Effektives Auditmanagement: Optimierung von Prozessen und Kontrollen

Interne Audits bieten unabhängige, objektive Prüfungen und Beratungen, um Organisationen zu befähigen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und echten Mehrwert zu schaffen. Das Auditmanagement hilft Unternehmen dabei, ihre Ziele zu erreichen, indem es einen systematischen Ansatz zur Bewertung und Verbesserung der Wirksamkeit von Risikomanagement, Kontrollen und Managementprozessen bietet.

Wieso Auditmanagement wichtig ist

Klarheit schaffen

Die Durchführung von Audits erfolgt durch speziell hierfür geschulte Auditorinnen und Auditoren, die ein umfassendes Verständnis für die Unternehmenskultur, -systeme und –prozesse haben. Dies verschafft Gewissheit darüber, ob die vorhandenen internen Kontrollen ausreichen, um die Risiken zu mindern, ob die Führungsprozesse wirksam und effizient sind und ob die Organisation ihre Ziele und Vorgaben auch tatsächlich erreicht . Die Richtlinien für die Durchführung von Audits sind in der ISO 19011 zu finden, einem Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen wie Qualitätsmanagement (ISO 9001) oder Umweltmanagement (ISO 14001).

Echtzeit-Überwachung von Risiken und Kontrollen

Die Fähigkeit, Risiken und Kontrollen in Echtzeit zu überwachen, ist das Kernstück einer effektiven Audit-Management-Lösung. Anstatt auf periodisch festgesetzte Überprüfungen zu warten, erlaubt die fortlaufende Überwachung eine frühzeitige Erkennung diverser Schwachstellen. Mithilfe automatischer Warnmeldungen und Benachrichtigungen können Unternehmen unmittelbar auf Unregelmäßigkeiten reagieren und angemessene Schritte einleiten. Dadurch können sie Schäden begrenzen, Kontrollen wirksamer machen und gewährleisten, dass die Geschäftsprozesse die erwarteten Standards erfüllen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Datengetriebene Entscheidungsfindung

In der heutigen Welt, in der Daten eine immer wichtigere Rolle spielen, ist Auditmanagement ein wirksames Werkzeug für Unternehmen, um wertvolle Informationen zu gewinnen. Die Fähigkeit, die Ergebnisse von Audits zu sammeln, zu analysieren und in leicht verständliche Berichte und Visualisierungen umzuwandeln, eröffnet eine ganz neue Art der Maßnahmen- und Entscheidungsfindung. So können Unternehmen Trends erkennen, Engpässe aufspüren und frühzeitig auf potenzielle Risiken reagieren. Zusätzlich wird es dem Management ermöglicht, gut informierte strategische Entscheidungen zu treffen und Geschäftsprozesse zukunftsfit zu machen.

Welchen Mehrwert bringt Auditmanagement?

Die Bandbreite der internen Revision innerhalb einer Organisation ist vielfältig und kann Themen wie Unternehmensführung, Risikomanagement und Managementkontrollen umfassen. Mithilfe etablierter Audit Prozesse lassen sich erfolgsrelevante Ziele in Unternehmen erreichen.

Effektiv prüfen
Audit Management stellt die ordentliche und effiziente Umsetzung der Verfahren und Richtlinien sicher, indem es alle rechtlichen Einheiten, Geschäftsbereiche und Prozesse eingehend überprüft.

Aufwand verringern
Eine solide interne Revision reduziert den Aufwand für eine externe Prüfung massiv, da letztere bequem auf den bereits vorhandenen Ergebnissen der internen Revision aufbauen kann.

Herausforderungen meistern
Plötzlich auftretende Geschäftsprobleme machen in der Regel sogenannte Ad-hoc-Audits notwendig. Dies gibt Auditoren die Möglichkeit, in solchen Situationen als führende Autoritäten zu fungieren.

Tipps zur Einführung eines Auditmanagements

Auditmanagement trägt dazu bei, interne und externe Abläufe, Verfahren und Richtlinien zu optimieren. Um ein Audit in dieser Hinsicht als verlässliche Beratungsinstanz zu positionieren, ist die richtige Einführung entscheidend.

Frühzeitig planen
Die Implementierung eines Auditmanagements ist in der Regel eine komplexe Aufgabe, die auf verschiedene Herausforderungen stoßen kann. Je früher Sie mit der Planung (Ziel, Umfang, Ressourcen) beginnen, desto mehr Zeit bleibt Ihnen, um strategische Vorkehrungen zu treffen und sich auf den operativen Ablauf zu konzentrieren.
Mehrwert betonen
Auditmanagement wird oft in seiner Funktion missverstanden und als eine Art “interne Polizei” in Unternehmen wahrgenommen. Um dem entgegenzuwirken und Vertrauen auf breiter Basis herzustellen, sollten Sie dem Management und Aufsichtsrat den Umfang und Nutzen der Audits klar kommunizieren.
Ressourcen effektiv nutzen
Oftmals stehen den wachsenden Erwartungen der Unternehmensleitung und des Aufsichtsrates / Prüfungsausschusses nur ein sehr begrenztes Budget und Mitarbeiter:innenkontingent gegenüber. Optimieren Sie Ihre Auditabläufe durch eine geeignete Software und steigern Sie so den Automatisierungsgrad und die Effizienz.
Fachwissen und Kompetenzen erweitern
Neuere Bereiche des Auditmanagements (z.B. Prüfung der Cyber-Security) erfordern hochspezialisiertes Wissen. Dies macht eine kontinuierliche Weiterbildung des Fachpersonals notwendig, doch auch Führungskräfte und Organisationen allgemein sollten sich mit Technologien wie KI, RPA oder Cyber-Security vertraut machen.

Vorteile einer integrierten Audit-Management-Software

Freisetzung von Synergien zwischen Audit und anderen GRC-Bereichen

Eine fortschrittliche Audit-Management-Lösung untersucht nicht nur die ordnungsgemäße Ausführung von Prozessen, sondern auch deren Auswirkung auf den Geschäftserfolg. Vor diesem Hintergrund sind Auditprozesse vor allem dann effektiv, wenn sie in die übergeordnete GRC-Strategie einer Organisation integriert sind. Durch die nahtlose Verknüpfung von Audits mit anderen GRC-Bereichen entsteht eine umfassende Perspektive auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Dies ermöglicht die ganzheitliche Bewertung von Geschäftsprozessen, um kritische Zusammenhänge zwischen Risiken, Kontrollen und Geschäftszielen zu erkennen.

Verknüpfung von Audits mit Handlungsempfehlungen

Eine hochwertige Lösung für Auditmanagement geht über das bloße Aufdecken von Schwachstellen hinaus und ermöglicht ausführliche Empfehlungen für konkrete Maßnahmen abzuleiten. Die Verbindung von Auditerkenntnissen mit praktischen Schritten fördert eine proaktive Herangehensweise zur Problembehebung. Zusammen können Prüfer:innen und Stakeholder dann daran arbeiten, nicht nur oberflächliche Symptome zu behandeln, sondern auch die zugrunde liegenden Ursachen. Die Möglichkeit, die Ergebnisse von Audits direkt umzusetzen, steigert die Effektivität der Geschäftsprozesse und trägt dazu bei, langfristige Veränderungen herbeizuführen.

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