BPMN - der Standard zur Prozessmodellierung

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine international verwendete Modellierungssprache für die Geschäftsprozessmodellierung. Sie dient der grafischen Darstellung von Arbeitsabläufen sowie deren Interaktionen miteinander.

Steigern Sie Ihre Prozesseffizienz durch den gezielten Einsatz von BPMN 2.0

BPMN ist eine grafische Notation zur Prozessmodellierung. Als ein zentraler Bestandteil des Business Process Management (BPM) befähigt sie Organisationen, unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche, ihre Geschäftsabläufe zu visualisieren und zu optimieren. Durch die Nutzung dieser Modellierungssprache werden Arbeitsschritte auf einheitliche Weise und somit für alle Prozessbeteiligten leicht verständlich sowie nachvollziehbar dargestellt. Die Kommunikation wird so unternehmensweit vereinfacht. Die BPMN wurde 2001 entwickelt. Im Zuge zahlreicher Überarbeitungen veröffentlichte die Object Management Group® (OMG) im Jahre 2010 die BPMN 2.0. Das Metamodell enthält auch eine Ausführungssemantik, die sich für die technische Automatisierung von Prozessen mittels einer Process Engine verwenden lässt.

Mit der Unterstützung einer geeigneten Software bringt die Business Process Model and Notation einen großen Mehrwert für Unternehmen mit sich. BPMN 2.0.1 hat sich zudem als ISO-Standard (ISO/IEC 19510:2013) etabliert.

Wie hilft BPMN Geschäftsprozesse abzubilden?

Die Modellierung von BPMN Prozessen ermöglicht die effiziente Darstellung von Geschäftsabläufen. Wenn Sie ein BPMN Diagramm erstellen möchten, muss dafür zunächst ein Pool angelegt werden, welchen Sie in beliebig viele Lanes aufteilen können. Auch die Modellierung mehrerer Pools ist, je nach gewähltem Diagrammtyp, möglich. Begonnen wird bei der Prozessmodellierung immer mit mindestens einem Startereignis, beendet wird der Ablauf mit einem oder mehreren Endereignissen. Der dazwischen angelegte Prozess besteht aus Ereignissen, Aktivitäten, Gateways sowie bei Bedarf auch aus zusätzlichen Artefakten. Spezifische Modellierungsregeln stellen eine korrekte Verwendung der Elemente und eine einheitliche Dokumentation der Prozesse sicher.

Mit dem intuitiven Modellierungstool BIC Process Design können Sie darüber hinaus auch weitere Modellierungssprachen wie DMN (Decision Model and Notation), WKD (Wertschöpfungskettendiagramm) oder EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) für den Aufbau Ihrer Prozesslandkarte verwenden.

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Mit BPMN verschaffen Sie sich mehrere Vorteile

Visualisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse klar und verständlich
Erreichen Sie durch die Verwendung standardisierter Symbole und Notationen eine übersichtliche und einheitliche Visualisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Dadurch wird es für alle Beteiligten einfacher, den Prozessablauf zu verstehen und reibungslos zu durchlaufen.

Erzielen Sie eine effektivere Kommunikation zwischen Stakeholdern
Verbessern Sie die Kommunikation zwischen den verschiedenen Stakeholdern. Der weit verbreitete Standard eignet sich sowohl für die IT als auch für die Fachbereiche und sorgt für ein gemeinsames Verständnis.

Identifizieren Sie Engpässe und Optimierungspotenziale
BPMN ermöglicht es Ihnen, Engpässe und ineffiziente Prozessschritte leicht zu identifizieren. Durch die Analyse des Prozessflusses erkennen Sie Verbesserungspotenziale, ergreifen Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz und senken gleichzeitig die Kosten.

Ebnen Sie den Weg für die Prozessautomatisierung
BPMN dient als Grundlage für die Prozessautomatisierung, da die modellierten Prozessdiagramme problemlos in Workflow-Management-Systeme integriert werden können.

