Internes Kontrollsystem: Effektive Risikominimierung und Compliance in Unternehmen

Unternehmen sind tagtäglich mit einer Vielzahl von Herausforderungen und externen sowie internen Risiken konfrontiert. Während externe Risiken ihren Ursprung unter anderem in den Märkten, geopolitischen Ereignissen oder natürlichen Katastrophen haben, beziehen sich interne Risiken vor allem auf die eigenen Geschäftsprozesse. Diese können beispielsweise fehlerbehaftet oder prinzipiell ineffizient sein und im Worst Case zu Produktionsausfällen, Qualitätsproblemen, höheren Kosten und genereller Unzufriedenheit bei den Kunden führen. Um solch unerwünschte Folgen abzuwenden, ist ein Internes Kontrollsystem (IKS) das Mittel der Wahl.

Was ist ein Internes Kontrollsystem?

Ein Internes Kontrollsystem ist das Sicherheitsnetz einer Organisation. Indem es finanzielle Aspekte sowie operative und strategische Dimensionen berücksichtigt, gewährleistet es die reibungslose, effiziente und gesetzeskonforme Durchführung von Geschäftsprozessen.

Mithilfe eines IKS können Unternehmen die Risiken ihrer dokumentierten Prozesse erfassen, bewerten und steuern. Durch geregelte Kontrollabläufe ist sichergestellt, dass Mitarbeiter:innen festgelegte Regeln verstehen und einhalten. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass ein IKS weit mehr ist als eine Ansammlung von Vorschriften und Verfahren – nämlich eine umfassende Strategie, die darauf abzielt, Ihre Unternehmenswerte zu schützen, geschäftskritische Fehler zu vermeiden und lückenlose Compliance sowohl intern als auch extern zu gewährleisten.

Die Anwendungsbereiche eines IKS beziehen sich sowohl auf finanzielle Aspekte (z.B. die Genauigkeit der Buchführung) als auch auf operative und strategische Dimensionen. Durch die Bereitstellung verlässlicher Daten und Informationen schafft es ein Umfeld, in dem das Management fundierte Entscheidungen treffen kann, und hilft Ihrem Unternehmen dabei, seinen Kurs trotz möglicher Widrigkeiten beizubehalten.

Welche Aspekte umfasst ein Internes Kontrollsystem?

Ein IKS ist ein vielseitiges Instrument, das in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden kann und durch die umfängliche Kontrolle der Prozesslandschaft eine solide Grundlage für den langfristigen Erfolg schafft. Hier sind einige der Schlüsselbereiche, in denen ein IKS eine zentrale Rolle spielt:

Risikobewertung
Über ein IKS können Unternehmen Prozessrisiken erfassen und bewerten. Über eine systematische Herangehensweise werden Strategien entwickelt, um in Zukunft proaktiv auf Risiken zu reagieren und das Geschäft zu schützen.

Prozesskontrolle
Ein IKS überwacht und steuert die Geschäftsprozesse von Unternehmen. Dazu gehören unter anderem das Identifizieren von Engpässen, die effektive Verteilung von Ressourcen sowie das Sicherstellen eines effizienten Prozessablaufs.

Finanzkontrolle
Ein IKS unterstützt effektiv bei der Überprüfung finanzieller Transaktionen, der Buchführung und der Berichterstattung. Indem es deren Richtigkeit und Genauigkeit sicherstellt, beugt es Betrug und unabsichtlichen finanziellen Fehlern vor.

Compliance-Kontrolle
Ein IKS hilft bei der Implementierung sowie Einhaltung von Richtlinien und Verfahren. Durch die vollumfängliche Umsetzung aller Compliance-Anforderungen können Unternehmen ihre rechtlichen Risiken weitgehend reduzieren.

Information und Kommunikation
Ein IKS ermöglicht die effektive Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Dies beinhaltet die Bereitstellung klarer Anweisungen, Richtlinien und Berichtsmechanismen für den kompetenten Umgang mit Kontrollen.

Überwachung
Schließlich dient ein IKS dazu, die Wirksamkeit der internen Kontrollen zu überwachen und zu bewerten, um die ordnungsgemäße Durchführung der regelmäßigen Überprüfungen, Prüfungen und Audits zu gewährleisten.

Welche rechtlichen Vorgaben zur Internen Kontrolle gibt es?

