Prozessautomatisierung: Mit der richtigen Software Prozesse in 4 Schritten erfolgreich automatisieren

In einer Zeit, die maßgeblich von Technologien wie Automatisierung, Cloud Computing und cyber-physischen Systemen geprägt ist, werden manuelle Prozesse immer kritischer. Unternehmen, die nicht mit der Entwicklung Schritt halten, setzen Ihre Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Insbesondere im Bereich der Geschäftsprozessautomatisierung verbergen sich zahlreiche Potenziale, von denen Ihr Unternehmen erheblich profitieren kann. Treiben Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen weiter voran und erlösen Sie Ihre Mitarbeiter mit einer Prozessautomatisierungssoftware von repetitiven und manuellen Tätigkeiten.

Was ist Prozessautomatisierung?

Bei der Prozessautomatisierung werden manuell durchgeführte Prozesse in automatisierte Abläufe umgewandelt, um diese schneller und effizienter zu gestalten. Im Gegensatz zum klassischen Business Process Management (BPM) geht es bei der Prozessautomatisierung nicht um die Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen, sondern um die automatisierte Prozesssteuerung auf operativer Ebene.

Welche Prozesse können automatisiert werden?

Der Einsatz einer Prozessautomatisierungssoftware ist bei standardisierten, repetitiven, häufig durchzuführenden Tätigkeiten sinnvoll. Diese kommen verstärkt in verwaltenden Unternehmensbereichen wie etwa Finanzen, IT und HR vor.

Andere Prozessarten eignen sich weniger für die Automatisierung, wie z.B. komplexe Entscheidungsprozesse, die ein hohes Maß an menschlicher Expertise und Urteilsvermögen voraussetzen, hochgradig individualisierte Prozesse und solche mit geringer Wiederholungsrate.

Unternehmen sollten daher sehr genau abwägen, welche Prozesse sie automatisieren, und dies in Bezug auf ihre spezifischen Ziele und verfügbaren Technologien bewerten.

Vorteile einer Prozessautomatisierungssoftware

Kosten- und Zeitersparnis
Routinemäßige Aufgaben wie bspw. die Bearbeitung von Anfragen, Anträgen, Rechnungsfreigaben, Reisekosten- und Spesenerstattungen lassen sich mithilfe von Software-Robotern und Workflows automatisieren. Diese Lösungen sind rund um die Uhr einsatzbereit und liefern schnellere Ergebnisse bei geringeren Kosten. Mitarbeiter gewinnen wertvolle Zeit, um sich anspruchsvolleren, wertschöpfenden Aufgaben zu widmen.

Skalierbarkeit
Automatisierte Prozesse lassen sich leicht an steigende Anforderungen anpassen und sind somit skalierbar. Unternehmen können Prozessautomatisierungslösungen an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und sie bei Bedarf problemlos erweitern. Dies ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren und neue Geschäftsmöglichkeiten zu nutzen. Die Skalierbarkeit der Prozessautomatisierung bietet somit die Möglichkeit, mit den sich ständig ändernden Anforderungen des modernen Geschäfts Schritt zu halten und weiter zu expandieren.

Vorteile einer Prozessautomatisierungssoftware

Weniger Fehler
Bei automatisierten Workflows werden Aufgaben präzise und konsistent ausgeführt, wodurch typische Fehlerquellen, die mit menschlichen Aktivitäten verbunden sind, von vornherein ausgeschlossen werden. Dies führt zu höherer Genauigkeit und Konsistenz in den Arbeitsabläufen. Die Qualität von Produkten und Dienstleistungen wird verbessert und das Risiko von Fehlern und teuren Nacharbeiten erheblich reduziert.

Erleichterte Entscheidungsfindung
Durch die Automatisierung werden relevante Informationen in Echtzeit verfügbar und transparent gemacht. Führungskräfte und Mitarbeiter haben Zugriff auf aktuellere und genauere Daten, die die Grundlage für fundierte Entscheidungen bilden. Dies ermöglicht es, schneller auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren, Chancen zu identifizieren und Risiken zu minimieren. Darüber hinaus können automatisierte Berichterstattungssysteme verwendet werden, um Leistungskennzahlen zu verfolgen und damit die strategische Ausrichtung und Planung des Unternehmens zu verbessern. Insgesamt führt die Prozessautomatisierung zu einer datengestützten und agileren Entscheidungskultur.

