Datenschutzmanagement: von Verwundbarkeit zu Überlegenheit

Datenschutzmanagement befasst sich mit dem Schutz personenbezogener Daten und ist als solches ein nicht mehr wegzudenkender Aspekt der modernen Geschäftswelt. Genauer gesagt beschreibt es einen proaktiven Ansatz, der darauf abzielt, die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten akut und auf lange Sicht hin zu gewährleisten. Zum einen sollte es im persönlichen Interesse von Unternehmen sein, den Datenschutz ganz vorne auf die Prioritätenliste zu setzen, zum anderen sind sie durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) aber auch dazu verpflichtet, personenbezogene Daten ordnungsgemäß zu verwalten und die Rechte der Betroffenen zu respektieren.

Welche Aspekte umfasst Datenschutzmanagement?

Datenschutzmanagement sollte als ein ganzheitlicher Ansatz zur Verwaltung, zum Schutz und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und -richtlinien verstanden werden. Insofern umfasst es mehrere Schlüsselaspekte.

Datenschutzrichtlinien und –prozesse
Unternehmen sind rechtlich verpflichtet, klare interne Datenschutzrichtlinien und -prozesse zu entwickeln. Dies beinhaltet Verfahren zur Datenschutzerklärung, die Einholung von Einwilligungen Betroffener oder die Festlegung von Verantwortlichkeiten. In einigen Fällen sind Unternehmen sogar verpflichtet, eine:n eigene:n Datenschutzbeauftragte:n für die Überwachung und Umsetzung der Richtlinien zu haben.

Technische und organisatorische Maßnahmen
Um personenbezogene Daten angemessen zu schützen, ist die Umsetzung bestimmter technischer und organisatorischer Maßnahmen erforderlich. Diese umfassen die sichere Verschlüsselung von Daten, die Schaffung von Zugangskontrollen, die Durchführung regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen und den Einsatz einer geeigneten Datenschutzmanagement-Software, die all dies möglich macht.

Datenschutz-Folgenabschätzung
Datenschutz-Folgenabschätzungen sind ein integraler Bestandteil eines jeden Datenschutzmanagements. Sie dienen dazu, die Auswirkungen von Datenverarbeitungsaktivitäten auf die Privatsphäre von betroffenen Personen zu bewerten. Dies ist notwendig, um Risiken proaktiv zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur effektiven Risikominderung zu ergreifen.

Meldepflicht von Verletzungen
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sowohl Datenschutzverletzungen rechtzeitig erkennen als auch die betroffenen Personen und Datenschutzbehörden über Art und Ausmaß innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden informieren. Auch hierbei unterstützt die Verwendung einer Datenschutzmanagement-Software, durch die zugrundeliegende Prozesse automatisiert werden können.

Rechtliche Vorgaben zum Datenschutz

Mit dem Inkrafttreten (2018) der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) wurde eine grundlegende Änderung der europäischen Datenschutzlandschaft herbeigeführt, deren Auswirkungen weltweit zu spüren sind. Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, sehen sich nunmehr mit strengeren Anforderungen konfrontiert.

Recht auf Vergessen werden

Ein zentrales Element der EU-DSGVO ist das Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, Daten auf Anfrage zu löschen, wenn diese nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden oder wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft.

Auskunftsverpflichtung

Unternehmen sind per Gesetz dazu verpflichtet, den betroffenen Personen die genauen Details über die Verarbeitung ihrer Daten bereitzustellen. Dazu gehören Informationen über Verarbeitungszweck, Datenkategorien, Datenempfänger sowie die geplante Speicherdauer der Daten.

Strafe bei Verstößen

Die EU-DSGVO sieht hohe Strafen für Verstöße gegen die Datenschutzbestimmungen vor. Unternehmen können mit Geldbußen von bis zu 4% ihres Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro (je nachdem, was höher ist) belegt werden, wenn Daten und und Rechte Betroffener unzureichend geschützt sind.

