Arvato Systems schafft als BIC Strategic Partner mit BIC Process Execution einen wichtigen Schritt Richtung einfacher Prozessautomation

Die Arbeit mit der BIC Platform ist bei Arvato Systems schon seit Jahren fester Bestandteil des Unternehmensalltags. Nachdem mit BIC Process Design ein erfolgreiches Prozessmanagement etabliert wurde, fokussiert sich der IT-Spezialist nun auch darauf, mit BIC Process Execution das Thema Prozessautomation weiter voranzutreiben, um kleinschrittige, manuelle Vorgänge zu erleichtern und zu reduzieren. Die größte Herausforderung lag für Arvato Systems zunächst darin, geeignete Automationsmöglichkeiten in alltäglichen Abläufen herauszuarbeiten und die Mitarbeiter für die Funktionen und Vorteile des Tools zu sensibilisieren. In Brainstorming-Terminen entstand eine Liste von einigen Prozessen, die für eine Automatisierung in Betracht gezogen wurden. Schließlich entschied sich das IT-Unternehmen für folgende zwei Prozesse, um mit der Prozessautomation zu starten:

• Regelmäßige Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit
• Vergabe von Nutzerrechten und -rollen

Darüber hinaus war es den Prozessmanagement-Verantwortlichen ein wichtiges Anliegen, ihre Mitarbeiter von den Möglichkeiten des Tools zu überzeugen und etwaige Hemmschwellen abzubauen. Besonders die zentralen Fragen, wo und wie der Start in die Prozessautomation am besten gelingt, sollten für die Mitarbeiter anschaulich beantwortet und so mögliche Zweifel genommen werden.

Beim Einstieg in BIC Process Execution hat sich das Prozessmanagement-Team viel im Tool ausprobiert und so nach und nach an die verschiedenen Funktionen zur Automation herangetastet. Die Mitarbeiter schauten sich bereits bestehende Prozesse an, um dort Automationsmöglichkeiten zu erkennen und sich so den Start zu erleichtern. Mit dem Baukasten-Prinzip der No-Code/Low-Code-Automation in BIC Process Execution erstellte das Unternehmen automatisierte Prozesse in kürzester Zeit und löste zum Teil veraltete Systeme ab.
Die Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit, die in der Vergangenheit über Microsoft Forms erfolgte und viele manuelle Tätigkeiten erforderte, wird nun automatisch über persönliche Aufgaben erledigt. Per E-Mail sollen die Mitarbeiter nun an die Umfrage erinnert werden, die sie bequem in einem Formular ausfüllen können. Die Daten werden anschließend über eine integrierte REST-Schnittstelle automatisiert in die Prozessmonitoring-Software BIC Monitor der Arvato Systems überführt und dort in Form eines Dashboards anschaulich aufbereitet. Das erleichtert nicht nur die Auswertung der Ergebnisse, sondern dient gleichzeitig als Grundlage für Audits. Für die Vergabe von Nutzerrechten und -rollen soll BIC Process Execution zukünftig ebenfalls Verwendung finden: Wer sich anmeldet, kann direkt sehen, welche Rechte und Rollen zur Verfügung stehen und wie sie initiiert werden können.