ISO 9001

Die Kundenzufriedenheit ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Mit einer Zertifizierung nach der ISO 9001 Norm bescheinigen Sie die Einhaltung von Qualitätsstandards für Ihre Produkte und Dienstleistungen. Damit steigern Sie das Vertrauen von Kunden und Interessenten in Ihr Unternehmen und fördern die Kundenzufriedenheit.

Was ist die ISO 9001?

ISO 9001 ist ein international anerkannter Standard für das Qualitätsmanagement. Die Abkürzung "ISO" steht für die International Organization for Standardization, während "9001" die Nummer des Standards ist. ISO 9001 wurde erstmals im Jahr 1987 veröffentlicht und von der Organisation regelmäßig aktualisiert, zuletzt im Jahr 2015. Mit den Aktualisierungen reagiert die ISO auf technische und rechtliche Änderungen, wie zum Beispiel die Digitalisierung des Geschäftslebens.

Die Idee hinter der Standardisierung ist es, das Qualitätsmanagement in Unternehmen auf ein höheres Level zu heben. Ziel ist es, den Anforderungen von Kunden und interessierter Parteien mithilfe einer definierten Qualität sowie von festgelegten Geschäftsprozessen zur Erreichung dieser Qualität gerecht zu werden. Mithilfe des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses bietet die ISO 9001 zudem die Grundlage dafür, vorhandene Prozesse und Qualitätsbestimmungen zielführend zu optimieren. Der Standard ist nicht auf Unternehmen in Konzerngröße beschränkt, eine Zertifizierung kann von Unternehmen jeder Größe und Branche beantragt und die Standardisierung umgesetzt werden.

Die Grundsätze von ISO 9001

ISO 9001 basiert auf acht Grundsätzen des Qualitätsmanagements – siehe auch Infoseite zum Total Quality Management:

Kundenorientierung:
Die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden sollten immer im Mittelpunkt des Qualitätsmanagements stehen.
Führung:
Das Management muss eine klare Führungsrolle übernehmen und eine Kultur des Qualitätsmanagements fördern.
Einbeziehung der Mitarbeiter:
Alle Mitarbeiter sollten in das Qualitätsmanagement eingebunden sein und dazu ermutigt werden, Verbesserungsvorschläge zu machen.
Prozessorientierung:
Alle Prozesse sollten so gestaltet werden, dass sie effizient und effektiv sind und den Anforderungen der Kunden entsprechen.
Systemansatz zur Führung:
Das Qualitätsmanagementsystem sollte als ein zusammenhängendes System betrachtet werden, das alle Aspekte des Unternehmens umfasst.
Kontinuierliche Verbesserung:
Das Qualitätsmanagementsystem sollte kontinuierlich verbessert werden, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen der Kunden und anderen interessierten Parteien entspricht.
Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Fakten:
Entscheidungen sollten auf Fakten und Daten basieren, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind.
Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen:
Die Beziehungen zu Lieferanten sollten so gestaltet werden, dass sie für beide Seiten von Nutzen sind.

Vorteile von ISO 9001

Eine ISO 9001-Zertifizierung eignet sich für Unternehmen jeder Größe, in jeder Branche. Der Zertifizierungsprozess inklusive offizieller Audits bietet Unternehmen die Chance, ihre Qualitätsmanagement-Systeme zu verbessern und Standards zu definieren, um den Anforderungen ihrer Kunden und anderer interessierter Parteien bestmöglich nachzukommen.

Die Umsetzung von ISO 9001 bietet unter anderem folgende Vorteile:

Unternehmen stellen sicher, dass sie die Anforderungen ihrer Kunden erfüllen, und verbessern somit die Kundenbindung.
Mit der Implementierung von Prozessen und Verfahren optimieren Unternehmen ihre Abläufe und gestalten sie effizienter.
Kontrollmechanismen und die Überwachung der Prozesse reduzieren die Fehleranfälligkeit und Ausschuss.
Die Einbindung in das Qualitätsmanagement erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und fördert die Eigeninitiative.

Wie läuft eine Zertifizierung ab?

Die Zertifizierung nach ISO 9001 ist ein Prozess, der in der Regel von einem akkreditierten Zertifizierungsunternehmen begleitet wird. Der Prozess besteht aus mehreren Schritten, die wir im Folgenden näher erläutern.

Schritt 1: Vorbereitung/Bestandsaufnahme

Die Vorbereitung auf die Zertifizierung ist ein wichtiger erster Schritt. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie alle Grundanforderungen des Standards erfüllen und dass ihre Qualitätsmanagement-Systeme entsprechend dokumentiert sind. Ein GAP-Analyseverfahren kann helfen, die Lücken im Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens zu identifizieren und zu schließen.

Schritt 2: Erstaudits

Der nächste Schritt besteht in der Durchführung von Erstaudits durch das Zertifizierungsunternehmen. Die Auditoren besuchen das Unternehmen und prüfen, ob das Qualitätsmanagementsystem den Anforderungen von ISO 9001 entspricht. Die Auditoren führen Interviews mit den Mitarbeitern durch und überprüfen die Dokumentation, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle Anforderungen erfüllt.

