Hochschule Ravensburg-Weingarten: Mit BIC Platform zu prozessorientiertem Qualitätsmanagement

Die Hochschule Ravensburg-Weingarten verzeichnete in den vergangenen Jahren ein rasantes Wachstum, das sie mit neuem Qualitätsmanagement langfristig auf sichere Beine stellen wollte. Um die Prozesse in Studium und Lehre sowie der Verwaltung analysieren, verbessern und publizieren zu können, wurde zeitgleich ein Prozessmanagement aufgebaut.

Ausgezeichnete Prozesse,
motivierte Mitarbeiter

Die Hochschule Ravensburg-Weingarten modelliert ihre Geschäftsprozesse in BIC Platform nach einem standardisierten Verfahren (BPMN 2.0), optimiert und veröffentlicht diese und führt sie teilweise automatisch aus. Die hohe Qualitätssicherung sowie die erkennbar gesteigerte Mitarbeitermotivation haben die gfo (Gesellschaft für Organisation) dazu bewegt, erstmalig die vorbildliche Umsetzung eines prozessorientierten Qualitätsmanagements im Hochschulsektor auszuzeichnen: Die Hochschule Ravensburg-Weingarten und GBTEC gewannen im Jahr 2016 den ersten Platz des Process Solution Awards (PSA) in der BPM-Kategorie „Prozessorientierte Lösungen“.

1. Preis
Process Solution Award 2016 der gfo
für eine besonders prozessorientierte Lösung

Hochschule Ravensburg-Weingarten
Hauptsitz: Weingarten
Mitarbeiter und Studierende: 4.000+
Branche: Studium und Lehre

BIC Platform Modul im Einsatz:
BIC Process Design

Projekthighlights

Mit der Verknüpfung von Qualitätsmanagement und Business Process Management haben die Hochschule Ravensburg-Weingarten und GBTEC eine Plattform für alle Angestellten und Studierende geschaffenen, welche die Organisation und Arbeitsabläufe optimiert.

Über 4.000 Studierende, Lehrkräfte und Angestellte
nutzen gemeinsam BIC Platform

Von antiquierten Ist- zu
standardisierten Soll-Prozessen

Messbar reduzierte
Bearbeitungszeit von Prozessen

Reduktion manueller Massenverarbeitung
auf ein Minimum

Die Herausforderung

Schnelles Wachstum und gesicherte Qualität zusammenführen

Die Hochschule Ravensburg-Weingarten stand, wie alle schnell wachsenden Hochschulen, vor umfassenden strukturellen Herausforderungen und unter einem starken Wettbewerbsdruck auf nationaler und internationaler Ebene. Die Situation wurde durch verschiedene Faktoren verschärft, so zum Beispiel durch die Herausforderungen des Bologna-Prozesses und durch begrenzte Finanzmittel bei steigenden Anforderungen. In diesem Kontext strebte die Hochschule Ravensburg-Weingarten nach Wirtschaftlichkeit und Professionalität in den Bereichen Studium und Lehre sowie Forschung und Verwaltung. Neben den quantitativen Aspekten wendete sie sich verstärkt der Qualität und Effizienz bestehender Strukturen zu und hat dafür ein neues Qualitätsmanagement (QM) eingeführt. Da viele Prozesse bereits durch die Gesetzgebung (LHG) und die Akkreditierungsregeln für Hochschulen vordefiniert sind, hat sie sich gleichzeitig dem Thema Prozessmanagement gewidmet. Um ihre Prozesse sinnvoll analysieren, signifikant verbessern und an alle Beteiligte publizieren zu können, entschloss sie sich zur Einführung eines professionellen Business Process Management Systems.

