Prozessanalyse:
So schaffen Sie effiziente Arbeitsabläufe

Passieren in Ihrem Unternehmen häufig Fehler? Sind Sie davon überzeugt, dass Ihr Unternehmen performanter und effizienter sein könnte, doch Sie wissen nicht, wo Sie ansetzen sollen? Mit einer detaillierten Prozessanalyse identifizieren Sie Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Ursachen für mögliche Abweichungen zwischen der Ist- und Soll-Leistung, wodurch Ihnen kennzahlbasierte Entscheidungen ermöglicht werden.

Definition: Was ist ein Prozess?

Bevor wir uns mit der eigentlichen Frage beschäftigen, was Prozessanalyse ist, sollten wir uns erst einmal darüber im Klaren sein, wie sich ein Prozess definiert. Ein Prozess ist ein System aus einer wiederkehrenden Folge von Tätigkeiten, die in einer bestimmten Sequenz durchgeführt werden, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Vergegenwärtigen wir uns dies anhand eines einfachen Beispiels: Als Retourenmanager sorgen Sie für eine reibungslose Abwicklung der eingehenden Retouren. Der Bearbeitungsprozess einer Retoure könnte wie folgt ablaufen: 1. Wareneingang, 2. Warenvorbereitung, 3. Warenbeurteilung, 4. Verpackung, 5. Wiedereinlagerung.

Doch auch bei vermeintlich einfachen Vorgängen wie diesem ist es schwierig, auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen. Denn jeder hat eine andere Auffassung über den Inhalt und die Überschneidungen zwischen den einzelnen Schritten oder bevorzugt beispielweise eine andere Reihenfolge. Gibt es keine eindeutige Regelung, stellen komplexe und ineinandergreifende Prozesse Unternehmen vor eine immense Herausforderung, da jeder am Prozess beteiligte Mitarbeiter eine unterschiedliche Vorstellung von dessen Ablauf haben kann. Aus diesem Grund ist es so wichtig, seine Prozesse genau zu strukturieren, und Verantwortlichkeiten und Aufgaben klar zu definieren. Wer tut was, wann, wie und womit?

Was ist eine Prozessanalyse?

Durch eine Prozessanalyse werden die Prozesse in Ihrem Unternehmen erstmalig sichtbar gemacht und evaluiert. Sie zerlegen Ihre Vorgänge und führen eine systematische Analyse an Ihren Prozessen durch, um Verständnis für jeden Prozess zu erlangen sowie Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu erkennen. Eine Prozessanalyse ist grundlegender Bestandteil des operativen Prozessmanagements. Durch die Prozessanalyse werden Schwachstellen, Verbesserungspotenziale und Ursachen für mögliche Unstimmigkeiten zwischen der Ist- und Soll-Leistung des Prozesses aufgedeckt.

Auf Basis Ihrer formulierten Prozessziele wird die Leistungsfähigkeit der Abläufe kontinuierlich überwacht und analysiert. Die Effizienz der stetigen Verbesserung wird durch ein definiertes Vorgehen und standardisierte Analysemethoden gesteigert. Ein standardisierter Prozess ermöglicht es Ihnen, Abweichungen oder Fehler in der Prozessausführung und deren Ursachen systematisch zu untersuchen. Als Grundlage dienen hier die Messinformationen aus der Prozessausführung. Erkannte Verbesserungspotenziale werden evaluiert und eine Entscheidung über deren Umsetzung getroffen. Diese Fragen sollten Sie sich vor der Durchführung einer Prozessanalyse stellen:

Wie lässt sich das Prozedere vereinheitlichen?
Wie können abteilungsübergreifende Prozesse synchronisiert werden?
Wo lassen sich überflüssige Arbeitsschleifen vermeiden?
Sind alle Prozesse mit genügend Informationen versehen?

So wird eine Prozessanalyse durchgeführt

Wenn Sie einen abteilungsübergreifenden Bereich analysieren, bedarf diese Analyse eines einheitlichen Ansatzes. Sonst besteht die Gefahr, dass jede Abteilung eine eigene Prozessdarstellung entwickelt, wodurch das Silodenken weiter ausgebaut und verstärkt wird. Dies hat zur Folge, dass die schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen erschwert wird. Sie können dies verhindern, indem Sie eine einheitliche Vorgehensweise und ein abgestimmtes Dokumentationsschema zur Prozessanalyse implementieren. Wenn Sie die Zusammenarbeit aller Abteilungen entlang der End-2-End-Prozesse optimieren, richten Sie Ihre Organisation gezielt auf den Customer Value aus und können Engpässe beseitigen sowie Abläufe effizienter gestalten. So sparen Sie Zeit, Geld und Personal. Professionelle Prozessmanagement-Tools wie BIC Process Design sorgen für eine schnelle und effiziente Prozessmodellierung. Die integrierten Analysefunktionen unterstützen Sie auf ideale Weise bei der Schwachstellen- und Potenzialanalyse.

In vier Schritten lernen Sie Ihre Prozesse besser kennen

1. Prozesse erkennen: Auf Basis der aufbau- und ablauforganisatorischen Strukturen werden zunächst die Problembereiche identifiziert, die im Rahmen der Ist-Modellierung betrachtet werden sollen.