Abgesehen davon, dass es im Eigeninteresse jedes Unternehmens ist, seine Prozesse zu überwachen und deren Effizienz sicherzustellen, gibt es zusätzlich gesetzliche Vorgaben, die für Unternehmen relevant sind. Im DACH-Raum sind dies die folgenden:

Deutschland

Handelsgesetzbuch (HGB)
Die Finanzkontrolle (Rechnungslegungs- und Buchführungssystem) eines Unternehmens ist fixer Bestandteil eines IKS. Der oder die Abschlussprüfer:in muss beurteilen, ob diese Systeme den gesetzlichen Vorgaben nach §317, §321 und §322 HGB entsprechen.
IDW PS 261
Der Deutsche Standard für die Prüfung des Internen Kontrollsystems gibt detaillierte Anleitungen zur Durchführung einer IKS-Prüfung. So wird Informationsgewinnung im Zuge der Prüfung als dynamischer Prozess definiert, der in eine zusammengefasste Beurteilung von inhärentem Risiko und Kontrollrisiko mündet. Der oder die Abschlussprüfer:in muss sich dabei zwingend mit dem IKS des Unternehmens befassen.

Österreich

Unternehmensgesetzbuch (UGB)
Gemäß §269 Abs 1 UGB muss die Buchführung im Rahmen eines IKS in die Jahresabschlussprüfung miteinbezogen werden, um nicht nur die Richtigkeit der Finanzdaten zu überprüfen, sondern auch sicherzustellen, dass das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt hat.
Aktiengesetz (AktG) / Gesetz betreffend GmbHs (GmbHG)
Laut §22 Abs 1 GmbHG und §82 AktG sind Geschäftsleitung und Vostandsmitglieder dazu verpflichtet, ein Rechnungswesen und ein Internes Kontrollsystem aufrechtzuerhalten.

Schweiz

Obligationenrecht (OR)
Das Schweizer OR schreibt nach Art. 728a OR Unternehmen dezidiert die Verwendung eines Internen Kontrollsystems vor, um sicherzustellen, dass die Jahres- und Konzernrechnung den gesetzlichen Vorschriften, den Statuten und dem gewählten Regelwerk entsprechen.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese gesetzlichen Vorschriften je nach Unternehmensgröße und Branche variieren können. Machen Sie sich daher am besten stets mit jenen Gesetzen und Standards vertraut, die für ihre spezifische Situation relevant sind.

Welchen Mehrwert bringt ein IKS?

Ein gut aufgestelltes IKS bietet Unternehmen sowohl quantitativen als auch qualitativen Nutzen. Während der quantitative Benefit nur schwer messbar ist, da er nur bei tatsächlichem Risikoeintritt ersichtlich wäre, lässt sich der qualitative Nutzen etwa anhand der positiven Entwicklung bez. der Anzahl an Prozessfehlern, der Kundenzufriedenheit oder der erfolgreichen Einhaltung von Compliance-Vorgaben ablesen. Der tatsächliche Mehrwert ist breit gefächert:

Deutliche Risikominimierung
Durch die systematische Identifikation von Risiken und Prozessschwächen trägt ein IKS dazu bei, finanzielle Verluste, Reputationsschäden und rechtliche Probleme zu minimieren.

Verbesserte Ressourcennutzung
Die integrierte Risikobewertung befähigt Unternehmen dazu, ihre Ressourcen auf diejenigen Geschäftsprozesse zu konzentrieren, die tatsächlich am kritischsten sind.

Spürbare Kostensenkung
Durch Möglichkeiten der Koordinierung, Automatisierung und Zentralisierung von Kontrollen werden Redundanzen von Tätigkeiten beseitigt und Kosten für unnötige Arbeitszeit gespart.

Strategische Ausrichtung
Die Fokussierung der Kontrollen auf strategische Unternehmensziele erhöhen die operative Effizienz und bieten dem Management eine wertvolle Basis zur Entscheidungsfindung.

Gestärktes Vertrauen
Ein IKS schafft Vertrauen bei Stakeholdern (z.B. Kapitalgebende, Beleg- und Kundschaft), indem es eine transparente Risikokultur schafft, die nicht nur verhindern möchte, sondern vor allem steuern.

Echter Wettbewerbsvorteil
Eine gut dokumentierte Risikolandschaft erlaubt es Unternehmen, notwendige Investitionsentscheidungen zu treffen sowie rasch auf Risiken und Kontrollschwächen zu reagieren.

Tipps zur Einführung eines IKS

Die erfolgreiche Einführung eines Internen Kontrollsystems erfordert eine gründliche Planung und eine klare Strategie.

COSO-II-ERM-Rahmenwerk

Für die Entwicklung eines erfolgreichen Internen Kontrollsystems lohnt es, das COSO II ERM Rahmenwerk als Referenz heranzuziehen. Dieses bezieht sich auf den Aufbau eines IKS und unterscheidet zwischen Komponenten, Zielkategorien und Einsatzebenen, die jeweils weiter unterteilt werden. Es ist wichtig zu betonen, dass das Rahmenwerk zwar eine praktische Richtlinie bietet, jedoch stets auf die jeweilige Situation und Risikolandschaft eines Unternehmens zugeschnitten werden sollte.

