Business Continuity Management (BCM) und die Rolle von BCM Software Solutions

In der heutigen global vernetzten Geschäftswelt eröffnen sich einerseits spannende Chancen, andererseits stehen Unternehmen auch vor erheblichen Herausforderungen. Lieferketten werden komplexer, politische Unruhen nehmen zu, und Ereignisse wie Pandemien oder klimabedingte Naturkatastrophen können rasch zu unvorhersehbaren Situationen führen. Derartige Entwicklungen haben das Potenzial, den Betrieb eines Unternehmens zu stören und die Geschäftskontinuität plötzlich zu gefährden. Um mit dieser Volatilität umzugehen und die Stabilität sowie Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens sicherzustellen, ist ein effizientes Business Continuity Management von entscheidender Bedeutung.

Was ist Business Continuity Management?

Im Allgemeinen beschreibt Business Continuity Management eine strukturierte Methode, mit der Unternehmen die Fortsetzung ihrer Geschäftstätigkeiten in Zeiten von Störungen oder Katastrophen gewährleisten können. Ziel dabei ist, Pläne und Maßnahmen zu entwickeln, um sowohl bekannten als auch bisher unbekannten Bedrohungen aktiv vorzubeugen. Als Grundlage dient hierfür das im Unternehmen etablierte Risikomanagement, das im Vorfeld relevante Risiken identifiziert und diese im Hinblick auf Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen bewertet. Relevante Risiken sind dabei all jene, die die operativen Prozesse bzw. den Betrieb eines Unternehmens negativ beeinflussen können.

Im Wesentlichen handelt es sich bei Business Continuity Management also um einen strategischen Prozess, der Unternehmen darauf vorbereitet, mit sämtlichen Risikoszenarien umzugehen, die eine Unterbrechung wesentlicher Geschäftsabläufe bedeuten und die eigene wirtschaftliche Zukunft in Gefahr bringen könnten. Das bedeutet, BCM hat nicht nur eine kurzfristige Ausrichtung auf akut zu behandelnde Risikosituationen, sondern zielt vor allem darauf ab, durch ein Vorsorgekonzept langfristige Resilienz gegenüber potenziellen zukünftigen Herausforderungen zu schaffen, die ohne angemessene Schutzmaßnahmen übersehen werden könnten.

Der Mehrwert von Business Continuity Management

Tatsächlich kann die Bedeutung von Business Continuity Management für Unternehmen nicht genug betont werden. Denn ein guter Schutz vor erheblichen finanziellen Verlusten sowie einem nachhaltigen Image-Schaden kann den entscheidenden Unterschied zwischen dem Überleben eines Unternehmens und seiner Insolvenz bedeuten. Die vier wesentlichen Aufgaben und Pfeiler eines BCM sind:

Sicherung der Handlungsfähigkeit
BCM kann als eine Art Vorsorge bzw. Versicherung verstanden werden, die durch das Abwenden von existenzbedrohlichen Schadensereignissen die mittel- und langfristige Handlungsfähigkeit eines Unternehmens gewährleistet und dieses davor bewahrt, Insolvenz anmelden zu müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Geschäftsbetrieb mit einer stabilen Performance und ohne größere Unterbrechungen weiterläuft.

Schaffung von Risikobewusstsein
BCM sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen wissen, wie sie sich in Notfällen zu verhalten haben. Dies führt zu einem gestärkten Risikobewusstsein im Unternehmen und schärft den Blick für potenzielle Gefahren von innen und außen. Eine stabile und gut vorbereitete Arbeitsumgebung gibt Sicherheit, steigert die Motivation innerhalb der Belegschaft und führt somit zu einer insgesamt erhöhten Resilienz des Unternehmens.

Gewährleistung von Compliance
Im Rahmen eines BCM werden Notfallpläne erstellt und auf ihre Wirksamkeit getestet. Diese Pläne orientieren sich an bewährten Praktiken, die im Rahmen der ISO-Zertifizierungen für Qualitätsmanagement (ISO 9001) und Informationssicherheit (ISO 27001) definiert sind, und enthalten alle nötigen Schritte, um die externen Compliance-Anforderungen an das Unternehmen zu erfüllen.

Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
BCM sorgt dafür, das Vertrauen diverser Stakeholder (z.B. Lieferanten, Kapitalgebende, Kundschaft) zu erhalten. Denn die Fähigkeit, auf Krisen angemessen zu reagieren, hat eine positive Wirkung auf den Ruf eines Unternehmens. Zusätzlich zur Kundenakquise hilft ein guter Ruf, sich selbst als zuverlässigen Partner zu positionieren, der auch in turbulenten Zeiten seine Dienstleistungen und Produkte gesichert und konstant anbieten kann.

Welche Normen gibt es für BCM?

