Wie das Prozessmanagement die Digitalisierung in Unternehmen vorantreibt

Behalten Sie das große Ganze im Blick
Eine erfolgreiche Digitalisierung des Unternehmens erfordert auch einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Unternehmensprozesse. Betrachten Sie daher nicht nur einzelne Prozesse oder Prozessschritte, sondern die Prozesslandschaft im Ganzen - mit allen Abhängigkeiten und Schnittstellen. Nur so können Prozessbrüche, Doppelarbeiten und unterschiedliche Arbeitsweisen erkannt werden. Eine umfassende Prozesslandkarte hilft, den Überblick zu behalten und gibt gleichzeitig Anhaltspunkte zur Vereinheitlichung und Vereinfachung.

Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen
Stürzen Sie sich nicht Hals über Kopf in Ihr Digitalisierungsvorhaben. Definieren Sie stattdessen vorab, wo die Reise hingehen soll und wie Ihr Geschäftsprozessmanagement – sowohl aus strategischer als auch aus operativer Sicht - zukünftig aussehen soll. Wichtig ist dabei, alle Stakeholder und Entscheidungsträger, die in den Prozessen involviert sind, bei der Planung und Umsetzung der BPM-Strategie einzubeziehen. Das fördert nicht nur die Motivation aller Beteiligten, sondern hilft Ihnen potentielle Probleme bereits im Voraus zu erkennen und vorzubeugen. Zudem empfiehlt sich eine iterative Vorgehensweise: Verwenden Sie einen schrittweisen Ansatz, beginnend mit kleinen, überschaubaren Projekten, und erweitern Sie diese allmählich auf komplexere Prozesse.

Holen Sie Ihre Mitarbeiter mit ins Boot
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuen Unternehmensprozessen und Tools nicht alleine. All diese Änderungen mögen am Anfang sehr einschüchternd und erschreckend auf viele Mitarbeiter wirken. Informieren Sie diese über die Veränderungen, deren Gründe sowie die Vorteile und nehmen Sie den Mitarbeitern auf diese Weise die Angst. So fördern Sie das Verständnis auf Seiten der Mitarbeiter und gleichzeitig eine höhere Bereitschaft, sich auf die Änderungen einzulassen. Bieten Sie ihnen Schulungen und kontinuierliche Unterstützung auch abseits der (initialen) Schulungen an. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Prozessverbesserungen vorzuschlagen und umzusetzen.

Legen Sie klare Prozessverantwortungen fest
Die heutigen Marktgegebenheiten erfordern von Unternehmen eine schnelle Anpassungsfähigkeit. Um diese sicher zu stellen, müssen auch Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten auf die Prozesse ausgerichtet und so gestaltet werden, dass kurze Entscheidungswege schnelle Veränderungen ermöglichen. Legen Sie deshalb die Prozessverantwortung für jeden Prozess genau fest und benennen Sie engagierte, mit den notwendigen digitalen Kompetenzen ausgestattete Prozessverantwortliche. Beachten Sie dabei, dass die Digitalisierung auf Prozessebene stattfindet. Sie führt zur Verlagerung der Verantwortlichkeiten hin zu den Prozessen und weg von isolierten Abteilungen.

Behalten Sie Ihre Prozesskennzahlen im Blick
Mit der Implementierung des Prozessmanagements ist es nicht getan, denn beim Thema BPM handelt es sich nicht um ein einmaliges, sondern um ein kontinuierliches Prozedere. Denn was heute funktioniert, kann morgen bereits überholt sein. Messen und überwachen Sie daher kontinuierlich den Erfolg der BPM-Strategie und nutzen Sie diese Informationen, um weitere Verbesserungen und Anpassungen an Ihren Prozessen vorzunehmen. Durch eine laufende Messung und Verbesserung von Prozessen kann deren Leistung kontinuierlich aufrechterhalten und eventuell gesteigert (Prozesseffektivität) und gleichzeitig Prozesskosten gesenkt werden (Prozesseffizienz). Überprüfen Sie Ihre Prozesse daher regelmäßig auf veraltete oder überflüssige Prozessschritte.