Verbesserung der Compliance
Mit Hilfe einer Prozessautomatisierungssoftware wird die lückenlose Einhaltung strenger Datensicherheitsstandards sowie anderer gesetzlicher Vorschriften erheblich erleichtert. Ein Beispiel hierfür ist die Rechnungsbearbeitung, bei der automatisierte Rechnungsworkflows einzelne Arbeitsschritte auf die Einhaltung der DSGVO und der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten überprüfen können. Für Unternehmen, die Bedenken in Bezug auf Governance, Risikomanagement oder Compliance haben, sollte die Prozessautomatisierung daher ein zentraler Bestandteil ihres täglichen Betriebs sein.

Transparenz im Management
Durch die Prozessautomatisierung erhalten alle Stakeholder, insbesondere Führungskräfte, einen umfassenden Einblick in die operativen Abläufe und können den Status von Projekten und Aufgaben in Echtzeit überwachen. Dies fördert die Effizienz und unterstützt die strategische Ausrichtung, da Entscheidungen auf einer umfassenderen und aktuelleren Informationsgrundlage getroffen werden. Die Transparenz, die die Prozessautomatisierung bietet, trägt dazu bei, Engpässe zu identifizieren, Ressourcen effektiver zu verteilen und die Gesamtleistung des Unternehmens zu steigern.

Verminderung von Kommunikationslücken
Aufgaben werden eindeutig zugewiesen und durch eine effektive interne Kommunikation schnell erledigt. Dies wird durch Workflow-Apps ermöglicht, die beispielsweise die ortsunabhängige Prüfung und Freigabe von Vorgängen erleichtern. Diese Flexibilität und Geschwindigkeit kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Arbeitsmotivation erhöhen.

Welche Funktionen sollte eine Prozessautomatisierungssoftware mitbringen?

In der heutigen Zeit stehen Unternehmen bei der Auswahl des passenden Tools vor einer Vielzahl an Möglichkeiten. Allerdings erfüllen nicht alle auf dem Markt erhältlichen Lösungen gleichermaßen die Erwartungen und Bedürfnisse der Unternehmen. Es ist entscheidend, ein Tool auszuwählen, das nicht nur über eine breite Palette von Funktionen verfügt, sondern auch in der Lage ist, sich flexibel an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Ein Überblick über die wichtigsten Funktionen kann Ihnen dabei helfen, die richtige Auswahl zu treffen:

No Code & Low Code Development
Eine erstklassige Software zur Prozessautomatisierung ermöglicht per Drag-and-Drop-Modellierung auch Anwendern ohne umfangreiche Programmierkenntnisse die Erstellung und Anpassung von Prozessen.

Workflow Management
Sie verfügt über ein leistungsstarkes Workflow-Management, das die Erstellung digitaler Formulare, umfassender Berichte und Analysen, die Verknüpfung von Daten und IT-Systemen sowie eine dynamische Aufgabenzuweisung ermöglicht.

Document Processing
Sie ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten mit Ihren Prozessen, eine automatisierte Dokumentenweiterleitung, schnelle Genehmigungen durch E-Signaturen, autonome Versionierung und Archivierung sowie eine leistungsstarke Suche und Filterung, um spezifische Dokumente in umfangreichen Datensammlungen mühelos zu finden.

End-to-End Automation & Orchestrierung
Die Software ermöglicht die umfassende Automatisierung und Orchestrierung von Prozessen von Anfang bis Ende sowie eine nahtlose Integration sowohl menschlicher als auch systembasierter Aufgaben.

API Integration
Sie bietet Schnittstellen (Application Programming Interfaces, kurz: APIs ), um nahtlos mit externen Anwendungen und Systemen zu interagieren, Daten an einem Ort zu zentralisieren und Prozesse zusammenzuführen.

