KVP - Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (kurz KVP) strebt eine stetige Verbesserung aller Bereiche eines Unternehmens an. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf Produkt-, Prozess- und Servicequalität gelegt. Oberstes Ziel ist es, mit kontinuierlichen Verbesserungen in kleinen Schritten die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens nachhaltig zu stärken.

Was bedeutet KVP genau und wozu wird er eingeführt?

Als Managementprinzip ist der KVP stark von dem japanischen Kaizen inspiriert. In Japan bezeichnet Kaizen (wörtlich „Veränderung zum Besseren“) eine Lebens- und Arbeitsphilosophie, welche nach kontinuierlicher und unendlicher Verbesserung von Tätigkeiten, Abläufen oder Verfahren strebt. Charakteristisch für Kaizen sind die möglichst kleinen Schritte zur Verbesserung von Arbeitsprozessen. Viele kleine und schnell zu realisierende Maßnahmen, statt große und langwierige Projekte stehen auch beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Vordergrund.

In den 90er Jahren begannen in Deutschland die ersten Industrieunternehmen KVP Methoden einzuführen, vorrangig in der Serienfertigung. Dabei wurden Mitarbeiter in sogenannte KVP-Teams eingebunden, um Verbesserungsvorschläge aufzuspüren und Lösungsansätze für die Umsetzung zu formulieren.

Heutzutage ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess schon in vielen Arbeits- und Wirtschaftsbereichen etabliert. Er steht als Merkmal für eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur, in der Ideen der Mitarbeiter und Teamarbeit ausdrücklich erwünscht sind. Wichtig bei der kontinuierlichen Verbesserung ist, dass sämtliche Prozesse und Tätigkeiten immer wieder auf den Prüfstand kommen. Jeder einzelne Mitarbeiter muss sich jeden Tag aufs Neue die Frage stellen: Was kann verbessert werden? Und jeder einzelne Mitarbeiter ist aufgefordert, selbst Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen. Mit Hilfe von KVP Schulungen, Seminaren und Qualitätszirkeln wird das Thema KVP den Mitarbeitern nahe gebracht. So wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess im Denken der Mitarbeiter verankert und Teil der Unternehmenskultur.

Ziele des KVP: Kontinuierliche Verbesserungen für hohe Qualität & nachhaltigen Erfolg

Unternehmen verfolgen alle dasselbe Ziel: Sie möchten langfristig am Markt bestehen und die eigenen Kunden so gut es geht zufriedenstellen. Da sich der Markt permanent im Wandel befindet, müssen Unternehmen ihre Leistungen und Prozesse laufend weiterentwickeln und verbessern, um langfristig erfolgreich zu sein. Hierbei spielt der kontinuierliche Verbesserungsprozess eine wesentliche Rolle: Er hilft dabei, Prozesse und Arbeitsabläufe kontinuierlich zu überdenken und anzupassen.
Konkret hilft ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess dabei folgende Ziele zu erreichen:

Qualität und Effizienz steigern
Kosten senken
Ressourceneinsatz reduzieren
Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität steigern
Volles Leistungspotenzial aller Mitarbeiter aktivieren
Kundenzufriedenheit erhöhen

Zur erfolgreichen KVP Einführung schauen wir uns nun den KVP Prozess genauer an.

Kontinuierliche Qualitätsverbesserung | GBTEC

Die vier Phasen des kontinuierlichen
Verbesserungsprozesses

Wer Unterstützung bei der KVP Einführung im Unternehmen benötigt, kann sich den PDCA-Zyklus genauer anschauen. Er wird als gängige KVP Methode genutzt und beschreibt die Grundlagen eines Verbesserungsprozesses in vier Schritten:

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP

Plan
In der ersten Phase werden der Ist-Zustand und die möglichen Verbesserungspotenziale beschrieben, die Ursachen des Problems analysiert und das KVP Ziel formuliert. Zudem werden Messgrößen für das Erreichen des Zielzustands definiert.

Do
Die zweite Phase ist die Umsetzungsphase. Die Maßnahmen zum Erreichen des Zielzustands werden fixiert und an die beteiligten Mitarbeiter kommuniziert.

Check
Die dritte Phase dient der Überprüfung. Die beim Umsetzen der Maßnahmen gesammelten Erkenntnisse sowie die erzielten Ergebnisse werden reflektiert. Bei Bedarf werden die Maßnahmen korrigiert.

Act
In der vierten und letzten Phase werden die Erfahrungen evaluiert, die im Prozess der Problemlösung gesammelt wurden. Daraus werden Standards für das künftige Vorgehen abgeleitet.

Die aufgeführten Plan-Do-Check-Act Schritte gelten als klassische Methode, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Immer wenn ein neues Verbesserungspotenzial erkannt wird, wird ein neuer PDCA-Zyklus gestartet. Vorrangiges Ziel ist es, am Ende der Act-Phase einen neuen Standard im Unternehmen etablieren zu können, der langfristig eine Verbesserung darstellt.

Wichtige KVP Merkmale und Maßnahmen

Neben dem PDCA-Zyklus und weiteren unterschiedlichen Methoden gibt es einfache Merkmale, die für die Vorgehensweise des KVPs entscheidend sind. Schnelle und unbürokratische Verbesserungen lassen sich dank folgender Maßnahmen leicht umsetzen: Aussortieren, Aufräumen, Vermeiden, Sauberkeit, Ordnung, Einfachheit, Standardisierung und Einhaltung von Regeln.

