Wie das Prozessmanagement die Digitalisierung in Unternehmen vorantreibt

Im Zeitalter der Digitalisierung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, traditionelle Geschäftsprozesse auf innovative Weise neu zu gestalten. Doch dieser Wandel erfordert mehr als nur den Einsatz neuer, digitaler Tools. Durch die systematische Analyse, Neugestaltung und Automatisierung von Abläufen ebnet das Prozessmanagement den Weg für eine nahtlose Integration moderner Technologien und treibt damit die Digitalisierung in Unternehmen voran.

Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung

Industrie 4.0, Robotic Process Automation, Blockchain, Data Science, künstliche Intelligenz - die Möglichkeiten der Digitalisierung sind nahezu unbegrenzt, insbesondere für die Wirtschaft. Erfolgreiche Unternehmen haben erkannt, dass die Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit einen digitalen Wandel voraussetzt – unabhängig von Unternehmensgröße und Branche: Denn was in der Vergangenheit funktioniert hat, reicht heute nicht mehr aus, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Alles läuft schneller ab, Kunden- und Marktanforderungen werden immer komplexer und Effizienz ist wichtiger denn je. Die Coronapandemie hat diesen Wandel beschleunigt und Unternehmen dazu gezwungen, die Digitalisierung noch schneller voranzutreiben.

Was bedeutet Digitalisierung und wo liegt der Unterschied zur digitalen Transformation?

Digitalisierung– ein Buzzword, das Ihnen im Berufsleben vermutlich schon des Öfteren begegnet ist. Aber was ist damit überhaupt gemeint? Und welche Bedeutung hat es für Unternehmen? Hier eine kurze Einordnung: Die Digitalisierung beschreibt den Prozess der Umwandlung von physischen oder analogen Informationen, Abläufen, Arbeitsmethoden und Geschäftsmodellen in digitale Formate und Technologien. Häufig werden die Begriffe digitale Transformation und Digitalisierung im allgemeinen Sprachgebrauch synonym verwendet. Allerdings geht die digitale Transformation über die bloße Digitalisierung von analogen Informationen, Daten und Prozessen hinaus und beschreibt einen tiefgreifenden und strategischen Wandel, den Unternehmen durch den Einsatz digitaler Technologien und neuer Geschäftsmodelle erfahren, um sich den Herausforderungen der digitalen Ära anzupassen. Die digitale Transformation betrifft damit nicht nur die technologische Ebene, sondern auch die Unternehmenskultur, die Arbeitsweise und die Kundenorientierung. Sie umfasst das gesamte Unternehmen – mit dem Ziel dieses zukunftsfähig zu machen und neue Wachstumschancen zu erschließen.

Digitalisierung und Prozessmanagement - Wie passt das überhaupt zusammen?

Bevor Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse starten können, muss zunächst die Grundvoraussetzung gegeben sein – ein gut funktionierendes Prozessmanagement. Ohne ein solides Fundament gelingt die elektronische, papierlose Arbeitsweise nicht. Gleichzeitig gilt: Einen schlechten analogen Prozess zu digitalisieren oder gar zu automatisieren, macht den eigentlichen Prozess dadurch nicht zu einem sinnvollen Prozess. Es ist daher lohnenswert, die eigenen Prozesse zuvor kritisch zu hinterfragen und zu überarbeiten. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen meint dabei mehr als die bloße Überführung in ein IT-System, sondern geht auch mit einer veränderten Arbeitsweise einher. Prozesse dürfen nicht irgendwo als Karteileichen untergehen, sondern müssen auch von den Mitarbeitern als solche gelebt werden. Gelingt die Digitalisierung von betrieblichen Abläufen profitieren Unternehmen auf vielfältige Weise:

Erhöhte Agilität
Die digitale Transformation erfordert Agilität und eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen. Mit BPM schaffen Sie die notwendigen Voraussetzungen, um Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich, schnell und effizient zu überprüfen und anzupassen.

Optimierte und automatisierte Prozesse
Mit BPM können Unternehmen ihre Prozesse von Anfang bis Ende abbilden und dadurch Ineffizienzen, Fehler und Redundanzen in den bestehenden Unternehmensabläufen identifizieren und eliminieren. Gleichzeitig werden manuelle, zeitaufwändige und wiederkehrende Aufgaben sichtbar – ideale Kandidaten für die Prozessautomation.