RPA Integration
Die Integration von Robotic Process Automation (RPA) ist entscheidend, um repetitive Aufgaben effizient zu automatisieren. Eine erstklassige Software zur Prozessautomatisierung ermöglicht die nahtlose Integration von RPA-Bots in die Automatisierungsumgebung.

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Arten der Prozessautomatisierung

1. Simple Prozessautomatisierung:
Diese Form der Prozessautomatisierung basiert auf einem klaren, vordefinierten Prozessweg. In solchen Fällen sind die Schritte und Regeln so eindeutig, dass keine Varianz oder Abweichung erlaubt ist. Ein Beispiel hierfür ist der automatisierte Versand von Mahnungen. In diesem Fall folgt der Prozess einem festgelegten Ablauf, bei dem keine individuellen Entscheidungen oder Abweichungen zulässig sind. Dies ist besonders nützlich für repetitive Aufgaben, bei denen ein festes Muster vorliegt.

2. Regelbasierte Prozessautomatisierung:
Im Gegensatz zur einfachen Prozessautomatisierung gibt es hierbei keine strikte Vorgabe für den Prozessweg. Stattdessen bestehen die Abläufe aus aufeinanderfolgenden Schritten, die von vordefinierten Regeln und Bedingungen abhängen. Diese Regeln können mithilfe der Decision Model and Notation (DMN) erstellt und verwaltet werden. Ein Beispiel ist die Bearbeitung von Schadensfällen in der Versicherungsbranche, bei der die Prozessschritte je nach Art und Umfang des Schadens variieren können.

3. Intelligente Prozessautomatisierung (IPA):
Diese Art der Prozessautomatisierung wird bei komplexen Prozessen eingesetzt, die menschliche Entscheidungen und Urteile erfordern, und wenn vordefinierte Regeln nicht mehr ausreichen. Sie verwendet fortgeschrittene Technologien wie maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz sowie natürliche Sprachverarbeitung, um innerhalb von automatisierten Prozessen Entscheidungen zu treffen. Die IPA kann bspw. bei der automatischen Beantwortung von Kundenanfragen genutzt werden, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

In 4 Schritten zur Prozessautomatisierung

Folgende Schritte erleichtern Ihnen den Einstieg in die Prozessautomatisierung:

1. Bestimmung der Prozessart

Die Bestimmung der Art des zu automatisierenden Prozesses bildet bei der Prozessautomatisierung das Fundament. Zu komplexe Prozesse sind für die Automatisierung nicht geeignet. Standardisierte, wiederholbare und regelbasierte Prozesse hingegen lassen sich reibungslos automatisieren.

Prozessart für die Automatisierung bestimmen

2. Kosten-Nutzen-Analyse

Die Kosten-Nutzen-Analyse verhilft zu fundierten Geschäftsentscheidungen, indem sie die erwarteten Vorteile der Automatisierung und die entstehenden Kosten gegenüberstellt. Hierbei sollten nicht nur finanzielle Gesichtspunkte, sondern auch die Potenziale zur Steigerung der Effizienz, Fehlerreduzierung und Verbesserung der Arbeitsqualität berücksichtigt werden.

3. Auswahl der Automatisierungsmethode

Im nächsten Schritt steht die Wahl der Automatisierungsmethode an. Es gibt zwei grundlegende Ansätze:

Business Process Reengineering (BPR): Bei dieser Methode wird der gesamte Prozess grundlegend neu gestaltet, um bspw. eine Verbesserung der Gesamtleistung zu erzielen.

Teilautomatisierung: Diese Option eignet sich besonders für bereits etablierte Prozesse, bei denen nur bestimmte Schritte automatisiert werden können.

Auswahl der Methode für die Prozessautomatisierung

4. Überwachung der automatisierten Prozesse

Die Implementierung einer Prozessautomatisierungssoftware markiert nicht das Ende, sondern den Beginn einer kontinuierlichen Überwachung und Optimierung Ihrer Prozesse. Auf diese Weise identifizieren Sie weitere Möglichkeiten zur Verbesserung und tragen zur stetigen Entwicklung Ihres Unternehmens bei.