2. Prozesse aufnehmen (Ist-Zustand): In der zweiten Phase geht es um die Erstellung von grafischen Modellen, welche die betreffenden Prozesse abbilden und sichtbar machen.

3. Analyse der Unternehmensprozesse: Hier überprüfen Sie den Ist-Zustand hinsichtlich Schwachstellen und Einsparpotenzialen.

4. Optimierungsmaßnahmen identifizieren: Abhängig vom vordefinierten Prozessziel erarbeiten Sie verschiedene Ansätze zur Prozessoptimierung.

Welche Methode können Sie zur Prozessanalyse heranziehen?

Die SWOT-Analyse ist eine bewährte Methode, um den Ist-Zustand Ihres Unternehmens zu analysieren. Sie betrachtet zum einen die Stärken und Schwächen des Unternehmens, zum anderen die Chancen und Risiken aus der Umwelt. SWOT setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der Wörter Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) zusammen. Mit dieser Analyse-Methode erfassen Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens, um anschließend adäquate Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Bei der internen Analyse listen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens auf. Diese Analyse wird auch als Unternehmensanalyse bezeichnet. Mit der externen Analyse (Umfeldanalyse) bestimmen Sie den Ist-Zustand des Umfelds, indem Sie mögliche Chancen und Risiken zusammentragen und bewerten.

Bei der Umfeldanalyse kann zudem zwischen der mittelbaren und unmittelbaren Umwelt differenziert werden. Zur unmittelbaren Umwelt gehören direkte Einflussfaktoren wie das Verhalten der Konkurrenten, Branchentrends und die Entwicklung der Marktstruktur. Indirekte Einflussfaktoren wie das Bildungsniveau der Mitarbeiter, das Ökosystem oder politische Entwicklungen lassen sich der mittelbaren Umwelt zuordnen.

Wie Sie Schwachstellen in Ihren Prozessen aufdecken und Verbesserungspotenziale ausschöpfen

Das Ishikawa Diagramm oder Fischgräten-Diagramm ist ein qualitatives Verfahren des Qualitätsmanagements, welches dazu dient, Probleme in Ihren Workflows zu erkennen und deren Ursachen herauszuarbeiten. Nach Ishikawa werden folgende Fehlerquellen beziehungsweise Ursachendimensionen (7M) betrachtet:

Mensch: Mangelnde Kenntnisse von Mitarbeitern, Konflikte im Team, schlechte Kommunikation und Zusammenarbeit.

Maschine: Seltene oder keine Wartungen sowie Kontrollen von Maschinen, Anlagen und Werkzeugen.

Methode: Fehlende Prozesse, schlechte Arbeitsabläufe.

Mitwelt: Externe Einflüsse wie neue, geänderte Vorschriften, Gesetze, verändertes Kundenverhalten, Marktveränderungen.

Material: Mangelhafte Lagerung und Qualität der Rohstoffe.

Messung: Fehlerhafte, unzureichende Messung von Daten.

Management: Unklare Ziele, falsche Entscheidungen des Managements.

Auf Grundlage der möglichen Problemursachen entwickeln Sie Ideen für Lösungen und leiten daraus anschließend Optimierungsmaßnahmen ab. Wenn die Ursache Ihres Problems beispielsweise im Fehlen von Prozessen liegt, hilft Ihnen eine Prozessmanagement-Software dabei, Ihre vorhandenen Geschäftsprozesse zu erfassen, zu dokumentieren und übersichtlich zu visualisieren. Dank des Prozessverzeichnisses in BIC Process Design haben Sie alle Ihre Prozesse direkt im Blick und können diese gezielt verwalten. Beachten Sie, dass je nach Branche und Tätigkeitsbereich unterschiedliche Kriterien zur Ursachen-Wirkungsanalyse herangezogen werden können.

Was sind die Ziele einer Prozessanalyse?

Die Prozessanalyse ist erst dann erfolgreich, wenn Sie die Brücke zur Prozessoptimierung schlagen. Mit der Prozessanalyse verfolgen Sie das Ziel, Schwachstellen in Ihren Workflows zu identifizieren, aus denen sich Chancen und Handlungsfelder ableiten lassen. Die Ist-Prozesse dienen als Grundlage für die daran anschließende Prozessoptimierung.

Unsere Prozessmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, eine strukturierte Prozessanalyse durchzuführen

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Über den Experten

Gregor Greinke

CEO

Gregor, Gründer von GBTEC, ist ein führender Experte für Business Process & IT Transformation. Seit mehr als 20 Jahren prägt er die BPM-Welt entscheidend mit. Seine Leidenschaft für effiziente Prozessgestaltung entdeckte er bereits während seines Studiums der Wirtschaftsinformatik. Als Mastermind der BIC Platform entwickelt er mit dem GBTEC-Team eine umfassende Software-Suite, die den gesamten Transformationszyklus abdeckt – von intelligentem Business Process Management (iBPM) und Enterprise Architecture Management (EAM) über Digital Process Automation (DPA) und Process Mining bis hin zu Governance, Risk und Compliance (GRC).

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