Schaffen Sie eine einheitliche Dokumentation und ein einheitliches Wissensmanagement
Durch die Nutzung von BPMN dokumentieren und verwalten Sie Ihre Geschäftsprozesse einheitlich. Dies erleichtert das Wissensmanagement und die Schulung neuer Mitarbeiter, da alle relevanten Informationen in einem standardisierten Format vorliegen.

Verbessern Sie Compliance und Risikomanagement
BPMN unterstützt Sie dabei, Compliance-Anforderungen und Risiken im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen besser zu verstehen und zu verwalten. Durch die klare Darstellung der Prozesse stellen Sie sicher, dass alle Vorschriften eingehalten sowie potenzielle Risiken rechtzeitig identifiziert werden.

Gestalten Sie Ihren BPMN Prozess unter Verwendung einer umfangreichen Symbolpalette

Die BPMN 2.0 umfasst eine Vielzahl von Elementen. Das intuitive BPMN Tool von BIC Process Design, stellt Ihnen diese Elemente so bereit, dass Sie direkt mit der Modellierung starten können.

Ereignisse

Ereignisse (Events) sind eingetretene, betriebswirtschaftlich relevante Zustände und können einen Prozess in BPMN 2.0 starten, während des Prozesses auftreten beziehungsweise ausgelöst werden und ihn abschließen. Eingetretene Ereignisse sind Zustände, die durch einen externen Auslöser erzeugt werden. Dies können Start- und Zwischenereignisse sein. Ausgelöste Ereignisse sind Zustände, die vom Prozess selbst erzeugt wurden, hierbei handelt es sich um Zwischen- und Endereignisse.

Startereignis
Das Startereignis löst den Sequenzfluss eines Prozesses aus.

Zwischenereignis
Ein Zwischenereignis unterbricht den Sequenzfluss temporär.

Endereignis
Endereignisse beenden den Sequenzfluss.

Aktivitäten

Modellieren Sie Aktivitäten (Activities) zur Abbildung von einzelnen Prozessschritten in BPMN Diagrammen.

Aktivität
Sie stellt einen Arbeitsschritt dar und wird aktiv formuliert.

Teilprozess
Möchte man den komplexen Ablauf einer Aktivität nicht unmittelbar in einem Diagramm zeigen, kann dies mit Hilfe eines Teilprozesses umgangen werden. Ein Teilprozess symbolisiert eine Ablaufdarstellung, die eine Beschreibung von komplexen Aktivitäten auf der nächsten Ebene enthält.

Gateways

Prozesse sind in der Regel nicht immer linear, sondern bestehen aus Aufspaltungen und Zusammenführungen. Diese werden im Sequenzfluss eines Modells durch Gateways dargestellt.

Exklusives Gateway
Exklusive Gateways werden verwendet, wenn genau eine Bedingung eintreffen darf („entweder/oder“). Bei der Zusammenführung muss genau ein eingehender Prozesspfad erfüllt sein.

Paralleles Gateway
Bei parallelen Gateways müssen alle ausgehenden Prozesspfade verfolgt werden („und“). Erst wenn bei der Zusammenführung alle eingehenden Pfade erfüllt sind, darf der Prozessfluss fortgesetzt werden.

Inklusives Gateway
Inklusive Gateways werden verwendet, wenn einem oder mehreren Prozesspfade gefolgt werden kann („und/oder“; Pfadkombinationen). Bei der Zusammenführung muss auf alle zuvor ausgelösten Pfade gewartet werden.

Ereignis-basiertes Gateway
Bei ereignis-basierten Gateways wird derjenige Sequenzfluss verflogt, dessen Ereignis zeitlich als erstes eintritt.

Verbinder

Alle in einem BPMN Prozess verwendeten Flusselemente (flow objects) werden über sogenannte Sequenzflüsse miteinander verbunden.