Setzen Sie die Prozessautomatisierung mit BIC Process Execution um

In unserem Onboarding-Beispiel demonstrieren wir, wie Sie mit BIC Process Execution die Automatisierung von Geschäftsprozessen in die Praxis umsetzen:
Das Onboarding neuer Mitarbeiter geht mit einem hohen Planungsaufwand einher. Bei der Einstellung neuer Teammitglieder werden in der Regel verschiedene Schritte wie die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Einrichtung von Arbeitsgeräten und die Schulung zu Unternehmensrichtlinien und -verfahren durchgeführt. Darüber hinaus werden administrative Aufgaben wie die Anmeldung bei verschiedenen Systemen und die Beantragung von Zugriffsberechtigungen abgestimmt. BIC Process Execution führt die Mitarbeiter sicher durch jeden Prozessschritt, so dass alle den Überblick behalten und keine Aufgabe vergessen wird.

Schritt 1

Zuerst wird der Sollprozess modelliert und anschließend zur Automation freigegeben. Der freigegebene Prozess wird im Process App Bereich von BIC Process Execution automatisch angezeigt. Erstellen Sie nun einen neuen Vorgang, indem Sie auf das Pluszeichen bei „Onboarding Prozess“ klicken.

Schritt 2

In BIC Process Execution wird mit dem Erstellen eines Vorgangs für jede Aufgabe ein Formular angelegt. Dieses dient Ihnen als Informationsquelle sowie Eingabemaske, um die jeweiligen Aufgaben innerhalb des Onboarding-Prozesses abzuschließen. Nachdem ein Vorgang angelegt wurde, wird jedes Teammitglied automatisch benachrichtigt, sobald eine neue Aufgabe ansteht. So wird die Kommunikation innerhalb des Teams transparent und automatisiert über das Tool gesteuert. Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses ermöglicht es HR-Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit wiederholenden administrativen Aufgaben zu verschwenden.

Automatisierte Formularerstellung für einzelne Aufgaben

Dashboard zur Verfolgung des Prozessfortschritts

Schritt 3

Überwachen Sie den Status Ihrer Vorgänge, indem Sie auf das Tab Monitoring wechseln. Dank der übersichtlichen Dashboard-Ansicht sind der Bearbeitungsstand und der Prozessfortschritt der einzelnen Workflows jederzeit im Tool einsehbar. So behalten Sie immer den Überblick und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher.

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Über den Experten

Jan Arnhold

Associate Manager BPM Services

Jan unterstützt Kunden dabei, ihre Projekte im Prozessmanagement erfolgreich umzusetzen und nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Als Associate Manager im Bereich BPM Services kombiniert er fundiertes Fachwissen mit einem praxisnahen Ansatz, um maßgeschneiderte Lösungen für die individuellen Herausforderungen seiner Kunden zu entwickeln. Gemeinsam mit seinem Team trägt er dazu bei, dass Unternehmen ihre Effizienz steigern und nachhaltige Ergebnisse erzielen.

Weiterführende Ressourcen

Wir haben die Informationen, die Sie benötigen, um Ihr volles Prozesspotential auszuschöpfen. Werfen Sie einen Blick auf unsere Ressourcen und verbessern Sie noch heute Ihre Geschäftsleistung.

Fachinformation

Workflow Management

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Webinar (On-Demand)

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Egal ob simpel oder komplex, jeder Prozess kann automatisiert werden – und das ohne eine einzige Zeile Code. In unserem Webinar demonstrieren wir Ihnen, wie BIC Process Execution Ihre manuellen Tätigkeiten in ausführbare Prozesse verwandelt.

Whitepaper

Citizen Developer: Coding-Herausforderungen überwinden und Prozessautomatisierung fördern

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E-Learning (kostenfrei)

Getting started: Erste Schritte mit BIC Process Execution (engl.)

Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie BIC Process Execution nutzen und wie Sie Prozesse ohne Programmierkenntnisse mit dem Tool automatisieren können.

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