Allesamt gängige Begriffe, die im kontinuierlichen Verbesserungsprozess eine wichtige Rolle spielen. So sind das simple Aufräumen und Aussortieren von alten Dokumenten und das stetige Optimieren von bestehenden Arbeitsabläufen genauso wichtig wie eine saubere und ordentliche Pflege der neuen Strukturen. Die Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Kosten ist zu vermeiden und eine einfache Prozessdarstellung und die Einhaltung von Regeln zu bewahren.

Auf diese Weise lassen sich schnell erste Erfolge erreichen. Weitere Faktoren, die je nach Branche und Unternehmen berücksichtigt werden müssen, beziehen sich z.B. auf Veränderungen von Produkten, Kundenanforderungen oder gesetzlichen Vorgaben. Daher ist es für Unternehmen unumgänglich Prozesse fortlaufend zu optimieren und regelmäßig zu pflegen. Eine geeignete KVP Software wie BIC Process Design unterstützt Sie bei der schnellen und einfachen Darstellung von Prozessen. Analysefunktionen und Auswertungen liefern Ihnen hilfreiche Hinweise zu Optimierungspotenzialen und automatische Emails und Erinnerungen unterstützen Sie bei der Pflege Ihrer Geschäftsprozesse.

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KVP als Basis für erfolgreiches Qualitätsmanagement

Darüber hinaus gilt der kontinuierliche Verbesserungsprozess auch als Grundprinzip des Qualitätsmanagements und ist mittlerweile Bestandteil der bekannten DIN EN ISO 9001 Zertifizierung. Dabei steht die KVP Methode für gezielte und kontinuierliche Verbesserungen in allen Bereichen eines Unternehmens. Die daraus resultierenden Maßnahmen sind zu dokumentieren und zu kontrollieren. Im besten Fall werden die Ergebnisse direkt als neuer Standard gesichert, um dafür zu sorgen, dass Mängel und Fehler sich nicht wiederholen. Als obligatorischer Bestandteil des normgerechten Qualitätsmanagements gilt der KVP für alle Prozesse in einem Unternehmen.

Für ein normgerechtes Qualitätsmanagement und professionelle Methoden zur Umsetzung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses nutzen viele Unternehmen eine Prozessmanagement-Software wie BIC Platform. Mit Hilfe der Software ist es möglich, alle Prozesse im Unternehmen zentral zu dokumentieren und auf Optimierungspotenziale hin zu analysieren, um gezielt und prozessorientiert Verbesserungen durchzuführen. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein und ermöglichen Sie direkte Verbesserungsvorschläge an den publizierten Prozessen. Dank digitaler Workflows zur Prozessausführung werden Schwachstellen und Fehler frühzeitig erkannt und im KVP Prozess berücksichtigt.

KVP und andere Managementmethoden

Wer sich mit dem Thema kontinuierliche Verbesserung auseinandersetzt trifft neben dem KVP oft auf die Begriffe „Lean“ und „Six Sigma“. Was sind die genauen Unterschiede und Gemeinsamkeiten?

Six Sigma gilt als Managementsystem und hat den KVP zur Grundlage. Während sich beim KVP alles um die Schnelligkeit von Verbesserungen dreht, ist Six Sigma eher auf die perfekte Lösung fokussiert, die vor allem messbar ist und auf statistischen Methoden beruht. Six Sigma stellt eine auf Fakten und Kennzahlen basierte Methode dar, um einzelne Prozesse (Projekte) zu verbessern. Man spricht deshalb auch vom Six-Sigma-Verbesserungsprojekt.

Der KVP hingegen setzt meist einen bereits erahnten Lösungsansatz voraus und versucht diesen induktiv zur Problemlösung heranzuziehen. Ein Einstieg in Verbesserungssysteme ist jedoch einfacher und zielführender über die vielfältigen und auch alleinstehend tragbaren Methoden des KVP zu realisieren.

Auch Lean gilt als Managementsystem und gleichzeitig als eine Methode, die ihren Ursprung in Japan hat. Wörtlich übersetzt bedeutet Lean Management „Werte ohne Verschwendung schaffen“. Es definiert die Gesamtheit aller Methoden und Denkweisen, die zur effizienten Gestaltung von Prozessen und Tätigkeiten beitragen. Der KVP ist somit fester Bestandteil von Lean – sowohl in der Methodik als auch in der Denkweise der Kaizen.

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Über den Experten

Marc Stromberg

Co-Founder und Key Account Manager

Marc verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Bereich BPM, IT Management und digitale Transformation. In seiner Rolle als Key Account Manager unterstützt er internationale Konzerne weltweit dabei, ihre Prozess-Exzellenz und Business-Transformation-Initiativen voranzutreiben. Mit seiner Kombination aus technologischem Know-how und fachlicher Expertise hat er weltweit Tausende von Projekten – bei Fortune-500-Unternehmen bis hin zu KMUs – zu Spitzenleistungen in Prozessoptimierung und Operational Excellence geführt.

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