Die Lösung

Der Fokus auf Prozesse bietet mehr als nur Qualitätsmanagement

Mit der Einführung der BPM-Suite BIC Platform galt es, zunächst die zentralen Prozesse an der Hochschule visuell darzustellen. Mithilfe der Modellierung hat die Hochschule vorhandene Prozesse aufgenommen und Soll-Prozesse neu definiert. Die Modellierer haben ein standardisiertes Verfahren (BPMN 2.0) genutzt, um Strukturen, Regeln und Rollen zu bestimmen. Für die Fakultäten und Verwaltungsbereiche ergeben sich durch das prozessorientierte QM gleich mehrere Vorteile:

modellierte Prozesse sichern die Qualität von Tätigkeiten
der kontinuierliche Verbesserungsprozess zur Optimierung von Prozessen wird in BIC Platform stringent durchlaufen
die Automation einiger Prozesse macht diese - bisher manuell durchgeführten - Tätigkeiten auf Effizienz und Effektivität prüfbar

Ein wesentliches Element zur Schaffung von Akzeptanz war eine klare Unterstützung des Projekts durch die Hochschulleitung und alle Beteiligte. Zielgruppenspezifische Veranstaltungen, gesonderte Treffen und verschiedene Kommunikationsmaßnahmen halfen dabei, Mitarbeiter und Studierende laufend an das neue QM und das Prozessmanagement zu gewöhnen.

Der Nutzen

Standardisierte Prozesse für gesteigerte Qualität und zufriedene Anwender

BIC Platform steht allen Mitarbeitern und Studierenden als transparentes Informationsportal zur Verfügung. Die Prozesse der Hochschule sind einheitlich standardisiert und verfolgen den gleichen Aufbau, sodass sie leicht verständlich für alle Beteiligten einzusehen sind. Alle Mitglieder der Hochschule können auf die Prozesse im Portal zugreifen und werden so dabei unterstützt, prozesskonform und effektiv zu handeln. Mit der Einführung von BIC Platform wurde ein schnellerer Durchlauf von Prozessen bewirkt (z. B. Reduzierung der Durchlaufzeit von Anträgen) sowie die Transparenz und Kontrolle des Studienverlaufs gefördert. Mitarbeiter sind von redundanten Tätigkeiten entlastet, da das Prozessmanagement den Anteil an manueller Massenverarbeitung reduziert hat. Durch die Standardisierung wurde der Anteil an Blind- und Fehlleistungen gesenkt, wodurch Qualität und Mitarbeitermotivation weiter gesteigert wurden.

Als Ersatz für Insellösungen und Systembrüche hat BIC Platform die Einarbeitungszeiten und Implementierungsaufwände reduziert. Im Sinne des Qualitätsmanagements nutzt der zentrale Qualitätsmanagement-Arbeitskreis der Hochschule die Feedback- und Wiedervorlage-Funktionen des Tools, um die Prozesse regelmäßig im Hinblick auf ihre Effektivität und Effizienz zu überprüfen.

Über die Hochschule Ravensburg-Weingarten

Die RWU ist eine Hochschule für Angewandte Wissenschaften in einer der wirtschaftsstärksten Regionen Europas. Das Studienangebot in den Bereichen Technik, Wirtschaft und Sozialwesen zeichnet sich durch einen starken Praxisbezug und den engen Kontakt zwischen allen Akteuren aus. Auf dem familiären Campus der RWU können Studierende ihre Potentiale erproben, erweitern und im interdisziplinären Dialog Zukunft gestalten.

Rund 3.800 junge Menschen aus aller Welt studieren an der RWU. Partnerhochschulen auf allen Kontinenten ermöglichen wertvolle Auslandserfahrungen. Ein Studium an der RWU ist mehr als die Aneignung von Wissen: Hier werden Talente entdeckt und gefördert, hier wachsen Persönlichkeiten, und hier entstehen Freundschaften fürs Leben.

Weitere Referenzen

Hochschule für angewandte Wissenschaften München:
Studierende bauen BPM für gesicherte Qualität auf

KOSTAL:
Ausbau des Prozessmanagements zu einem weltweiten Qualitätsmanagement

Übersicht

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