GRC-Tools - Dos & Don’ts

Auch nach Inbetriebnahme und Abschluss der Roll-Out-Phase bleibt es sehr wichtig, die Communities kontinuierlich zu stärken. Insbesonders da GRC oft als wenig dankbare Aufgabe in den Köpfen verankert ist, muss die Community stark zusammengehalten werden und der Fokus mindestens zu den wichtigen Phasen wieder gezielt darauf gelenkt werden. Dies ist allerdings nicht nur ein Thema der GRC-Software, sondern vor allem für die Verankerung in der Kultur und im täglichen Denken. Dem Tool kommt dabei durchaus eine prominente Rolle zu, da es im Auftritt nach außen immer Visitenkarte und Aushängeschild des Fachbereichs in der gesamten Organisation ist.

Regelmäßige fachliche Runden zum Austausch sind empfehlenswert, wenn möglich face-to-face. Auch hier sollten Aspekte rund um das Tool regelmäßig eine Rolle spielen, z. B. können hier neue Funktionalitäten oder Berichte vorgestellt werden. Auch wenn diese intensive Betreuung Ressourcen im Fachbereich bindet, wird dieser dadurch langfristig auch wieder entlastet. Die User weltweit werden sich dann auch eher untereinander austauschen, das Wissen teilen und Fragen ggf. rasch und unkompliziert klären können.

Sobald es an die Weiterentwicklung des Tools geht, ist das Feedback der User enorm wichtig. Aus der Erfahrung sehen sie häufig andere Schwerpunkte als die Verantwortlichen im Headquarter. Hier ist es wichtig, den Zeitpunkt für einen etwaigen Releasewechsel sorgfältig zu prüfen und ggf. auch mit der Community zu spiegeln. Insbesondere in der Abwicklung der Regelprozesse ist Timing oft ausschlaggebend, um nicht unnötige Hindernisse zu schaffen. Vor allem größere Anpassungen müssen selbstverständlich auch rechtzeitig in die Budgetierung eingeplant werden und auch in der internen Ressourcensituation berücksichtigt werden (z. B. Zeiten für Tests). Eine sorgfältige Planung und Sicherung der langfristigen Budgets ist essentiell, denn es wird häufig eine Kostensenkung über die Jahre hinweg erwartet. In der Argumentation kann unter Umständen das Feedback der User nützlich sein, aus dem man beispielsweise eine langfristige Roadmap erarbeiten kann, die auch eine Integration anderer Bereiche oder fachlich verwandter Themen vorsieht.

Im Allgemeinen hat sich gezeigt, dass es empfehlenswert ist, mit Updates nicht zu lange warten. Es besteht hier die Gefahr, die unregelmäßigen User regelrecht zu “schocken”, weil sie die Oberfläche möglicherweise kaum wiedererkennen. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung entlang der gemeinsam definierten Roadmap ist der Akzeptanz sehr dienlich. Besonders wenn weitere GRC-Prozesse integriert werden, sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die bestehenden User nicht “zurückfallen” und deren Usability leidet.

Es lohnt sich außerdem regelmäßig kritisch zu hinterfragen, inwieweit die Software zur berühmten “Eierlegenden-Woll-Milch-Sau” geworden ist und welche Elemente ggf. schon wieder unnötig geworden sind. Für den langfristig problemlosen Betrieb des Tools ist es sehr wichtig, dass die Expertise aus dem Projektumfeld gesichert wird, besonders wenn das Team sich mit Übergang in den Regelbetrieb verändert hat oder es im Unternehmen üblich ist, sich regelmäßig intern weiterzuentwickeln. Auch im laufenden Betrieb braucht es dedizierte Betreuer aus der IT und dem Fachbereich und es ist nötig, das zeitliche Commitment sorgfältig abzustimmen und an die Community zu kommunizieren. Das übergeordnete Ziel muss es sein, die User gezielt und adressatengerecht zu betreuen und dabei die restlichen Abteilungsaufgaben nicht zu vernachlässigen.

Unser Ziel als Tool-Anbieter ist es, Sie auf diesem Weg zu begleiten und ebenso bestmöglich zu unterstützen. Zögern Sie nicht, mit Fragen auf uns zuzukommen und im Dialog noch mehr von unseren Erfahrungen zu profitieren.