BIC Platform sichert gelenkten Prozessablauf bei Viseca

Um die Dienstleistungsqualität dauerhaft sicherzustellen und um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, entschied sich Viseca für die Einführung eines professionellen BPM. Durch eine hohe Dokumentationsdichte bei Management- und Supportprozessen sollten zudem wichtige Voraussetzungen für regulatorische und bankspezifische Anforderungen erreicht werden. Der Hauptfokus lag vor allem darauf, die Geschäftsabläufe zu dokumentieren, zu analysieren, wo nötig zu optimieren und anschließend an die Mitarbeitenden zu publizieren. Weitere Anforderungen betrafen die Qualitätssicherheit, Benutzerfreundlichkeit sowie das Risikomanagement auf Basis des weltweiten COSO-Standards (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

Ein EDEN Reifegrad-Assessment ermittelte die Prozessorientierung im Unternehmen. So entstand eine Leitlinie für die Weiterentwicklung des Prozessmanagements, die Viseca und GBTEC als Basis für den Projektplan genutzt haben. In BIC Process Design wurden verschiedene Prozessebenen dargestellt und detaillierte Rollenkonzepte beschrieben. Hierfür wurden Process Owner (ca. 40), Process Manager (ca. 100) und Process User (ca. 600) definiert und das Feature zur Dokumentenlenkung und -versionierung eingeführt.

Mithilfe einer alle sechs Monate stattfindenden Effizienzanalyse beobachtete Viseca die operativen Prozesse filial- sowie standortübergreifend. Dabei wurden mehrere Optimierungspotenziale festgestellt:

• intensive Schulungen einzelner Teams bzw. Mitarbeitenden
• die Automatisierung von manuellen Tätigkeiten
• die Eliminierung unnötiger Schnittstellen im BPM System

Die Umsetzung dieser Potenziale sorgte für ein schlankes und effizientes Prozessmanagement bei Viseca.