Sequenzfluss
Sequenzflüsse (Sequence Flows) verbinden die Aktivitäten, Ereignisse und Gateways eines Prozesses miteinander und verdeutlichen somit den zeitlich logischen Ablauf des Prozesses.

Nachrichtenfluss
Nachrichtenflüsse symbolisieren den Informationsaustausch mit externen Prozessteilnehmern. Sie werden von Aktivitäten ausgelöst und können an anderen Aktivitäten, Pools oder Nachrichtenereignissen andocken.

Pools & Lanes

Die Schritte eines Prozesses werden von Prozessteilnehmern durchgeführt, welche im BIC Tool z.B. als Organisationseinheiten, Rollen und IT-Systeme sowie Services dargestellt werden können. In der BPMN 2.0 werden Pools und Lanes genutzt, um so die verschiedenen Prozessteilnehmer abzubilden.

Pool
Pools repräsentieren dabei einen der Lanes übergeordneten Prozessteilnehmer, der den Prozessverlauf innerhalb des Pools koordiniert. Sie umfassen den gesamten Prozess und ordnen die enthaltenen Aufgaben den verantwortlichen Lanes zu.

Lane
Lanes können Organisationseinheiten oder Rollen sein und werden über einen im Editor liegenden Pool generiert. Innerhalb der Lane werden dann die Aufgaben des Prozessteilnehmers modelliert.

Artefakte

Um das Erstellen Ihrer Geschäftsprozesse im Tool noch übersichtlicher zu machen, stehen weitere Standard-Artefakte für den Modellierer zur Verfügung.

[Translate to German:] BPMN symbol documents

Datenobjekt
Viele Prozesse beinhalten Prozessschritte, bei denen die Verwendung oder Erstellung von Dokumenten sowie Daten vorgesehen ist. Diese werden anhand von Datenobjekten dargestellt.

Annotation
Sämtliche BPMN-Elemente können im Tool von BIC mit einem Kommentar versehen werden, um ein besseres Verständnis des Modells zu erzielen. Die Annotation wird dabei unmittelbar im Prozess platziert.

Gruppe
Die Gruppe ist ein visuelles Element, welches inhaltlich zusammenhängende Objekte zusammenfasst. Dies dient dem besseren Verständnis des Models – ohne Auswirkungen auf die Ablauflogik.

Rolle
Eine Rolle im BPM ist eine Abstraktion von Positionen oder eine Zusammenfassung von gleichen Tätigkeitsbereichen. Zusätzliche Prozessteilnehmer neben denen, die bereits als Lanes abgebildet sind, können als Rolle dargestellt werden.

Applikation
Applikationen sind IT-Systeme, welche für die Durchführung von Prozessschritten relevant sind. Sie zeigen, welche Anwendungssysteme zur Unterstützung manueller Tätigkeiten genutzt werden.

Norm
Normen stellen Anforderungen an die Prozessausführung dar. Diese können unternehmenseigene Richtlinien oder offizielle, internationale Standards sein.

Risiko
Risiken sind Gefahren, die im Zuge der Prozessausführung auftreten können. Sie werden im Rahmen der BPMN Modellierung genutzt, um ein prozessorientiertes Risikomanagement zu unterstützen.

Kontrolle
Kontrollen sind Prüfaufgaben, die die Minimierung von Risiken zum Ziel haben. Sie werden im Rahmen der BPMN Modellierung genutzt, um ein prozessorientiertes internes Kontrollsystem zu unterstützen.

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BPMN 2.0 Konventionen

Alle Elemente und Modellierungsregeln der BPMN 2.0 Notation finden Sie hier.

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Für welche Geschäftsbereiche eignet sich BPMN?

