Einführung ins Prozessmanagement: der strukturelle Aufbau

Die X-Achse bildet die ganzheitliche Sicht auf das Prozessmanagement in der betrachteten Organisation von der strategischen Planung bis zur operativen Umsetzung ab. Dort werden die primären Leistungen (Ergebnistypen) des Prozessmanagements beschrieben.
Die Y-Achse stellt die sekundären Leistungen (Ergebnistypen) der Methoden und Werkzeuge dar, die erforderlich sind, um die primären Ergebnistypen bereitzustellen. Vereinfacht gesagt beschreibt die X-Achse das WAS und die Y-Achse das WIE.

Neben der grundsätzlichen Transparenz ermöglicht diese Trennung die individuellen Ergebnisse abzugrenzen. Sind die für eine Organisation relevanten GPM Leistungen eindeutig zugeordnet, entsteht eine Datenbasis, um die Komplexität des eigenen Prozessmanagements schnell abschätzen zu können. Bei der Strukturierung sind die folgenden Bereiche des Prozessmanagements zu unterscheiden 1) strategisch, 2) operativ, 3) fachlich und 4) (IT-)technisch. Jeder Bereich verfügt über eigene Leistungen. Für eine Organisation, die ein Prozessmanagement einführt oder neu organisiert, empfiehlt es sich, eine Tabelle mit individuellen Ergebnistypen zu erstellen und auf Vollständigkeit und Inkonsistenzen zu prüfen. Dadurch entsteht mit minimalem Aufwand ein gutes Verständnis, die eigene Struktur des Prozessmanagements bewerten und steuern zu können.

Sowohl das fachliche als auch das (IT-)Technische Prozessmanagement bündeln die eigentlichen "Arbeitsbereiche". Nur durch GPM-Tätigkeiten im fachlichen und technischen Prozessmanagement wird die operative Umsetzung der GPM-Strategie möglich.
Häufig erfolgt beim Aufbau der Prozessmanagementstruktur einer Organisation keine klare Trennung dieser Bereiche. Das führt dazu, dass unterschiedliche Methoden, Werkzeuge und Zielsetzungen nicht genau gesteuert werden. Natürlich werden Tätigkeiten des fachlichen und technischen Prozessmanagements in einer Organisation zumindest zum Teil auch dann abgedeckt, wenn sie nicht gesondert herausgestellt sind. Ein solches „verstecktes“ Vorgehen hat aber den Nachteil, dass es die Bedeutung des fachlichen und technischen Prozessmanagements innerhalb des 

_{Hinweis: Dieser Beitrag ist als Fachartikel auf Computerwoche.de erschienen.}

Aufbaus und der langfristigen Organisation des GPM nicht deutlich genug hervorhebt.
Zum Beispiel kommt es in Organisationen, die keine eindeutige Transparenz in diesen Bereichen herstellen, oftmals zu dem Effekt, dass verschiedene operative Themen des Prozessmanagements unterschiedliche Modellierungen nutzen, nur weil keine transparente Information darüber vorliegt, wie Tätigkeiten in den „Arbeitsbereichen“ fachliche und technische Modellierung zu erfolgen haben. Durch die Trennung und Zuordnung der Themen ist es einfacher möglich das Prozessmanagement transparent zu planen, abzustimmen und zu steuern. Es entsteht eine Transformationsschicht zwischen dem strategischen und operativen GPM, die als "Klebstoff" ein abgegrenztes und dennoch integriertes Gesamtbild der GPM Aktivitäten erstellt.