möglich zu minimieren. Führungsprozesse bedienen somit interne Kunden.
Kernprozesse zeichnen sich durch einen hohen Wertschöpfungsanteil aus und bilden die Prozesse zur Erfüllung der Kundenanforderungen ab. Sie stellen das Tagesgeschäft der Organisation dar und haben einen unmittelbaren Bezug zu Kundenaufträgen. Diese Wertschöpfungsprozesse machen in der Regel die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens aus, da sie Ihren Kunden einen Mehrwehrt bieten. Die Auftragsvorbereitung und die Produktentwicklung zählen unter anderem zu den Kernprozessen.
Unterstützungsprozesse tragen mittelbar zur Wertschöpfung bei, weil diese Querschnittsprozesse von externen Kunden am wenigsten wahrgenommen werden. Obwohl Unterstützungsprozesse in geringem Maße zur Wertschöpfung beitragen, sind sie für die Ausführung der Wertschöpfungsprozesse in den Kernprozessen unverzichtbar. Unterstützende Prozesse könnten zum Beispiel sein: Wartung von Maschinen, Personalentwicklung und die Erfassung und Pflege von Dokumenten.

Gut zu wissen!

Bei der Einteilung in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse kann Ihnen die Antwort auf folgende Frage weiterhelfen: Steht der betrachtete Prozess in direkter Kommunikation zum externen Kunden beziehungsweise liefert der Prozess Ihren Kunden einen Mehrwert durch die erbrachte Kernleistung? Wenn Sie diese Frage mit „ja“ beantworten können, handelt es sich um einen Kernprozess.

Wie erstelle ich eine Prozesslandkarte für mein Unternehmen?

Die Prozesslandkarte stellt eine übergeordnete Sicht auf die Prozesse Ihres Unternehmens dar, die im Aufbau und Inhalt für alle Mitarbeiter verständlich sein sollte. Mit der Erstellung einer Prozesslandkarte erlangen Sie folgende strategische Vorteile:

Die Prozesslandkarte dient der Orientierung innerhalb der Organisation und stellt die Schwerpunkte der eigenen Dienstleistung und Tätigkeiten dar.
Die internen Prozesse werden visualisiert und die Schnittstellen der verschiedenen Aufgabenbereiche aufgezeigt.
Zugleich dient die Prozesslandkarte der Definition und Abgrenzung von Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen.
Durch die Prozesslandkarte wird die Unternehmensstrategie transparent und intern kommuniziert und soll den Mitarbeitern dabei helfen, Prozesszweige und Wechselwirkungen entlang der Wertschöpfungskette zu verstehen und einzuordnen.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen

Zuerst entscheiden Sie sich für eine der beiden Vorgehensweisen (Top-down oder Bottom-up) und klären, wer diese Vorschläge diskutieren und letztlich festlegen soll (Beschlussfähigkeit).
Bei der Top-Down-Vorgehensweise werden zunächst die wesentlichen Geschäfts- und Teilprozesse identifiziert. Verantwortlich hierfür sind die Experten aus den oberen Führungsebenen, die gemeinsam bei der Erstellung der Prozesslandkarte mitwirken. Die Prozesse werden über die Grenzen der einzelnen Abteilungen hinaus mit dem Fokus auf Wertschöpfung und Kunden betrachtet. Die erarbeiteten Ergebnisse aus der Expertenrunde werden mit der Geschäftsführung oder dem Vorstand abgestimmt. So stellen Sie sicher, dass auch die strategischen Ziele in der Prozesslandkarte berücksichtigt werden. Der Detaillierungsgrad der Prozesslandkarte wird anschließend fortlaufend vertieft.
Der Bottom-Up-Ansatz hingegen setzt bei der untersten Prozessebene an. Diese Prozesse werden im weiteren Verlauf bis zur obersten Ebene der Geschäftsprozesse zusammengefasst. An der Erhebung der Prozesse werden Mitarbeiter wie beispielsweise Experten aus den unteren Führungsebenen beteiligt, die unmittelbar an den Prozessen mitwirken. Auch bei dieser Erhebungsmethode sollte eine Abstimmung mit der Geschäftsleitung erfolgen, um die strategischen Ziele frühzeitig in die Prozesserfassung zu integrieren.