Setzt man sich mit Business Continuity Management im DACH-Bereich auseinander, kommt man um die Beschäftigung mit ISO-Normen, allen voran ISO 22301, sowie dem BSI-Standard 100-4 nicht herum, wobei letzteres ein 117-seitiges Umsetzungsrahmenwerk für BCM aus dem BSI-IT-Grundschutz darstellt.

ISO 22301

Die ISO 22301 enthält standardisierte Anforderungen an ein BCM, mit dem Ziel, die Widerstandsfähigkeit von Organisationen gegen Betriebsunterbrechungen systematisch zu stärken und eine rasche Erholung im Falle unvorhergesehener Ereignisse oder Notfälle zu erleichtern. Sie ist im Grunde relevant für Unternehmen jeder Größe und Branche, insbesondere jedoch in Hochrisikobereichen wie bspw. der Energieversorgung, dem Finanzwesen, der Produktion oder dem Transport. Nicht zuletzt haben die Auswirkungen der jüngsten COVID-19-Pandemie eindrücklich gezeigt, wie wichtig und notwendig ein ISO 22301-konformes Business Continuity Management für den effektiven Schutz von Vermögenswerten und den Fortbestand unzähliger Unternehmen selbst inmitten beispielloser Herausforderungen ist.

BSI 100-4

Der BSI-Standard 100-4 beinhaltet eine ganzheitliche Methodik zur Etablierung, Umsetzung und kontinuierlichen Verbesserung eines internen Notfallmanagements, besonders vor dem Hintergrund steigender Risiken im Zuge von Globalisierung, Vernetzung und Automatisierung. Ziel ist es, Unternehmen zu unterstützen, Risiken frühzeitig zu erkennen und präventive Maßnahmen zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität zu setzen. Der Standard betont dabei die enge Zusammenarbeit zwischen Sicherheits- und Notfallmanagement (ISMS & BCM) und unterstreicht die Wichtigkeit einer Business-Impact-Analyse (BIA), um kritische Geschäftsprozesse zu identifizieren. Das Umsetzungsrahmenwerk sowie die dazugehörigen einzelnen Module stehen auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zum Download zur Verfügung.

Warum eine BCM-Software-Solution?

Im Umsetzungsrahmenwerk BSI 200-4 wird an mehreren Stellen der große Nutzen der Verwendung einer dezidierten Business-Continuity-Lösung hervorgestrichen. So heißt es wortwörtlich: “Der Einsatz geeigneter Software-Werkzeuge kann die Tätigkeiten der an der Notfallorganisation beteiligten Personen erheblich erleichtern” (BSI-Standard 100-4, S. 98). Bei der Auswahl des Tools sei es besonders wichtig, darauf zu achten, dass sichere Protokolle unterstützt werden, dass es ein durchdachtes Berechtigungssystem gibt, dass alle gängigen IT-Sicherheitsstandards eingehalten werden und dass der Detailgrad der Protokollierung konfigurierbar ist.

Unternehmen, denen der Schutz ihrer Geschäftskontinuität ein Anliegen ist, sind daher gut beraten, eine spezialisierte BCM-Software-Solution zu verwenden. Eine solche bietet eine Vielzahl an Vorteilen:

Zentrale Verwaltung
Eine BCM-Software bietet die praktische und benutzerfreundliche Option, alle Risiken, Notfallpläne und Maßnahmen an einem zentralen Ort effizient zu verwalten. Diese integrierte Lösung vereinfacht die Bearbeitung und hilft vor allem wachsenden Unternehmen, die kontinuierlich Mitarbeiter:innen anstellen und neue Standorte erschließen, wertvolle Zeit zu sparen.

Verbesserte Zusammenarbeit
Business Continuity ist mehr als reine Dokumentenverwaltung. Vielmehr geht es um die Schaffung einer firmenweiten Kultur der Vorbereitung. Eine Software unterstützt dabei, Verantwortlichkeiten im Zuge des BCM klar festzulegen und zuzuteilen. Dies verbessert die Zusammenarbeit, optimiert die Krisenbewältigung und steigert die Resilienz des Unternehmens.

Klares Reporting
Anstelle langwieriger manueller Dateneingaben in unüberschaubaren Excel-Tabellen, ermöglicht eine BCM-Software das mühelose Erstellen konfigurierbarer Berichte per Knopfdruck. Dies spart Zeit und Ressourcen, verbessert die Genauigkeit der Berichterstattung und hilft, durch den Zugriff auf aktuelle Daten gut informierte Lösungen zu finden.

Strategische Planung
BCM-Software unterstützt Organisationen dabei, kritische Prozesse zu identifizieren und wirksame Kontinuitätsstrategien zu entwickeln, die zu einem kompetenten Umgang mit Störungen befähigen. Dadurch erhalten Unternehmen mehr Flexibilität sowie Transparenz über ihre Risiken und Ressourcen und können besser die richtigen Prioritäten setzen.

