Das traditionsreiche Produktionsunternehmen befand sich inmitten einer spannenden Phase der Neugestaltung seiner Arbeitsabläufe und strebte nach einer umfassenden Automatisierung. Im Zuge der Intranetüberarbeitung wurden sämtliche Prozesse in BPMN neu modelliert, mit dem Ziel, sie anschließend nahtlos in digitale Workflows zu überführen. Dabei sah sich das Unternehmen vielfältigen Herausforderungen gegenüber:
- Der Bedarf nach einer Professionalisierung des Prozessmanagements, verbunden mit der speziellen Anforderung nach einer integrierten Lösung mit Automationskomponenten, die nicht auf herkömmlicher Programmierung basiert und somit auch von Nicht-IT-Experten bedient werden kann.
- Die Umsetzung eines prozessualen Dokumentenmanagementsystems, inklusive der Digitalisierung zahlreicher Dokumente und ihrer Integration in digitale Workflows zur Förderung papierloser Arbeitsabläufe und zur Steigerung der betrieblichen Effizienz.
- Die Suche nach einer Möglichkeit, die frisch überarbeiteten Prozessmodelle direkt aus der BPMN in digitale Workflows zu überführen, ohne zusätzliche Bearbeitungsschritte durchführen zu müssen.
Dank der einzigartigen Möglichkeit, die Modellierung und Automatisierung von Prozessen nahtlos in einer Toolumgebung zu vereinen, fiel die Entscheidung rasch auf BIC Process Design und BIC Process Execution von GBTEC. Im Rahmen einer umfassenden Prozessüberarbeitung wurden gemeinsam mit den Fachverantwortlichen Automatisierungspotenziale identifiziert und relevante Prozesse direkt in digitale Workflows überführt – ohne zeitraubende Workflowmodellierung oder aufwändige Programmierung. Das Ergebnis: Über 20 Prozesse aus unterschiedlichen Bereichen wie Logistik (z.B. interner Warentransport), Organisation (z.B. Besucheranmeldung) und HR (z.B. Mitarbeiterunterweisung) wurden innerhalb kürzester Zeit automatisiert, was zu einer spürbaren Effizienzsteigerung führte.
- Eliminierung von Wartezeiten durch direktes Hand-Over von Aufgaben und Vermeidung von Bearbeitungsfehlern durch klare Entscheidungswege.
- Optimierung der Durchlaufzeiten durch die Implementierung automatischer Benachrichtigungen und die Umstellung auf papierloses Arbeiten.
- Steigerung der Transparenz von vor- und nachgelagerten Prozessschritten sowie Verbesserung der Datenqualität durch die Erfassung und Weitergabe aller Daten entlang des Prozesses.