Integrierter Ansatz

Das IKS sollte nach Möglichkeit in ein bestehendes Risikomanagement und in eine bereits strukturierte Prozesslandschaft integriert werden. Gerade das Erfassen samt Priorisierung von Risken durch das Risikomanagement legt den Grundstein für eine effiziente Kontrollgestaltung im Rahmen des IKS. Durch diese prozessübergreifende Herangehensweise ergeben sich ganzheitliche Synergieeffekte, wodurch Doppelarbeiten vermieden und Ressourcen freigesetzt werden.

Top-Down-Engagement

Gleich zu Beginn der Implementierungsphase ist die volle Unterstützung des obersten Managements erforderlich, ist doch die Geschäftsleitung letztverantwortlich für die Wirksamkeit des IKS. Die Führungsebene definiert die strategischen Ziele und bestimmt über den Einsatz und die Zuteilung von Ressourcen.

Schulung und Sensibilisierung

Um ein besseres internes Verständnis herbeizuführen, ist eine klare Dokumentation von kontrollbezogenen Richtlinien und Verfahren unerlässlich. Zusätzlich ist es sinnvoll, Mitarbeiter:innen in Bezug auf das IKS vorab zu schulen, damit sie bez. der Wichtigkeit interner Kontrollen und ihrer neuen Rolle sensibilisiert werden.

Welche Vorteile bringt eine IKS Softwarelösung?

Oftmals verwenden Unternehmen noch Excel-Lösungen für die Verwaltung ihrer Prozessrisiken und der dazugehörigen Kontrollen. Je komplexer die Geschäftsabläufe jedoch werden, desto unübersichtlicher und gleichzeitig riskanter gestaltet sich eine solche Herangehensweise.

Die Verwendung einer spezialisierten IKS-Software schafft hier Abhilfe, indem sie Organisationen befähigt, ihre Prozessrisiken zentral zu steuern, ihre Kontrollen zu optimieren und in Folge ihre Gesamtleistung zu steigern.

Dadurch ergeben sich mehrere Vorteile:

Gesteigerte Effizienz durch automatisierte Überwachungs- und Kontrollprozesse
Echtzeitüberwachung von Geschäftsprozessen und umfassende Berichterstattung
Skalierbarkeit des Kontrollsystems ohne Leistungsunterbrechungen
Integration des IKS in bestehende Geschäfts- und Risikomanagementprozesse
Sichere Einhaltung aller Compliance-Vorgaben durch Standardisierung der Kontrollen
Höhere Kontrollqualität sowie strukturiertere Zuweisung von Verantwortlichkeiten

Interne Kontrolle mit BIC GRC

Vor dem Kauf einer IKS-Softwarelösung sollten Sie sicherstellen, dass diese den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Mit BIC Internal Control haben Sie eine fixfertige Standard-Solution, die nahtlos in Ihr gängiges Risikomanagement integrierbar ist. Eine beliebte Kombination ist auch jene mit BIC Enterprise Risk, wodurch Sie Risikomanagement und Internes Kontrollsystem bequem auf einer zentralen Plattform steuern und verwalten können.

Drei Schlüsselargumente, weshalb Sie sich für BIC Internal Control entscheiden sollten:

Vollständige Adaptierbarkeit
Integrieren Sie BIC Internal Control in Ihre aktuellen Abläufe, passen Sie die Software-Inhalte an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an und erweitern Sie kontinuierlich Ihre internen Kontrollen.

Verlässlicher Vermögensschutz
Sichern Sie Ihre Unternehmenswerte wirksam durch einen risikoorientierten Prüfungsansatz ab, indem Sie inhärentes Risiko, Kontrollrisiko und Entdeckungsrisiko effizient erfassen, bewerten und steuern.

Höchste Revisionssicherheit
Gewährleisten Sie volle Compliance Ihres Unternehmens mit allen internen und externen Vorgaben und haben Sie im Vorfeld die notwendigen Informationen für Wirtschaftsprüfungen und Audits parat.

Welche BIC Lösung ist die richtige für mich?

Ob individuelle oder vorgefertigte Lösung – bei GBTEC finden Sie die passende Software für Ihre internen Kontrollanforderungen. Unsere fertige Out-of-the-Box-Lösung BIC Internal Control beinhaltet alle gängigen Kontrollstandards, um Ihrem Unternehmen die Sicherheit zu geben, die es verdient. Wenn Sie eher eine individuelle Herangehensweise bevorzugen, haben Sie mit BIC Custom GRC die Möglichkeit, Ihre speziellen Anforderungen exakt abzubilden.

Überzeugen Sie sich selbst und etablieren Sie ein vollumfängliches Internes Kontrollsystem, das Ihr Unternehmen gestärkt in die Zukunft führt.

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