Tipps zur Einführung eines Business-Continuity-Managements

Ganzheitliche Integration

Business Continuity Management ist zu verstehen als ganzheitlicher Management-Ansatz. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen bereits bei der Einführung eines BCM versuchen, möglichst von Anfang an eine enge Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen und auf unterschiedlichen Organisationsebenen zu forcieren. Zusätzlich zur Zuweisung zentraler Verantwortlichkeiten, ist es ratsam, ein multidisziplinäres BCM-Team einzurichten, das die Umsetzung überwacht und die Berücksichtigung aller relevanten Aspekte sicherstellt.

Detaillierte Notfallpläne

Zentrale Bedeutung innerhalb eines BCM nimmt die Erstellung von detaillierten Kontinuitätsplänen bzw. Notfallplänen ein, die auf der vorherigen Identifikation und Analyse kritischer Geschäftsprozesse beruhen. Dabei sollten Unternehmen darauf achten, dass diese Pläne klare Handlungsanweisungen für den potenziellen Eintritt unterschiedlicher Szenarien enthalten, einer regelmäßigen Wirksamkeitsüberprüfung unterzogen werden, sowie mit den sich stets ändernden geschäftlichen Anforderungen und Umweltbedingungen abgestimmt sind.

Kontinuierliche Optimierung

Business Continuity Management ist keine einmalige Aktivität, sondern vielmehr ein kontinuierlicher und integrativer Prozess, der zusammen mit der Organisation wächst und zu einer nachhaltigen Erhöhung des Reifegrades beiträgt. Im Zuge dessen ist es ratsam, regelmäßige Personalschulungen durchzuführen, Notfallsituationen zu simulieren und die gesamtheitliche Effektivität des BCM zu überprüfen. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die richtigen strategischen Entscheidungen treffen und ihre Resilienz auf Dauer steigern.

Business Continuity Management mit BIC GRC

Bevor sich Unternehmen für eine BCM-Software-Lösung entscheiden, sollte sichergestellt sein, dass diese auch zu den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Organisation passt.

Mit BIC Business Continuity haben Sie eine fertig einsatzbereite BCM-Lösung, die anpassungsfähig ist und sich nahtlos in Ihr bestehendes Risikomanagement integrieren lässt.

Einfache Verwaltung
Profitieren Sie von einer vollintegrierten Lösung mit automatischer Benachrichtigung bei Vorfällen und rascher Aktivierung der hinterlegten Notfallpläne

Sinnvolle Strukturierung
Strukturieren Sie Ihre Geschäftsprozesse in einer ausgereiften Asset-Hierarchie systematisch nach deren Priorität und Grad der Geschäftskritikalität

Mehrdimensionale Bewertung
Bewerten Sie potenzielle Notfälle nach Schweregrad, Schutzzielen und betroffenen Entitäten und treffen Sie die richtigen Vorkehrungen und Maßnahmen

Effizientes Reporting
Erstellen Sie aussagekräftige BCM-Reports auf Knopfdruck und legen Sie Ihre Dokumentation und Bewertung der Notfallmaßnahmen dem Management vor

Integrierte BIA
Nutzen Sie die integrierte Business-Impact-Analyse, um die Auswirkungen von Notfallszenarien zu bestimmen und Ihre Ressourcen effektiv zu priorisieren

Kontinuierliche Verbesserung
Führen Sie automatisierte, periodische Überprüfungen Ihrer Notfallmaßnahmen durch und tragen Sie zu einer stetigen Weiterentwicklung Ihres BCM bei

Welche BIC Lösung ist die richtige für mich?

Ob individuelle oder vorgefertigte Lösung – bei GBTEC finden Sie die passende Software für Ihre BCM-Ziele. Unsere fertige Out-of-the-Box-Lösung BIC Business Continuity beinhaltet eine umfassende Palette an Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Business Continuity Management effizient und effektiv zu gestalten. Wenn Sie eher eine individuelle Herangehensweise bevorzugen, haben Sie mit BIC Custom GRC die Möglichkeit, Ihre speziellen Anforderungen exakt abzubilden.

Überzeugen Sie sich selbst und entdecken Sie, wie unsere innovativen Lösungen Ihre Geschäftsprozesse optimieren und Ihr Unternehmen unbeschadet in die Zukunft führen können.

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BIC Custom GRC bietet maßgeschneiderte und flexible Custom-Solutions, die individuell auf Ihre Prozesse angepasst werden.

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BIC Business Continuity

BIC Business Continuity ist unsere schnell einsetzbare, gängige Standards erfüllende und intuitiv bedienbare Standard-Solution.

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