Schritt 2: Ordnen Sie Ihre Prozesse den drei Prozessarten zu

Im nächsten Schritt teilen Sie Ihre erfassten Prozesse in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse auf. Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, Ihre Prozessketten (End-to-End Prozesse) immer mit Subjekt und Verb zu benennen: Beispielsweise „Neue Produktseiten erstellen“ statt „Marketing“. Auf diese Weise legen Sie nicht nur das übergeordnete Prozessziel fest, sondern bestimmen auch die Gesamtheit der beteiligten Abteilungen. Zum Beispiel ist bei der Bekanntmachung eines neuen Produkts auf der Website oftmals ein Zusammenspiel von Marketing und Produktmanagement erforderlich.

Schritt 3: Legen Sie wichtige Teilprozesse an

Die Prozesslandkarte entfaltet ihr gesamtes Potenzial, wenn Sie mit mehreren Ebenen arbeiten, indem Sie Ihre Geschäftsprozesse/Hauptprozesse in (Teil)-Prozesse untergliedern. Nachdem die Prozesse und Teilprozesse identifiziert wurden, werden die Teilprozesse auf der nächst niedrigeren Ebene des Prozessmodells in einzelne Arbeitsschritte/Aktivitäten zerlegt. So entsteht eine vielschichtige und übersichtliche Prozesslandkarte mit einem hohen Detaillierungsgrad.

Schritt 4: Bereiten Sie Ihre individuelle Prozesslandkarte grafisch auf

Im nächsten Schritt geht es darum, erste Überlegungen zur grafischen Aufbereitung der Prozesslandkarte zu treffen. Dies gelingt Ihnen am besten mit einem Prozessmodellierungstool wie etwa BIC Process Design, mit dem Sie eine Prozesslandkarte intuitiv und ohne Vorkenntnisse erstellen können. Neben der reinen Modellierung von Arbeitsabläufen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Prozesse mit allen wichtigen Dokumenten zu versehen, die für die Durchführung des Prozesses relevant sind. Außerdem können Sie Formulare und Checklisten hinterlegen, die die Prozessausführung enorm erleichtern und für noch mehr Transparenz in Ihren Arbeitsabläufen sorgen.

Schritt 5: Passen Sie Ihre Prozesslandkarte an veränderte Gegebenheiten an

Unternehmen und damit auch Geschäftsprozesse unterliegen einem ständigen Wandel, der sowohl durch interne als auch externe Faktoren ausgelöst wird. Daher kann es zweitweise erforderlich sein, Ihre Prozesslandkarte zu überarbeiten und auf den neuesten Stand zu bringen. Ihre Prozesslandkarte sollte immer den gegenwärtigen Ist-Zustand abbilden.

Und nun sind Sie an der Reihe:
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Für die Erstellung Ihrer Prozesslandkarte stehen Ihnen in BIC Process Design mehrere Modelltypen und Notationen wie etwa das Wertschöpfungskettendiagramm (WKD), die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) sowie die BPMN 2.0 zur Verfügung. Zudem bietet Ihnen das leistungsstarke BIC Process Design eine breite Palette an Objekten. Mit Hilfe des intuitiv und einfach zu bedienenden Modellierungstools gestalten Sie Ihre Prozesslandkarte mit geringem Aufwand und binden über die integrierte Kollaborationsfunktion alle Prozessbeteiligten ein, so dass Sie Ihre Prozesse durch den gegenseitigen Austausch kontinuierlich verbessern können.

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Über den Experten

Gregor Greinke

CEO

Gregor, Gründer von GBTEC, ist ein führender Experte für Business Process & IT Transformation. Seit mehr als 20 Jahren prägt er die BPM-Welt entscheidend mit. Seine Leidenschaft für effiziente Prozessgestaltung entdeckte er bereits während seines Studiums der Wirtschaftsinformatik. Als Mastermind der BIC Platform entwickelt er mit dem GBTEC-Team eine umfassende Software-Suite, die den gesamten Transformationszyklus abdeckt – von intelligentem Business Process Management (iBPM) und Enterprise Architecture Management (EAM) über Digital Process Automation (DPA) und Process Mining bis hin zu Governance, Risk und Compliance (GRC).

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Renergeia erhöht die Transparenz ihrer Prozesse durch die Integration ihres Qualitätsmanagementsystems mit der BIC Platform.

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