BPMN ist eine universelle Notation, die in unterschiedlichen Geschäftsbereichen angewendet wird, um Optimierungspotenziale zu heben und Prozesse zu automatisieren, wie z.B.:

Finanzen: In der Finanzabteilung werden häufig komplexe Prozesse wie Rechnungsstellung, Budgetierung und Finanzberichterstattung im Zusammenspiel von IT-Systemen und Mitarbeitenden durchgeführt. Die BPMN ermöglicht es Ihnen, diese Abläufe transparent darzustellen, um Engpässe zu identifizieren, Abläufe zu verschlanken und IT-Systeme effizienter zu gestalten.

Logistik: Die Optimierung von Lieferketten und Logistikprozessen ist entscheidend für Unternehmen, um Kosten zu senken und Lieferzeiten zu verkürzen. Nutzen Sie Prozessdarstellungen, um den Fluss von Waren und Informationen entlang der gesamten Lieferkette zu visualisieren und zu optimieren.

Marketing & Vertrieb: Durch die zunehmende Vertriebs- und Marketingautomatisierung ändert sich die Arbeitsweise der Mitarbeitenden in rasantem Tempo. Die Visualisierung der Prozesse ermöglicht eine bessere Anpassung sowie Planung und bildet eine fundierte Grundlage für Entscheidungen.

Personalabteilung: Die Personalabteilung ist für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Einstellungsprozessen und Schulungsprogrammen verantwortlich. Mit BPMN können Sie diese Prozesse einheitlich erfassen und optimieren, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Personalverwaltung zu verbessern.

IT: Die IT-Abteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Implementierung und Betreuung von IT-Systemen und -Anwendungen. BPMN bietet Ihnen eine effiziente Möglichkeit, die Prozessabläufe der IT zu visualisieren und zu verbessern, um die Qualität der Services und die Effizienz zu steigern.

BPMN trägt im Unternehmen dazu bei, Prozesse zu verbessern, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, indem es eine klare und einheitliche Methode zur Modellierung und Analyse von Geschäftsprozessen bereitstellt.

Verfügbare Diagrammtypen bei der Modellierung mit BPMN 2.0

BPMN bildet komplexe Prozesse ab und geht auf deren Schwachstellen ein. Die grafische Abbildung der Prozesse fördert die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams. Auf diese Weise können sie sich ein klares Bild davon machen, wie ein komplexer Geschäftsprozess von Anfang bis Ende abläuft, diesen optimieren, die Effizienz verbessern und gleichzeitig die Zeit verringern, die Mitarbeiter mit sich wiederholenden Aufgaben oder Fehlerkorrekturen verbringen.

Kollaborationsdiagramm:
Das Kollaborationsdiagramm erweitert den Umfang des Prozessdiagramms und ermöglicht damit die Darstellung von zwei oder mehr Pools. Auf diese Weise kann die Interaktion zwischen verschiedenen Prozessbeteiligten und der zeitlich-logische Ablauf ihrer Arbeitsschritte und Nachrichtenflüsse modelliert werden.

Prozessdiagramm:
Das Prozessdiagramm bildet einen Sequenzfluss in einem einzelnen Pool ab.
Konversationsdiagramm:
Das Konversationsdiagramm dient der Beschreibung von Nachrichtenflüssen und der Darstellung von Kommunikationsabläufen.
Choreographiediagramm:
Bei einem Choreographiediagramm handelt es sich um eine Sicht auf eine Kollaboration, bei der die Reihenfolge eines Nachrichtenaustauschs unabhängig von den Prozessen der einzelnen Partner dargestellt wird.

Über den Experten

Christoph Windgassen

Head of GBTEC Academy

Christoph ist nicht nur Leiter unserer GBTEC Academy, sondern blickt auch auf eine langjährige Expertise in unserem gesamten Produktportfolio zurück. Außerdem war er lange Zeit für unsere Kunden als Berater tätig. Neben produktspezifischen Schulungen unterstützt er mit seinem Team Unternehmen und Fachkräfte dabei, ihre fachlichen Kompetenzen, auch über unsere Produktwelt hinaus, in den einzelnen Themengebieten zu erweitern.

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