Datenschutzmanagement bringt echten Mehrwert für Unternehmen

Rechtliche Konformität
Datenschutzmanagement hilft Unternehmen, die strengen Vorschriften der EU-DSGVO und anderer Datenschutzgesetze weltweit einzuhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden
Risikominderung
Datenschutzmanagement minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen, indem es Probleme frühzeitig erkennt und aufzeigt
Vertrauen der Kunden
Datenschutzmanagement schafft Vertrauen, indem es Kundinnen und Kunden zeigt, dass der Schutz ihrer persönlichen Daten ernst genommen wird
Wettbewerbsvorteil
Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen, sind kompetitiver, da sich ein seriöser und transparenter Umgang mit Daten auch positiv auf das Image und den Erfolg auswirkt
Kontinuierliche Verbesserung
Eine regelmäßige Anpassung der Datenschutzverfahren an sich ändernde Richtlinien stellt sicher, dass keine kritischen Fehler sowohl jetzt als auch in der Zukunft übersehen werden

Tipps zur Einführung einer Datenschutzmanagement-Software

Datenschutz ist ein umfangreiches und komplexes Thema, das aufgrund der Konsequenzen, die es nach sich ziehen kann, keinesfalls stiefmütterlich behandelt werden sollte. Die Verwendung einer spezifischen Datenschutzmanagement-Software erleichtert Ihnen in dieser Hinsicht das Einhalten relevanter Datenschutzvorgaben enorm. Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass die gewählte Software in ihren Funktionen möglichst alle Datenschutzbereiche verlässlich abdeckt. Bei der Auswahl und Einführung der Software ist Planung das Um und Auf.

Recherchieren und vergleichen
Beginnen Sie damit, sich gründlich über die Fähigkeiten der Produkte zu informieren und verschiedene Angebote sorgfältig zu vergleichen

Passende Software wählen
Wählen Sie eine Datenschutzmanagement-Software, die zu Ihren Bedürfnissen passt und die Verwaltung, Überwachung und Berichterstattung erleichtert

Richtlinien erstellen
Erstellen Sie klare Datenschutzrichtlinien und -verfahren, die Sicherheit geben und an die sich alle Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen halten müssen

Software konfigurieren
Passen Sie nach Möglichkeit die Software entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens an und implementieren Sie sie systematisch

Mitarbeiter:innen sensibilisieren
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in Datenschutzthemen und stellen Sie sicher, dass sie die Datenschutzbestimmungen verstehen und einhalten

Kontinuierlich optimieren
Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzmanagement-Software regelmäßig überwacht und aktualisiert wird, um stets auf dem neuesten Stand zu sein

Welche Vorteile bringt eine Datenschutzmanagement Software?

Zentrales Handling
Steuern Sie sämtliche Datenschutzaktivitäten zentral, einschließlich der Verfolgung von Datenschutzverletzungen und der Verwaltung von Datenschutzanfragen
Automatisierte Prozesse
Nutzen Sie die Automatisierung von Datenschutzprozessen, um deren Effizienz zu steigern und das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren
Verlässliche Berichterstattung
Profitieren Sie von nützlichen Berichterstattungsfunktionen sowie von einfachen Überwachungsmöglichkeiten Ihrer Datenschutzaktivitäten
Höchste Sicherheit
Steigern Sie die Sicherheit Ihres Unternehmens, indem Sie Datenschutzrichtlinien und -verfahren systematisch verwalten und Compliance sicherstellen

Datenschutz mit BIC

Mit BIC Data Protection erhalten Sie eine intuitive und vielseitige Software-Solution, mit der Sie alle wichtigen Bereiche des Datenschutzes verlässlich abdecken können.

Behalten Sie sämtliche Aufgaben, Verarbeitungstätigkeiten und getroffenen Maßnahmen auf Ihrem Datenschutz-Dashboard stets im Blick
Gewährleisten Sie für alle Benutzer:innen jederzeit einen klaren Überblick über sämtliche Prozesse, Daten und Maßnahmen
Nutzen Sie Automatisierung und fachliche Hinweise in der GDPR-Software für wiederkehrende Datenschutz Aufgaben
Integrieren Sie Ihr Datenschutzmanagement in Ihre vorhandenen GRC-Prozesse und erhöhen Sie somit den Reifegrad Ihres Unternehmens

Informationssicherheits-Management-Software

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