Datenbasierte Entscheidungen
Daten sind die Lebensader eines jeden Unternehmens. Mithilfe eines fortschrittlichen BPM-Tools erhalten Sie wertvolle Einblicke in Kennzahlen wie durchschnittliche Durchlaufzeiten, Auslastungen, Kapazitäten und Prozesskosten. Diese Erkenntnisse helfen bei der strategischen Entscheidungsfindung und der Ausarbeitung der digitalen Strategie für Unternehmen.

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
BPM ermöglicht einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen. Durch ein abteilungsübergreifendes Prozessverständnis können somit Silos abgebaut und eine effizientere Arbeitsweise gefördert werden.

Zufriedenere Kunden
Indem das Prozessmanagement darauf abzielt, Abläufe kundenorientiert zu gestalten und sicher zu stellen, dass Prozesse für Kunden schneller und reibungsloser ablaufen, trägt es maßgeblich zur Verbesserung des Kundenerlebnisses bei. Ein positives Kundenerlebnis bindet Kunden folglich an das Unternehmen und fördert positive Weiterempfehlungen.

Mehr Innovationsmöglichkeiten
Digitales Prozessmanagement schafft Raum für Innovationen, da es Mitarbeiter von zeitaufwändigen Aufgaben entlastet und ihnen mehr Raum für kreatives Denken und neue Ideen gibt. Innovationen wiederum schaffen Möglichkeiten für Unternehmenswachstum, sei es durch die Erschließung neuer Märkte, die Einführung neuer Produkte oder die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.

Gut zu wissen!

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es entscheidend, die Digitalisierung ganzheitlich und als Teil der gesamten Unternehmensstrategie zu betrachten. Daraus folgt: Die Digitalisierung ist ein Querschnittsthema, das breit im Unternehmen gefasst sein sollte und nicht allein von der IT-Abteilung bearbeitet werden darf. Dennoch kann die IT-Abteilung bei der Auswahl digitaler Technologien zur Erhebung, Analyse und Dokumentation der Prozesse unterstützen und aufzeigen, wie diese in die bestehende Systemlandschaft und zur Strategie passen. Zudem kann sie dahingehend beraten, welche Automatisierungsmöglichkeiten und Schnittstellen bedient werden müssen, um das volle Potenzial von BPM in technischer Hinsicht zu entfalten.

In 5 Schritten zur erfolgreichen Prozessdigitalisierung

Eines ist klar: Die Digitalisierung Ihres Prozessmanagements ist nicht von jetzt auf gleich getan, sondern erfordert viele strategische und operative Vorüberlegungen und Vorarbeiten. Der folgende 5-Schritte-Plan soll Ihnen eine Orientierung bieten, um das volle Potential Ihres Digitalisierungsvorhabens auszuschöpfen:

Schritt 1: Strategische Ausrichtung

Eine klare Strategie und Vision bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Digitalisierungsvorhaben. Unternehmen sollten daher vorab klare Ziele definieren und ihre Transformationsprozesse auf diese Ziele ausrichten. Zu Beginn sollten Sie sich einen Überblick über Ihre bisherige Prozesslandschaft verschaffen und folgende Dinge in Erfahrung bringen: Welche Unternehmensprozesse haben wir und wie sind diese aufgebaut? Wie werden Prozesse zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams definiert und koordiniert? Wer ist alles in diesen Prozessen involviert und wie viel Zeit nehmen die einzelnen Prozessschritte in Anspruch?

Schritt 2: Prozessaufnahme

Im nächsten Schritt erfolgt die Prozessaufnahme der IST-Prozesse mit internen oder externen Prozessverantwortlichkeiten. Oftmals geschieht dies in Rahmen von moderierten Workshops oder strukturierten Interviews, in denen unter anderem die einzelnen Prozessschritte, die beteiligten Mitarbeiter, Dokumente und IT-Systeme erarbeitet werden. Dabei werden auch die wesentlichen Inputs und Outputs sowie mögliche Störfaktoren und Verbesserungspotenziale gleich mit aufgenommen.

prozessmanagement hilft bei der digitalisierung

Schritt 3: Prozessoptimierung

Anhand dieser Schwachstellenanalyse der IST-Prozesse erfolgt im Anschluss die Definition der SOLL-Prozesse. Hierzu werden die bestehenden Prozesse hinsichtlich ihrer Fehler, Ineffizienzen und Redundanzen unter folgenden Gesichtspunkten korrigiert: entfernen, vereinfachen oder automatisieren. "Brauchen wir den Prozess oder einzelne Prozessschritte überhaupt? Können wir den Prozess oder einzelne Prozessschritte vereinfachen? Besteht die Möglichkeit, den Prozess zu (teil-) automatisieren?" Mit diesen Fragen sollten sich Unternehmen im Zuge der Prozessoptimierung beschäftigen und entsprechende Antworten finden.