Schritt 3: Bericht und Korrekturmaßnahmen

Nach Abschluss des Audits stellt das Zertifizierungsunternehmen einen Bericht zusammen, der alle festgestellten Abweichungen oder Schwächen des Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens enthält. Das Unternehmen ergreift dann Korrekturmaßnahmen, um die festgestellten Abweichungen zu beheben und das System zu verbessern.

Schritt 4: Zweitaudit

Nachdem das Unternehmen die erforderlichen Korrekturmaßnahmen umgesetzt hat, findet ein Zweitaudit statt. Die Auditoren überprüfen erneut das Qualitätsmanagementsystem, um sicherzustellen, dass alle Korrekturmaßnahmen wirksam waren und dass das System den Anforderungen von ISO 9001 entspricht.

Schritt 5: Zertifizierung

Wenn das Unternehmen das Zweitaudit erfolgreich besteht, wird das Zertifizierungsunternehmen die Zertifizierung nach ISO 9001 erteilen. Die Zertifizierung ist in der Regel drei Jahre lang gültig und muss danach erneuert werden.

Schritt 6: Überwachungsaudits

Während der Gültigkeitsdauer der Zertifizierung finden Überwachungsaudits statt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen weiterhin den Anforderungen von ISO 9001 entspricht. Diese Überwachungsaudits finden normalerweise einmal im Jahr statt.

Die Zertifizierung nach ISO 9001 ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie ihre Qualitätsmanagement-Systeme verbessern und den Anforderungen ihrer Kunden und anderer interessierter Parteien entsprechen. Der Zertifizierungsprozess ist zwar zeitaufwändig und kostspielig, die Vorteile einer Zertifizierung gleichen die Investitionen in den Prozess auf lange Sicht in den meisten Fällen mehr als aus.

Prozessmanagement als eine zentrale Komponente der ISO 9001

Das Prozessmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der ISO 9001. Die Norm sieht vor, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse systematisch identifizieren, dokumentieren, steuern und verbessern müssen. Dabei werden die Prozesse in Eingänge, Prozessschritte und Ausgänge unterteilt, um eine klare Struktur und eine bessere Übersicht zu schaffen.

Die ISO 9001 legt dabei großen Wert auf den sogenannten „prozessorientierten Ansatz". Dieser Ansatz besagt, dass Organisationen ihre Prozesse als miteinander verbundene Systeme betrachten und diese in einem ganzheitlichen Zusammenhang sehen sollten. Der Fokus liegt auf dem Zusammenspiel der Prozesse und der Identifikation von Schnittstellen, um die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen zu optimieren.

Verknüpfungen zwischen ISO 9001 und Prozessmanagement

Prozessidentifikation und -dokumentation
Die ISO 9001 verlangt, dass Unternehmen alle ihre Geschäftsprozesse identifizieren und dokumentieren. Das Prozessmanagement hilft dabei, den Überblick über die Prozesse zu behalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst und strukturiert dargestellt werden.

Prozesssteuerung, -messung und -bewertung
Die ISO 9001 legt großen Wert auf die Steuerung der Prozesse. Durch geeignete Prozessmanagement-Methoden wie Prozessmodellierung und Prozessanalyse können Unternehmen ihre Prozesse besser steuern und optimieren. Um die Leistung der Prozesse kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern, fordert die ISO 9001 die Einführung von messbaren KPIs. Prozessmanagement-Methoden wie Monitoring ermöglichen es, die Leistung der Prozesse regelmäßig zu messen und zu bewerten.

Kontinuierliche Verbesserung
Voraussetzung für die ISO 9001 sind ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess und ein QMS. Durch Prozessmanagement-Methoden wie das PDCA-Modell (Plan-Do-Check-Act) oder Six Sigma können Unternehmen systematisch Verbesserungspotenziale identifizieren und umsetzen.

Risikobasiertes Denken
Unternehmen müssen laut ISO 9001 ein risikobasiertes Denken in ihre Prozesse integrieren. Prozessmanagement-Methoden wie Risikoanalysen helfen dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen.

Kundenorientierung
Die ISO 9001 fordert, dass Unternehmen die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Kunden erfüllen und übertreffen. Prozessmanagement hilft dabei, die Kundenperspektive in den Fokus der Geschäftsprozesse zu rücken, indem es Unternehmen ermöglicht, die Prozesse aus Kundensicht zu analysieren und zu optimieren.

Managementverantwortung
Die ISO 9001 betont die Rolle des Managements bei der Implementierung und Aufrechterhaltung des QMS. Prozessmanagement-Methoden wie Prozess-Ownership und Prozess-Governance stellen sicher, dass das Management die Verantwortung für die Prozesse übernimmt und die erforderlichen Ressourcen bereitstellt.

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Über den Experten

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CEO

Gregor, Gründer von GBTEC, ist ein führender Experte für Business Process & IT Transformation. Seit mehr als 20 Jahren prägt er die BPM-Welt entscheidend mit. Seine Leidenschaft für effiziente Prozessgestaltung entdeckte er bereits während seines Studiums der Wirtschaftsinformatik. Als Mastermind der BIC Platform entwickelt er mit dem GBTEC-Team eine umfassende Software-Suite, die den gesamten Transformationszyklus abdeckt – von intelligentem Business Process Management (iBPM) und Enterprise Architecture Management (EAM) über Digital Process Automation (DPA) und Process Mining bis hin zu Governance, Risk und Compliance (GRC).

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