Schritt 4: Prozessmodellierung

Anschließend erfolgt die Dokumentation der definierten SOLL-Prozesse in digitaler Form in einem Prozessmodellierungs-Tool. Alle prozessrelevanten Informationen wie Aufgaben, Dokumente, Zuständigkeiten und Workflows können so an einem zentralen Ort digital erfasst und ortsunabhängig abgerufen werden. Die Dokumentation der Prozesse kann dabei in verschiedenen Modellierungssprachen erfolgen. Gängige Notationen sind z.B. BPMN 2.0 oder EPK. Durch die Darstellung von komplexen Prozessmodellen mit Hilfe einer geeigneten Software, können diese auf eine für alle Beteiligten verständliche, leichte und intuitive Weise abgebildet werden. Damit erhalten Sie einen 360-Grad-Blick auf Ihre Prozesse und können diese einfach und nachvollziehbar an das gesamte Unternehmen kommunizieren.

Modellierung der neuen Prozesse für die Digitalisierung

Schritt 5: Prozessautomation

Im Idealfall können die optimierten SOLL-Prozesse schließlich (teil-) automatisiert und damit um ein Vielfaches beschleunigt werden. Mit Hilfe eines Automationstools verwandeln Sie Ihre manuellen, papierbasierten und repetitiven Tätigkeiten in digitale Formulare, ausführbare Workflows und durch Bots automatisierte Aufgaben – und zwar in kürzester Zeit. Sogenannte No-Code- und Low-Code-Workflows helfen dabei, digitale Workflows schnell zu erstellen, und dabei nur wenig bis gar keinen Code zu schreiben. So können auch nicht-technische Anwender in den Fachabteilungen, die ihre eigenen Arbeitsabläufe meist am besten kennen, ihre Prozesse weitgehend ohne Hilfe der IT-Abteilung erstellen und flexibel anpassen.

Prozessdigitalisierung meistern: Best Practices aus dem Unternehmensalltag

Behalten Sie das große Ganze im Blick
Eine erfolgreiche Digitalisierung des Unternehmens erfordert auch einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Unternehmensprozesse. Betrachten Sie daher nicht nur einzelne Prozesse oder Prozessschritte, sondern die Prozesslandschaft im Ganzen - mit allen Abhängigkeiten und Schnittstellen. Nur so können Prozessbrüche, Doppelarbeiten und unterschiedliche Arbeitsweisen erkannt werden. Eine umfassende Prozesslandkarte hilft, den Überblick zu behalten und gibt gleichzeitig Anhaltspunkte zur Vereinheitlichung und Vereinfachung.

Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen
Stürzen Sie sich nicht Hals über Kopf in Ihr Digitalisierungsvorhaben. Definieren Sie stattdessen vorab, wo die Reise hingehen soll und wie Ihr Geschäftsprozessmanagement – sowohl aus strategischer als auch aus operativer Sicht - zukünftig aussehen soll. Wichtig ist dabei, alle Stakeholder und Entscheidungsträger, die in den Prozessen involviert sind, bei der Planung und Umsetzung der BPM-Strategie einzubeziehen. Das fördert nicht nur die Motivation aller Beteiligten, sondern hilft Ihnen potentielle Probleme bereits im Voraus zu erkennen und vorzubeugen. Zudem empfiehlt sich eine iterative Vorgehensweise: Verwenden Sie einen schrittweisen Ansatz, beginnend mit kleinen, überschaubaren Projekten, und erweitern Sie diese allmählich auf komplexere Prozesse.

Holen Sie Ihre Mitarbeiter mit ins Boot
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuen Unternehmensprozessen und Tools nicht alleine. All diese Änderungen mögen am Anfang sehr einschüchternd und erschreckend auf viele Mitarbeiter wirken. Informieren Sie diese über die Veränderungen, deren Gründe sowie die Vorteile und nehmen Sie den Mitarbeitern auf diese Weise die Angst. So fördern Sie das Verständnis auf Seiten der Mitarbeiter und gleichzeitig eine höhere Bereitschaft, sich auf die Änderungen einzulassen. Bieten Sie ihnen Schulungen und kontinuierliche Unterstützung auch abseits der (initialen) Schulungen an. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Prozessverbesserungen vorzuschlagen und umzusetzen.

Legen Sie klare Prozessverantwortungen fest
Die heutigen Marktgegebenheiten erfordern von Unternehmen eine schnelle Anpassungsfähigkeit. Um diese sicher zu stellen, müssen auch Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten auf die Prozesse ausgerichtet und so gestaltet werden, dass kurze Entscheidungswege schnelle Veränderungen ermöglichen. Legen Sie deshalb die Prozessverantwortung für jeden Prozess genau fest und benennen Sie engagierte, mit den notwendigen digitalen Kompetenzen ausgestattete Prozessverantwortliche. Beachten Sie dabei, dass die Digitalisierung auf Prozessebene stattfindet. Sie führt zur Verlagerung der Verantwortlichkeiten hin zu den Prozessen und weg von isolierten Abteilungen.

Behalten Sie Ihre Prozesskennzahlen im Blick
Mit der Implementierung des Prozessmanagements ist es nicht getan, denn beim Thema BPM handelt es sich nicht um ein einmaliges, sondern um ein kontinuierliches Prozedere. Denn was heute funktioniert, kann morgen bereits überholt sein. Messen und überwachen Sie daher kontinuierlich den Erfolg der BPM-Strategie und nutzen Sie diese Informationen, um weitere Verbesserungen und Anpassungen an Ihren Prozessen vorzunehmen. Durch eine laufende Messung und Verbesserung von Prozessen kann deren Leistung kontinuierlich aufrechterhalten und eventuell gesteigert (Prozesseffektivität) und gleichzeitig Prozesskosten gesenkt werden (Prozesseffizienz). Überprüfen Sie Ihre Prozesse daher regelmäßig auf veraltete oder überflüssige Prozessschritte.

Übrigens

Obwohl (fast) jeder Unternehmensprozess digitalisiert werden kann, eignet sich nicht jeder Prozess gleich gut zur Digitalisierung. Am besten geeignet sind Kernprozesse, die einen direkten Beitrag zur Wertschöpfung leisten sowie administrative und standardisierte Prozesse, die häufig wiederholt werden. Diese können ihren Ursprung in den unterschiedlichsten Bereichen haben und umfassen beispielsweise die Digitalisierung von Rechnungsstellungen, Bestellungen oder Genehmigungen.

Nun sind Sie an der Reihe

So unterschiedlich die Prozesse eines jeden Unternehmens auch sein mögen, die Digitalisierung bestehender Arbeitsabläufe setzt immer ein fundiertes, professionelles Geschäftsprozessmanagement voraus. Mit BIC Platform bietet Ihnen GBTEC das ideale Planungsinstrument, um Ihr Digitalisierungsvorhaben effektiv umzusetzen. Die Potenziale der Digitalisierung lassen sich mit der Software einfach erkennen und bewerten.

Setzen Sie auf ein professionelles Prozessmanagement und treiben Sie damit die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voran!

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Die Zukunft der Digitalisierung – Ein Blick in die Glaskugel

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die Konkurrenz stärker denn je. Unternehmen, die sich nicht an die neuen Technologien und Kundenbedürfnisse anpassen, laufen Gefahr, von agileren und digital versierten Wettbewerbern abgehängt zu werden. Hinzu kommt die immer stärker werdende Bedeutung der künstlichen Intelligenz. Prognosen zufolge wird die künstliche Intelligenz in immer mehr Branchen eingesetzt, um Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Fortschrittliche Algorithmen werden es ermöglichen, Prozesse intelligent zu analysieren, Engpässe zu identifizieren und optimale Lösungen vorzuschlagen. Zudem können Routineaufgaben vermehr automatisiert werden. Nur diejenigen Unternehmen, die Prozessmanagement als strategisches Element in ihre digitale Agenda einbinden, werden in der Lage sein, sich langfristig erfolgreich am Markt zu behaupten.

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